Уведомление о прибытии иностранного гражданина

Подготовка к регистрации и документы

Прежде чем пойти писать заявление на государственную регистрацию нового юридического лица, учредитель должен озаботиться подбором его уникального наименования, адресом места нахождения и сферами деятельности (которые надо будет сопоставить со справочником ОКВЭД), а также составлением устава, определением размера уставного капитала, выбором директора и налоговой системы, которую будет применять организация. Без всех этих данных процедура регистрации будет невозможна.

Еще один важнейший пункт подготовки — сбор необходимых бумаг. В перечень документов входят:

• решение о создании юридического лица,
• квитанция об оплате госпошлины,
• приказ о назначении директора или генерального директора,
• договор об аренде помещения (или документ на право собственности),
• устав,
• паспорт,
• ИНН заявителя.

Образец заявления о государственной регистрации юридического лица при создании

Если вы пришли к решению создать юридическое лицо, и вам понадобилось составить заявление, посмотрите приведенный здесь образец – с его учетом у вас наверняка получится это сделать значительно быстрее и легче.

Начнем с того, что бланк имеет 24 листа, но не все они обязательны к заполнению – заполнять нужно только те, которые касаются особенностей именно вашей организации. В данном примере заявление формируется от имени единственного учредителя – физического лица.

На первой странице напишите название учреждаемого предприятия (полное и краткое), а также место его нахождения: почтовый индекс, номер региона и населенный пункт (если речь идет о Москве или Санкт-Петербурге, то город вписывать не надо).

Вторая страница включает в себя сведения об адресе, по которому будет зарегистрирована компания (сюда в дальнейшем будет приходить вся официальная корреспонденция), а также данные о форме и сумме взноса учредителей.

Далее внесите в бланк информацию об учредителе (в рассматриваемом примере, как уже было сказано выше, это физическое лицо). Она должна в точности соответствовать паспорту (или иному документу, удостоверяющему личность – их коды можно найти на сайте налоговой) и свидетельству ИНН.

На следующей странице подробно укажите место проживания учредителя – с индексом, кодом региона и т.д. (оно также должно отвечать какому-либо документу). Ниже опять же обозначьте долю в уставном капитале (размер суммы и в процентном соотношении).

Еще одна страница заявления, которая обязательна к заполнению, – сведения о лице, которое имеет право действовать от имени вновь создаваемого предприятия без доверенности: тут впишите его ФИО, ИНН, дату и место рождения, должность (обычно это директор или генеральный директор), информацию из документа, удостоверяющего личность.

Следующий лист является продолжением предыдущего: внесите сюда адрес места жительства работника организации, уполномоченного действовать без доверенности, а также его контактный телефон для связи.

На седьмой странице отразите деятельность, которой планирует заниматься регистрируемая компания (основную и дополнительные) – они должны быть указаны в строгом соответствии с кодами справочника ОКВЭД. Видов деятельности может быть сколько угодно, ограничений действующим законом не предусмотрено, их число не влияет ни на налоги, ни на какие бы то ни было иные отчисления.

На восьмой страничке опять же укажите сведения о заявителе (здесь достаточно поставить галочку в соответствующем окошке).

И наконец, последний лист заявления – впишите сюда ФИО заявителя, а также каким образом вы бы хотели получить готовые документы (опять же путем галочки в нужной ячейке). В завершение поставьте под бланком подпись.

Заявление

Его форма установлена Административным регламентом, утвержденным приказом ФМС от 11.09.2012 года № 288. И в случае несоответствия требованиям данного регламента заявления к рассмотрению не принимаются.

В заявлении необходимо указать:

• орган, в который оно подается;
• данные о себе: Ф. И. О., год рождения, адрес, откуда прибыл заявитель (гражданство указывать не надо);
• если заявителем является несовершеннолетний, данные о законном представителе;
• период, на который будет произведена временная прописка;
• данные собственника, предоставившего помещение;
• основание для предоставления (договор или письменное разрешение);
• адрес временной регистрации;
• реквизиты паспорта, собственноручная подпись заявителя и дата подачи заявления.

