Хранение кадровых документов

Виды хранения

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее;
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Например, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении, как правило, в течение двух лет.

По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия может принять решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы.

Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Приказ Минкультуры России № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

• с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
• постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
• хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
• хранения до замены новыми;
• хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы также могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2020 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Некоторые документы могут быть истребованы из архива спустя 20, 50 лет после их постановки на хранение. Известны случаи, когда бывшие работники предприятий не смогли осуществить свое право на пенсию, потому что не сумели подтвердить свой трудовой стаж: документы, подлежащие архивному хранению, были уничтожены.

Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить.

Хранение кадровых документов

— обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Как отсортировать документы и какой срок хранения кадровой документации, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.

Основные принципы учета

Итак, учет приказов по личному составу — дело ответственное и регулируется общепринятыми нормами. Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом?

Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной. То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт.

Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации. В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным. Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Документы о противодействии коррупции

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Как правильно хранить кадровые документы

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

В ее компетенцию входят вопросы:

• разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
• экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
• розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
• восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:

• наименование организации и подразделения;
• номер дела;
• заголовок;
• срок нахождения в архиве.

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

• 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
• 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.

Обложка папки выглядит вот так:

Правила помещения документации в папку на хранение:

• изданы в одном году;
• вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
• порядок — по номерам и в хронологическом порядке.

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

• учет изданных документов;
• контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
• поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

• классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
• определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество единиц хранения;
• сроки хранения и номера статей по перечню;
• примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Экспертиза ценности документов

1. Это процесс познания документов по основным характеристикам для выявления ценности и определения срока хранения.
2. Основные вопросы, которые должна решать экспертная комиссия:
   • Осуществление самой экспертизы на ценность деловой бумаги.
   • Осуществление отбора, подготовки деловых бумаг для передачи в государственное хранение.
   • Осуществление в действие процесса экспертизы ценности документов в период подготовки для архивного хранения.

Важно!

С помощью приказа управляющего собирается экспертная комиссия из численности профессиональных работников (более 3 человек). Такая комиссия – совещательный орган, так как все решения фиксируются управляющим предприятия.

Итог деятельности экспертной комиссии

1. Распределяется на 4-е типа:

• Подлежащие уничтожению из-за истечения срока хранения.
• Временного хранения (от 1-ого до 10-ти лет).
• Долговременного хранения (больше 10-ти лет).
• Постоянного хранения.

Что составляется предприятиями, когда объявились итоги экспертизы ценности документов:

• Список дел, которые находятся на постоянном хранении.
• Список дел, которые находятся на временном хранении.
• Список дел, которые находятся как по личному составу.
• Акты, которые предусматривают уничтожение дел, не подлежащих хранению.

Помните! Перечень дел, произведенный как итог деятельности экспертной комиссии, закрепляется руководителем предприятия.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Полезные материалы

• Хранение документов
• Хранение бухгалтерских документов
• Оперативное хранение документов
• Депозитарное хранение документов
• Внеофисное хранение документов
• Хранение кадровой документации

Поделиться в соц. сетях:

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии — по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации

В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПЕРЕПИСКА

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Документы о награждении

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».