Как оформить замещение сотрудника на время отпуска

Порядок совмещения

Совмещение профессий или должностей – это одна из форм временной замены отсутствующего работника. Она несколько отличается от замещения. Особенностями такой процедуры являются:

1. Обязательное согласие работника. Оно должно быть оформлено в письменном виде.
2. Четкие сроки совмещения. Они устанавливаются руководителем с письменного согласия работника.
3. Человек имеет возможность аннулировать совмещение в одностороннем порядке. Но он должен будет письменно предупредить об этом руководителя за три рабочих дня.

Приказ

Приказ о совмещении должен быть оформлен, поскольку он является документальным подтверждением взаимного согласия сторон. Он составляется в письменной форме и доводится под подпись до работника.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

Кроме общей обязательной информации, приказ должен содержать в себе и специфические формулировки. В тексте должно быть указано, что обязанности по должности специалист будет выполнять именно в порядке совмещения.

Допсоглашение к ТД

Дополнительное соглашение к трудовому договору потребуется, если содержание последнего претерпит изменения. Например, человек работал какое-то время в компании, но потом ему предложили совмещать должности.

В таком случае нужно будет оформить дополнительное соглашение к договору. В нем следует указать, что обязанности будут исполняться в порядке совмещения.

Нюансы оплаты

Выплата за совмещение производится по тем же правилам, что и замещение. Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст

116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера–технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.

Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.

Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.

Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.

Законодательство

В Трудовом кодексе закреплены два варианта временного возложения чужих обязанностей на другого сотрудника:

• совмещение;
• временный перевод.

Под совмещением по норме статьи 60.2 Трудового кодекса понимается дополнительная работа:

• по своей же профессии или должности;
• по другой должности или профессии.

Временный перевод по норме статьи 72.2 Трудового кодекса предполагает освобождение сотрудника от его основной работы и возложение на него функций другого работника на время отпуска. Например, один из делопроизводителей временно переводится на должность секретаря.

Никаких других вариантов замещения ТК не предусматривает. Тем более не имеет юридической силы устная договорённость, так как все изменения во взаимоотношениях директора и подчинённого, в том числе обязанности и доплаты, оформляются письменно.

В случае устного договора директор не сможет привлечь замещающего к ответственности за плохую работу, а сотрудник может остаться без доплаты.

Основания для приказа

Под замещением понимается передача профессиональных обязанностей временно отсутствующего по уважительным обстоятельствам специалиста другому лицу. Возможные причины отсутствия сотрудника по Трудовому кодексу:

• болезнь (ст. 76>);
• ежегодный отпуск (ст. 114>);
• отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128>);
• исполнение гос. обязанностей (ст. 170>);
• отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком (ст. 255, 256, 257).

Замещение реализуется такими способами:

• Расширение сферы задач коллеги отсутствующего сотрудника – применяется, когда изначально известно, что замена потребуется на непродолжительный период. Например, сотрудник заболел или требуется совмещение на время отпуска.
• Заключение срочного трудового договора с новым специалистом – предпочтительно, когда предстоит длительный период замены. Например, если работник оформил декретный отпуск.

Для передачи полномочий, ознакомления заинтересованных лиц и начисления оплаты дополнительных обязанностей на предприятии издается соответствующий приказ.

Заявление о согласии

Работа дополнительного характера при условии совмещения на срок отдыха основного сотрудника по причине его отпуска может назначаться исключительно при предоставлении замещающим работником своего согласия.

Работник, на которого перекладываются чужие обязанности, не приступает к их выполнению, если изначально на это не соглашался.

Внимание!

Инициатива может исходить и от самого сотрудника при возникновении у него желания временно принять обязанности коллеги на себя.

При таких обстоятельствах в составляемом заявлении указываются стороны (получатель/отправитель). Какие должности занимают стороны, их ФИО.

Затем указывается название составляемого документа: «Заявление». После отражается просьба о принятии обязанностей.