  Временная прописка

Лицо, предоставившее жилье, также своей подписью подтверждает согласие на непостоянное проживание.

Внимание! При заполнении заявления необходимо максимально внимательно относится к написанию реквизитов документов и адреса предоставляемого жилья, так как в случае несоответствия этих данных придется все переписать заново. 

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Когда ФМС может не принять уведомление?

Главные причины, из-за которых служба отказывает в принятии бланка заявления на регистрацию иностранного гражданина:

• использование светло-синих, красных или других чернил ненадлежащего цвета;
• использование карандаша или маркера;
• заполнение бланка регистрации на компьютере или печатной машинке;
• отсутствие какой-либо информации;
• наличие ошибок и исправлений;
• недостоверные данные в каком-либо поле.

Если никаких изъянов в анкете для временной регистрации иностранного гражданина нет, то не принять его ФМС не может. Бланки бесплатные, поэтому, если один документ будет испорчен, всегда можно заполнить второй.

Многие люди заранее берут с собой 2-3 бланка на тот случай, если не смогут с первой попытки сделать все правильно. Также можно заполнить документ прямо в органе ФМС.

Процедура временной регистрации иностранных граждан – намного проще, чем можно полагать. Основные заботы с оформлением документов берут на себя сотрудники миграционной службы.

собрать несколько документов и заполнить небольшой бланк

После этого документы следует предоставить в орган ФМС, и можно просто ждать завершения процедуры временной прописки.

Сделать это нужно каждому иностранному гражданину, в том числе и приехавшему из стран СНГ. Если проигнорировать регистрацию, то можно получить штраф.

О том, как заполнить уведомление о временной регистрации иностранного гражданина в России, вы можете узнать из видео:

Виды регистрационных бланков члена Компартии СССР

У моего прадеда Ефимова Николая Степановича на хранении в архиве РГАСПИ находилось сразу два регистрационных бланка. Один Регистрационный бланк члена Компартии СССР заполнен в 1953 году при вступлении в партию. Второй — в 1954 году при замене партийного билета.

Ефимов Николай Степанович, 1907 г.р. Регистрационный бланк члена Компартии СССР, 1953 г. Образец 1936 года. Форма №10

Оба они содержат одинаковые сведения в силу небольшого временного промежутка при заполнении. Если бы мой прадед вступил в партию раньше, то информация бы могла отличаться. Поэтому рекомендую заказывать в архиве оба регистрационных бланка.

Как оформить временную регистрацию через МФЦ

Вопросы временной регистрации по месту жительства регламентируются ст. 5 закона 5242-1 и другими нормативными актами. Официально эта процедура является регистрацией по месту пребывания, и проведена она должна быть в срок до девяноста дней с момента прибытия гражданина на место временного проживания.

Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 №713 и административным регламентом МВД РФ (утверждён Приказом от 31.12.2017 №984) предусмотрено оформление временной регистрации через МФЦ. По этой схеме заявитель подаёт документы в МФЦ, центр перенаправляет их в орган внутренних дел, и тот после проведения регистрационных действий передаёт документы обратно в МФЦ для выдачи заявителю.

Временную прописку для граждан России можно сделать через МФЦ в следующем порядке:

1. Найти ближайший МФЦ, который оказывает услугу по временной регистрации.
2. Записаться через сайт МФЦ или по телефону на приём, выбрав удобное время для визита (если этого не сделать, придётся ждать приёма в «живой» очереди по талону).
3. Подготовить документы (сделать это можно и до подбора МФЦ и записи на приём, частично или полностью).
4. Прийти в МФЦ и подать документы (заявление можно составить заранее или при подаче документов с помощью специалиста).
5. Получить расписку.
6. Проверить статус отработки заявления.
7. В указанный в расписке срок прийти в МФЦ и получить свидетельство о временной регистрации.