Текстовая часть документа при этом имеет следующий вид: «По причине направления Малеева И. О. в отпуск прошу с 06.10.2018 по 17.10.2018 г. переложить на меня обязанности бухгалтера на основании совмещения должностей с определением дополнительной платы за работу». В завершение заявитель ставит свою подпись.

При таких обстоятельствах руководство уведомляет сотрудника о такой работе и подтверждает наличие возможности замещать своего коллегу, временно выполняя его обязанности. Также уведомляют о предлагаемой доплате за дополнительный труд. Если сотрудника устраивают все предлагаемые условия, он соглашается, проставляя подпись.

Три вещи, без которых невозможно ВРИО

Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.

1. Письменное соглашение сторон. Без письменно оформленного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
2. Приказ по организации. Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя по учреждению, проведенного обычным порядком.
3. Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения занятого сотрудника. Размер законом не оговаривается, он может рассчитываться любым способом, удобным работодателю, на который согласен работник.

К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является законодательным обоснованием оформления замены. Необходим и дополнительный документ, специально оформляющий согласие обеих сторон, то есть и п.1, и п.2 должны быть в наличии, не исключая и не заменяя друг друга.

Внесение изменений

Заключение трудового договора не зависит от его вида. В частности, в РФ все виды трудовых договоров должны быть составлены в двух экземплярах и подписаны сторонами. После заключения трудового договора в него могут быть внесены следующие виды изменений:

• перевод сотрудника,
• изменение условий договора,
• смена собственника организации,
• отстранение сотрудника от выполнения обязанностей;

Понятие изменения условий трудового договора подразумевает модификацию, преобразование содержания всех видов договоров на основании норм трудового права. Статьи 72-76 ТК РФ включают условия, которые применимы для модификации разных видов трудовых договоров.

Необходимость изменений, вызванная сменой условий труда, в результате которых работник будет работать в ночное время, в сменном режиме, в другом городе, может вноситься в договор по инициативе работодателя после предварительного уведомления об этом сотрудника за два месяца до предполагаемых изменений. Работник вправе отказаться от изменения условий труда. В этом случае работодатель предлагает все имеющееся вакансии работнику на выбор. Если компромисс не найден договор расторгается.

Смена собственника позволяет новому собственнику прекратить трудовые отношения с руководящим составом организации в течение 3 месяце после перехода права собственности. Данный факт не может рассматриваться в качестве основания для увольнения других штатных сотрудников.

Внесение условия, связанного с необходимостью отстранить сотрудника от работы, связано с его появлением в состоянии опьянения на рабочем месте, не прохождением медосмотра или проверки знаний по ТБ, и другими обстоятельствами, описанными в законодательстве. В период отстранения от работы выплата заработной платы не предусмотрена.

Оформление сотрудника

В договоре, который заключается лицом, замещающим ушедшего в декрет работника, не должно быть конкретной даты окончания.

В нем указывают определенное событие — выход сотрудницы из отпуска по беременности и уходу, так как трудящаяся может вернуться на работу в любой момент до окончания срока действия декретного отпуска, и точную дату определить не представляется возможным.

Законом предусматривается возможность выхода сотрудницы из декрета досрочно на ту же должность.

Замещающего сотрудника принимают на должность по штатному расписанию. Работодатель имеет право принять нового трудящегося в компанию и перевести на декретную ставку действующего сотрудника из своей организации.

С новым трудящимся заключают срочный трудовой договор, оформляют приказ о приеме на работу. Также делают запись в трудовой, заводят личную карточку.

Если выполняют внутренний перевод на декретную ставку с сохранением основного места работы действующего трудящегося, работодатель заключает с ним дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием следующего факта: работник исполняет новые обязанности до выхода ушедшей в декретный отпуск сотрудницы.

Помимо соглашения оформляют приказ о временном переводе. Соответствующую запись в трудовую включать необязательно.

Уход в декрет с декретной ставки

Нередко возникает вопрос, могут ли уволить с декретной ставки беременную.