Если есть желание составить заявление заранее (самостоятельно), то оно должно соответствовать установленной форме и включать в себя:

1. Наименование органа регистрационного учёта.
2. Личные и контактные данные заявителя (Ф. И. О., дату и место рождения, телефон).
3. Адрес места постоянного проживания.
4. Для заявителя до 14 лет данные о законном представителе (статус – родитель, усыновитель, опекун; Ф. И. О., паспортные реквизиты).
5. Просьбу о временной регистрации с указанием срока пребывания (от и до).
6. Ф. И. О. предоставившего помещение.
7. Реквизиты документа-основания для временной регистрации.
8. Адрес места временного проживания.
9. Реквизиты паспорта или другого удостоверения личности заявителя.
10. Способ получения свидетельства (почтой, на руки).
11. Подпись заявителя (для ребёнка до 14 лет – законного представителя).
12. Подпись и реквизиты паспорта или другого удостоверения личности лица, предоставившего помещение.
13. Подпись и Ф. И. О. лица, принявшего документы.
14. Дата приёма документов.
15. Принятое решение.
16. Дата принятия решения.
17. Ф. И. О. должностного лица органа рег. учёта.
18. Номер свидетельства.

Подпункты (далее – пп.) 1-12 заполняются заявителем (законным представителем) заранее, пп. 13-14 специалистом МФЦ при приёме документов, а пп. 15-18 – в органе рег. учёта. Бланк заявления о регистрации по месту пребывания можно посмотреть ниже.

Документы для временной регистрации в МФЦ

Состав необходимых документов для прописки регламентируется п. 9 постановления 713. Список документов для оформления временной регистрации в МФЦ:

• паспорт;
• заявление в МФЦ на временную регистрацию (бланк можно получить на месте);
• документ, дающий право на пребывание в жилом помещении.

В качестве последнего может выступать:

• договор найма (поднайма);
• договор соцнайма;
• документ, подтверждающий госрегистрацию права собственности на помещение для временного проживания;
• заявление лица, предоставившего помещение заявителю.

Если основанием для временного проживания является договор соцнайма или право собственности на помещение, то заявитель может сам документ не предоставлять, а лишь указать в заявлении его реквизиты. Орган регистрационного учёта самостоятельно запросит в уполномоченных структурах информацию о документе.

Сколько делается и стоит временная регистрация в МФЦ

Сроки временной регистрации установлены п. 12 постановления 713. В типовом варианте на проведение регистрационных действий органу рег. учёта отводится не более 3-х рабочих дней с момента поступления заявления и иных документов. Но если заявитель не предоставляет договор соцнайма или правоподтверждающего документа на помещение, то этот срок растягивается до 8-ми рабочих дней (п. 9 постановления 713).

Временную регистрацию делают в МФЦ (закон 5242-1, ст. 3). Но расходы могут возникнуть при сборе документов для подачи в МФЦ и привлечении представителей (если нет желания проводить процедуру самостоятельно).

Как написать заявление

На сегодняшний день гражданин иностранного государства может писать заявление о продлении срока регистрации в произвольном виде – унифицированного его бланка нет.

Единственное, что следует учесть: заявление должно отвечать правилам, принятым в составлении деловых бумаг, то есть условно должно быть поделено на три части: «шапку» (кому и от кого), основной блок и заключение (дата, подписи).

Заявление следует писать в двух экземплярах: одно передать в миграционную службу, второе оставить себе – в дальнейшем при возникновении каких-либо спорных ситуаций оно может пригодиться.

Суть документа

Прописку по месту жительства они при этом не теряют.

Но если они находятся по какому-либо адресу более 90 дней, обязаны уведомить об этом органы ФМС.

При постановке на учёт по месту пребывания гражданам выдаётся документ, именуемый Свидетельство о регистрации. Эта бумага имеет утверждённую форму, оформляется на специальном бланке.

Используя Свидетельство, гражданин может совершать следующие действия:

1. Получать медицинские услуги не по месту основной прописки.
2. Оформлять пособия и пенсию.
3. Трудоустраиваться.
4. Оформлять кредиты.
5. Устраивать детей в ОУ.

Как выглядит временная прописка?

Скачать бланк временной регистрации для граждан РФ.

Форма 3 о регистрация по месту пребывания: образец заполнения.

Об особенностях оформления временной регистрации без наличия постоянной, а также о том, какая ответственность предусмотрена за отсутствие или несвоевременную регистрацию по месту пребывания, вы можете узнать из наших статей.

Как провести регистрацию в России

В течение одной недели (по календарю) после того, как житель другой страны приезжает в Россию, он обязан сообщить о своем месте присутствия в миграционный орган, подав туда пакет бумаг, в которые входят уведомление о прибытии, копия паспорта и копия миграционной карты. Ответственность за эту процедуру несет пригласившая его сторона, в роли которой может значится обычный гражданин РФ, юридическое лицо – работодатель (предприятие или организация, зарегистрированная в России) либо другой иностранец или человек, не имеющий никакого гражданства, но имеющий постоянный вид на жительство в РФ.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк заявления на продление регистрации иностранного гражданина .docСкачать образец заявления на продление регистрации иностранного гражданина .doc

После того, как все документы об оформлении нахождения иностранца в России будут подготовлены, он получает право на проживание в Российской Федерации на протяжении трех календарных месяцев.

Как заполнить уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания

Бланк уведомления о прибытии заполняется на бумажном носителе, на русском языке от руки, ручкой с черными или темно-синими чернилами, разборчиво, заглавными печатными буквами и цифрами в полном соответствии с имеющимися на бланке уведомления о прибытии образцами.

При заполнении данного документа исправления, зачеркивания, подчистки не допускаются.

Достоверность представленных сведений, а также согласие на фактическое проживание (нахождение) иностранного гражданина подтверждается подписью принимающей стороны (физического лица) на обратной стороне бланка уведомления о прибытии.

Для организации, которая принимает иностранного гражданина, данный документ заполняется ответственным лицом, подпись которого должна быть скреплена печатью указанной организации (при наличии печати).

В бланке уведомления о прибытии иностранного гражданина указываются сведения об иностранном гражданине, подлежащем постановке на миграционный учет по месту пребывания (фамилия, имя, отчество, гражданство (подданство), дата и место рождения, пол и др.), а также, при наличии, адрес прежнего места временного пребывания на территории России.

Кроме этого, в рассматриваемый документ вносится информация о месте пребывания иностранного гражданина, а именно, область, край, республика, автономный округ (область), район, город или другой населенный пункт, улица, дом, участок, владение, квартира, комната, офис и др.

При заполнении данного документа должны быть указаны сведения о физическом лице, выступающем в качестве принимающей стороны (фамилия, имя, отчество, дата рождения, вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства).

Если же принимающей стороной выступает организация, то в бланке уведомления о прибытии, кроме вышеуказанных сведений на ответственное лицо, должны быть указаны наименование организации и ее адрес.

Также в рассматриваемый нами документ должны быть внесена информация о наименовании и реквизитах документа, подтверждающего право пользования жилым или иным помещением.

Подготовленный и заполненный в установленном порядке бланк уведомления о прибытии иностранного гражданина в место пребывания на территории России и является тем самым документом, который, с приложением других необходимых документов, представляется или направляется в установленный срок принимающей стороной либо самим иностранным гражданином (когда в предусмотренных законодательством случаях уведомление направляется им самостоятельно) в орган миграционного учета для постановки на учет по месту пребывания.

Таким образом, сам факт получения в установленном порядке органом миграционного учета надлежащим образом оформленного уведомления о прибытии, а также копий необходимых документов, является основанием для регистрации иностранного гражданина по месту пребывания на территории России.

Отрывная часть данного документа с проставленной органом миграционного учета, организацией федеральной почтовой связи или многофункциональным центром на ней отметкой является документальным подтверждением исполнения всеми (как принимающей стороной, так и регистрирующимся иностранным гражданином) обязанностей по постановке на учет по месту пребывания.