Если временная работница тоже намеревается уйти в декрет или уже ушла, ее по закону нельзя уволить, пока не закончится ее отпуск по беременности и родам.

Однако в отпуск женщина сможет уйти и получить положенные выплаты только в случае, если успеет принести больничный лист до возвращения на работу основной работницы.

Если декрет последней длится три года, то временная трудящаяся тоже может оформить отпуск по уходу за ребенком. Стаж сохраняется, осуществляется начисление выплат. Пособие выплачивается один раз в начале отпуска матери.

Уволить человека нельзя, пока он на больничном или в отпуске!

Если основной сотрудник вернулся на свое рабочее место до истечения вышеуказанных сроков, наниматель должен предложить временной сотруднице другие вакансии, которые соответствуют ее квалификации и состоянию здоровья.

Если женщина отказывается, ее могут уволить. Тогда пособие по уходу за ребенком оформляется в органах социальной защиты населения по месту жительства.

Рассмотрим основные плюсы и минусы декретной ставки.

Преимущества и недостатки декретной ставки

Плюсы:

• у сотрудника есть возможность показать себя, после чего его могут перевести на постоянную должность, заключить с ним бессрочный трудовой договор;
• временная ставка тоже засчитывается как опыт работы;
• заработная плата не должна быть ниже зарплаты основного сотрудника;
• за неиспользованные отпускные выплачивают компенсацию;
• сотрудник имеет право на выплату пособий за счет средств социального страхования;
• условия, требования к профессиональным качествам временного трудящегося более низкие, да и наниматель ограничен по времени в поиске замены;
• работник имеет право на очередной ежегодный отпуск.

Минусы:

• положение такого работника нестабильно, договор после его окончания могут не продлевать;
• максимальная продолжительность трудоустройства временной работницы составляет три года и несколько месяцев;
• нельзя определить точную дату действия трудового договора;
• минимальная защита трудовых прав;
• если наступает беременность, и временная сотрудница откажется от других предложенных вакансий, то она потеряет должность, ей придется искать другое место работы, она потеряет стаж и выплаты по уходу за ребенком;
• временного сотрудника могут уволить в любой момент: в законе нет требований, по которым об увольнении такого работника необходимо сообщить заранее;
• при увольнении не полагаются компенсационные выплаты.

Временному трудящемуся не дают никаких гарантий, так как увольняют его в связи с выходом основного работника из декретного отпуска. Это не инициатива нанимателя, а обстоятельства, которые не зависят от сторон.

Уволить могут и социально-защищенного сотрудника (мать-одиночку, беременную женщину). Увольняемому в общем порядке выдают заработную плату и компенсацию за отпуск.

Но за 3 года декрета многие сотрудники становятся менее конкурентоспособными. Они частично утрачивают многие навыки.

Если декретница выходит на работу, наниматель будет оценивать опыт обоих работников. Тогда у временного сотрудника есть шанс остаться.

О значении разъяснений Роструда при рассмотрении трудового спора в суде

Граждане Российской Федерации имеют право направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. Порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц установлен Федеральным законом от 2 марта 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Государственный орган, в компетенцию которого входит рассмотрение указанных в обращении вопросов, дает заявителю письменный ответ по существу поставленных вопросов.

Органом, уполномоченным на предоставление юридическим и физическим лицам разъяснений по вопросам, касающимся трудового законодательства, является Роструд (п. 6.2 Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. № 324).

Анализ судебной практики показывает, что в некоторых случаях суды используют разъяснения Роструда для обоснования отдельных позиций в мотивировочной части принимаемых решений. Однако в подобных случаях позиция Роструда применяется в качестве дополнения к нормам ТК РФ и судебной практике.

Вместе с тем по вопросу регулятивных полномочий государственных органов исполнительной власти в ст. 5 ТК РФ сказано, что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно с ними связанных отношений может осуществляться нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.

Из содержания приведенных норм следует, что Роструд наделен полномочиями консультировать относительно применения норм трудового права, однако не может издавать обязательные для применения нормативные правовые акты.