Заполнение и подача уведомления о прибытии онлайн

В отличие от действовавшего до конца 2017 года порядка в настоящее время возможность заполнения и подачи онлайн уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания значительно сужена.

Теперь сделать это с использованием входящих в состав сети электросвязи средств связи может лишь администрация гостиницы или иной организации, оказывающей гостиничные услуги, дома отдыха, пансионата, медицинской организации, оказывающей медицинскую помощь в стационарных условиях и других подобных организаций и учреждений (разумеется, при фактическом нахождении в них иностранных граждан и лиц без гражданства).

Порядок подачи уведомления в указанных выше случаях закреплен Правилами передачи сведений о прибытии в место пребывания и убытии из места пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства с использованием входящих в состав сети электросвязи средств связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 10 мая 2010 года № 310.

Во всех остальных случаях уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания может быть представлено или направлено только в традиционном «бумажном варианте» одним из следующих способов:

• непосредственно в орган миграционного учета;

• в установленном порядке почтовым отправлением;

• через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

С чего начать сбор бумаг?

Первый этап для сбора документов для временной регистрации иностранного гражданина – это миграционная карта.

Вместе с ней необходим бланк уведомления о приезде иностранца, который заполняет принимающее лицо. Эти документы можно получить в органах УФМС по месту пребывания.

В целом, для успешного проведения процедуры временной регистрации нужно следующее:

• оригинал заполненного бланка уведомления;
• копия паспорта гражданина другой страны, приехавшего в РФ;
• копия миграционной карты;
• оригинал паспорта гражданина РФ принимающей стороны.

Бланк временной регистрации для иностранных граждан скачать.

О порядке временной регистрации иностранцев в РФ, а также о том, как её продлить, вы можете узнать из наших статей.

Как получить свидетельство о временной регистрации

Законодательство обязывает абсолютно всех граждан, проживающих не по месту прописки более 90 дней, оформить документ, подтверждающий временную регистрацию. Никакие отметки в паспорт гражданина не ставятся. Но при этом оформляется бланк формы №3, который является вкладышем. Нужно помнить, без паспорта он не является действительным. Именно бланк и подтверждает временную регистрацию. Граждане РФ, имеющие постоянную прописку, также должны оформить временную регистрацию по месту пребывания. При этом прописка по основному месту жительства не отменяется.

Получив временную регистрацию, гражданин получает целый ряд прав:

• официально оформлять займы;
• устраивать детей в школьные и дошкольные заведения;
• получать социальные выплаты;
• работать;
• пользоваться медицинскими услугами;
• получать статус социально незащищенного гражданина.

Главные условия

Для получения бланка необходимо позаботиться о правильном его заполнении. Здесь обязательно должна присутствовать следующая информация:

• паспортные данные заявителя;
• информация о гражданине, на площади которого временно будет проживать заявитель;
• период, на который необходима временная прописка;
• адрес, который является постоянным местом жительства заявителя;
• желаемый способ получения документа;
• дата подачи заявления и подпись.

Документ, подтверждающий временную регистрацию, оформляется на срок до пяти лет. Минимальный срок регистрации составляет три месяца. Для иностранных граждан максимальный срок составляет двенадцать месяцев. Именно поэтому иностранцы, находящиеся на территории РФ, ежегодно продлевают данную прописку.

Нередко в жилище уже имеются прописанные люди, которые не являются его собственниками

В таких ситуациях особое внимание уделяется присутствию владельца недвижимости. Если он не имеет возможности лично прибыть, то должен предоставить свое письменное согласие на регистрацию

Однако для этого разрешение понадобится предварительно заверить у нотариуса. Если несовершеннолетний регистрируется по адресу, где уже зарегистрированы его родители, личное присутствие собственника не требуется.

Само по себе свидетельство не обладает юридической силой. Именно поэтому его необходимо обязательно предъявлять вместе с паспортом. Когда наступает дата окончания действия документа, временная прописка автоматически аннулируется. Для этого нет необходимости оформлять «закрытие» документа. В том случае, если у вас нет необходимости использовать свидетельство, подтверждающее временную прописку, его просто нигде не применяют.