Исходя из этого, разъяснения Роструда имеют исключительно рекомендательную силу и выражают лишь мнение уполномоченного органа относительно толкования и применения норм трудового права. Данное мнение может быть критически оценено как участниками трудовых отношений, так и судом при разрешении конкретного спора по существу, что подтверждается судебной практикой. В связи с этим суды не обязаны рассматривать разъяснения Роструда в качестве документов, подлежащих обязательному применению.

Таким образом, в случае возникновения трудового спора разъяснение Роструда, выданное работодателю по запросу, связанному с предметом спора, может быть использовано судом при разрешении этого спора, однако, принимая во внимание полномочия Роструда, суд не обязан руководствоваться подобными разъяснениями и может по своему усмотрению принять решение, не соответствующее позиции Роструда. Либо иного периода времени, в течение которого за отсутствующим работником сохраняется место работы.

Либо иного периода времени, в течение которого за отсутствующим работником сохраняется место работы.

Данный вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (см., например, Апелляционное определение Орловского областного суда от 25 апреля 2012 г. по делу № 33-682, Кассационное определение Верховного суда Республики Калмыкия от 8 апреля 2010 г. по делу № 33-285/2010, Кассационное определение суда Еврейской автономной области от 13 февраля 2009 г. № 33-52/2009).

Данный вывод также подтверждается судебной практикой и разъяснениями Роструда (см., например, Кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 20 сентября 2010 г. № 33-12886/10, письмо Роструда от 28 декабря 2006 г. № 2264-6-1).

Данный вывод косвенно следует из Определения Верховного суда Республики Коми от 22 марта 2012 г. по делу № 33-1067/2012г.

Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 14 марта 2012 г. по делу № 33-2012/2012.

Статья 33 Конституции РФ.

Статья 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Решение Ленинградского областного суда от 12 марта 2013 г. № 7-89/2013, Апелляционное определение Белгородского областного суда от 27 ноября 2012 г. по делу № 33-3830, Апелляционное определение Московского городского суда от 2 ноября 2012 г. по делу № 11-24842, Апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 26 сентября 2012 г. по делу № 33-2338, Постановление Восемнадцатого ААС от 29 октября 2010 г. № 18АП-6693/2010, Постановление Двенадцатого ААС от 17 июня 2010 г. по делу № А57-912/2010.

См., например, Определение Московского городского суда от 14 декабря 2010 г. по делу № 33-38876.

Версия для печати  

Особенности перевода и выхода сотрудника из декретного отпуска

Довольно часто руководители обращаются за помощью к специалистам по причине незнания того, разрешен ли временный перевод другого работника организации на должность сотрудника, ушедшего в декретный отпуск. И так же часто получают отрицательный ответ.

Однако в некоторых случаях это все-таки возможно. Например, если иной служащий, ознакомившись с обязанностями основного работника, все обдумывает и принимает решение согласиться на перевод. На всякий случай законодательством предусмотрена большая часть обстоятельств, в связи с которыми другой сотрудник имеет право отказаться переходить на иное рабочее место.

Когда придет время выхода основного работника, кадровыми служащими создается приказ о снятии с замещающего работника всех функций и обязанностей основного, а также перевода его на старое рабочее место в соответствии с прежней должностью.

Случается и такое: женщина сообщает о том, что желает продлить период декрета. Тогда администрация организации должна составить дополнительное соглашение, но уже на иной срок действия.

Как происходит оформление документов в связи с переводом

Декретный отпуск – это обеспечение права беременных женщин и женщин с детьми на труд. Нетрудоспособную в связи с беременностью и родами женщину не увольняют, а сохраняют за ней рабочее место. Следует различать декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком до достижения ним 3 лет. В оформлении декретного отпуска нет ничего сложного. Перевод работников осуществляется довольно часто и выполняется он следующим образом:

Для начала между сотрудницей и руководителем составляется дополнительное к трудовому договору соглашение, затем оно заверяется подписями обеих сторон

Обратите внимание: в документе должна содержаться информация о том, что перевод имеет временный характер.
После чего работодатель должен издать специальный приказ в связи с переводом работника на иную должность, а он в обязательном порядке представляется сотруднице для ознакомления с ним и подписи. Следует также упомянуть о том, что перевод является временным.
Далее кадровые работники заносят соответствующие сведения в личную карту специалиста и также знакомят его с документом под подпись.