Правила заполнения бланка учета:

• заполнять бланк необходимо исключительно на русском языке;
• должны быть заполнены все строчки документа;
• при внесении информации необходимо придерживаться норм и правил русского языка;
• для заполнения документа следует использовать исключительно печатные символы;
• ошибки, перечеркивания и различные помарки здесь не допускаются;
• воздержитесь от использования карандашей и цветных чернил. Заполняйте документ пастой темных цветов;
• если временную прописку оформляют сразу несколько человек, то данный документ должен оформляется на каждого из них.

Заполненный бланк передается для проверки должностному лицу, которое является сотрудником ФМС. После проверки ответственный работник ставит на бланке свою подпись с расшифровкой, указывает занимаемую должность.

Читайте далее:

Скачать бланк формы р21001

Скачать бланк СЗВ-М

Скачать дарственную на квартиру в 2021 году — особенности оформления

Варианты оформления

Для жителей РФ

Процедура составления заявления может отличаться в зависимости от статуса претендента на временную регистрацию. Для подачи запроса необходимо явиться в региональное отделение соответствующей службы по месту настоящего проживания. В каждом населенном пункте имеется ответственное учреждение, которое обеспечивает граждан ответами на интересующие вопросы по поводу переездов на длительные сроки.

После подачи всей необходимой документации вместе с заявлением ФМС должна вынести решение об обеспечении временной регистрацией в течение трех суток. Государственная пошлина при осуществлении данной процедуры не предусмотрена.

Отказ в удовлетворении получения прописки может быть в следующих случаях:

• нет договора между собственником жилой площади и претендентом;
• форма соглашения не соблюдена;
• нет согласия одного из собственников жилья;
• заявитель страдает от тяжелого инфекционного заболевания.

Привлекаются к ответственности также собственники жилой площади. Подобная ситуация не считается правонарушением в том случае, если зарегистрированное в одном помещении лицо проживает в ином месте, которое располагается здесь же или неподалеку.

Для иностранных граждан

Иностранные граждане, проживающие на территории Российской Федерации на постоянной или временной основе,  оформляют прописку в соответствии с Федеральным законом №109, а также Постановлением Правительства РФ №9.

Запрос обрабатывает Федеральная миграционная служба.

Причем пакет документации несколько отличается от стандартного:

1. Уведомление о прибытии.
2. Удостоверение личности.
3. Карта мигранта.
4. Частное приглашение. Необходимо в том случае, если заявитель является жителем дальнего зарубежья.
5. Договор о праве пользования помещением.
6. Вид на жительство.
7. Квитанция об оплате государственной пошлины.
8. Две фотографии.

Образец заполнения миграционной карты

Что касается принимающей стороны, то она может быть:

• частным лицом с постоянной пропиской на территории страны;
• юридическим лицом;
• организацией, которая осуществляет предоставления услуг гостиницы.

Заполненное заявление адресуется территориальному отделению соответствующей службы.

Анкета для временной регистрации обладает следующими графами для заполнения:

1. Наименование и адрес подразделения.
2. Паспортные сведения заявителя и принимающей стороны.
3. Указание о стране иностранного гражданина.
4. Адрес будущего места жительства.
5. Основания о предоставлении помещения в пользования.
6. Дата и подпись с расшифровкой.

В случае отсутствия временной регистрации у иностранца, к принимающей стороне будут применены меры: частному лицу придется выплатить до 5 тысяч рублей, а организации до 750 тысяч рублей

Реестр договоров: когда понадобится и как вести

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре.

Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

Для учета договоров оформите отдельную таблицу

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами.

Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале.

Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Сохраните и распечатайте памятку сотрудникам

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно.

Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке.

Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

• в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
• кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.

В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия.

Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов.

Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

Успейте сэкономить!

Наш телефон 8 800 550 15 98

Cкорее подписаться!

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

• Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
• Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.