Как будущей матери, так и работодателю следует помнить о том, что если в трудовой книжке сделана запись о переводе на время декретного отпуска, то оплата труда первого не должна изменяться.

Иной информации в документах содержаться не должно, а именно – ни графика отпусков работника, ни табеля, связанного с учетом рабочего времени и прочего.

Порядок оформления перевода замещающего сотрудника

Что касается вопроса о том, следует ли вносить соответствующие сведения в трудовую книжку, то ответ будет – нет, не следует. Исключением является лишь тот случай, если на момент окончания декрета сотрудница решает уволиться, работодатель вправе оформить перевод работника, который замещал декретницу, на постоянное место. Только тогда кадровый сотрудник имеет возможность занесения соответствующих сведений в трудовую книжку нового постоянного служащего. Делается это следующим образом:

• в первой графе ставится номер записи по порядку>
• во вторую графу кадровый работник вписывает дату фактического перевода работника на главное место труда>
• в третью графу вносятся сами сведения>
• в четвертую вписывается информация, основанная на изданном приказе о переводе.

Часто работодатели и сотрудники не в курсе того, а делается ли запись в трудовую книжку работнику, переведенному на должность на период декретного отпуска другого работника. Ответ на свой вопрос они смогут найти в правилах и инструкциях, в которых прописан четкий порядок занесения всех необходимых сведений, связанных:

• с личностью работника>
• с характером выполняемой им профессиональной деятельности>
• с осуществлением переводов с одного рабочего места на другое>
• с сокращением служащего>
• с поощрениями и награждениями>
• а также вся информация, имеющая веские основания для того, чтобы трудовой договор был расторгнут.

Общая инструкция

Документ этот относится,как мы помним, к категории справочно-информативных, а потому должен обязательно, помимо точных данных адресата, содержать в себе информационную суть – коротко и емко, а также чего именно вы хотите этой запиской добиться.

Например – просите переложить ваши обязанности на коллегу. В этом случае должна стоять фраза: прошу издать распоряжение о возложении моих должностных обязанностей на координатора по продажам Иванова И. И. на период с 01. 12.17 по 15.12. 17.

Внимание! Собираясь составлять документ на отзыв из отпуска, нельзя забывать о том, что такое действие применимо не ко всем категориям работников (ст. 125 ТК) – даже если они согласны на работу!

К таковым относятся граждане, не достигшие совершеннолетия, трудящиеся на вредном и опасном производстве, а также будущие мамы

К таковым относятся граждане, не достигшие совершеннолетия, трудящиеся на вредном и опасном производстве, а также будущие мамы.

При написании следует придерживаться делового стиля, использовать нейтральные, не окрашенные эмоционально обороты. Предложения, по возможности, короткие и емкие, громоздкие фразы хуже воспринимаются и дают больше простора для двоякого толкования. Не нужно переходить на личности, совсем недопустимы оскорбления, обсценная лексика, тем более нецензурная речь.

В любом случае, такая записка должна содержать:

• наименование фирмы, полностью;
• точное наименование должности адресата, его фамилия;
• от кого – также фамилия и должность;
• заголовок – служебная записка;
• регистрационный номер;
• дата написания;
• с какой целью обращаетесь к руководству, чего хотите добиться;
• подпись (с расшифровкой).

Шаблон документа можно найти в локальной документации или в шаблонах корпоративной интернет-почты. В последнем случае адресат ставится в строку адреса

Важно! Приняв документ, руководитель ставит на нем резолюцию, подпись и дату. Подробнее о правильном написании служебной записки мы рассказывали здесь

Подробнее о правильном написании служебной записки мы рассказывали здесь.