Аутсорсинг заработной платы

Возможности аутсорсинга

Возможности аутсорсинга заработной платы по истине безграничны благодаря внедрению IT-технологий. Платить зарплату вовремя и без ошибок — это несложно.

Инновационная система управления процессами РЗП позволяет:

• создать цифровое хранилище данных для хранения информации по всем операциям;
• внедрить модуль кадрового документооборота;
• сформировать аналитические HR-панели с целью анализа документов (позволяет находить слабые места и устранять их – аутсорсинговые компании предоставят перечень мероприятий по улучшению ситуации);
• создать web-портал – каждый сотрудник организации получает доступ к личному кабинету, где хранятся расчетные листки и данные по заработной плате (если какая-либо информация непонятна, можно обратиться в компанию за разъяснениями);
• организовать портал самообслуживания для рядовых сотрудников и руководителей с разграничением прав доступа;
• сохранить конфиденциальность информации.

Все это открывает широкие возможности для бизнеса с широкой региональной представленностью и компаний, имеющей большой штат удаленных сотрудников. Но даже маленькие организации могут извлечь массу выгод.

Создание комфортных условий работы

При оборудовании помещения для работы каждый предприниматель сам определяет, что ему необходимо. Поэтому рассчитать точную стоимость затрат невозможно. Стоит лишь посмотреть, какие статьи расходов могут быть.

Место работы сотрудника

Для нормального функционирования нанятых менеджеров необходимо организовать рабочее пространство. В статью расходов бюджета предприятия нужно внести деньги на приобретение компьютера, программного обеспечения, офисной мебели, аренду помещения, а также расходы на связь сотрудника, на оплату интернет-трафика и электроэнергию. Не стоит забывать, что регулярно потребуется обслуживать технику, покупать канцтовары и прочее.

Помимо специалистов, от которых зависит работа компании напрямую и благодаря которым бизнес процветает, следует нанять сотрудников для ведения бухгалтерии и уборки помещения. Это самый необходимый минимум обслуживающего персонала. Для экономии денежных средств можно пригласить удаленного бухгалтера для сдачи отчетности. Для обеспечения чистоты в помещении дешевле будет нанять на должность уборщицы пенсионерку, чем обращаться за услугами в клининговую компанию.

Сопутствующие расходы

Здесь можно отметить то, что делает работу сотрудников в офисе комфортной: кулер для воды, кофемашина, чай, печенье, а также добровольное медицинское страхование, расходы на питание сотрудников, компенсация за посещение фитнес-центра.

Попробуем посчитать примерные расходы на содержание одного рабочего места менеджера в месяц. Например, стул, стол и компьютер уже были куплены ранее.

• Программное обеспечение — 5 000 рублей.
• Канцтовары — 1 000 рублей.
• Оплата аренды помещения и коммунальные платежи (деньги делятся на всех работников) — 5 000 рублей.
• Персонал для уборки помещения и ведения бухгалтерии (расходы делятся на всех менеджеров) — 2 000 рублей.
• Вода и кофе — 300 рублей.

Получается еще 13 300 рублей. С учетом того, что на одного сотрудника, который зарабатывает 70 000 рублей, в бюджет расходов нужно заложить еще 13 300 рублей, то всего получится 94 299 рубля + 13 300 рублей = 107 599 рублей.

Основы заключения договора на предоставление услуг персонала

На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.

Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.

Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:

1. Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
2. Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
3. Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
4. Условия расторжения договора аутсорсинга.

Таким образом, в договоре четко прописаны обязанности сторон, сроки и ответственность, поэтому руководитель IT-компании спит спокойно и не переживает о возможных проблемах аутсорсинга.

Интересный факт. Компания финансовых услуг First American одна из первых поручила подбор кадров на аутсорсинг. За 5 лет они сэкономили 12,3 млн долларов.

Кому нужен аутсорсинг зарплаты и кадров

Аутсорсинг зарплаты полезен в нескольких случаях — конкретная польза для вашей компании зависит от специфики вашего бизнеса. В большинстве случае аутсорсинг полезен в таких случаях:

• не хотите тратить время на оформление сотрудников в штат, увольнение, расчет отпусков и больничных;
• не хотите разбираться, как правильно сдавать отчетность в фонды и платить налоги за сотрудников;
• нет времени, чтобы отслеживать все изменения в сфере трудового законодательства, и при этом не хочется платить штрафы;
• сотрудник по кадрам уволился или начал требовать слишком много денег;
• ошибок в кадровом учете становится слишком много — появляются проблемы со штрафами, а недовольство сотрудников растет.

Стоимость услуг аутсорсинга зарплаты зависит от разных факторов, например, количества сотрудников, объема соцпакета, особых условий по выплате мотивации персоналу.

Если нужно просто переводить зарплату одной кнопкой, проще всего открыть расчетный счет в Модульбанке и подключить зарплатный проект. Комиссия за перевод зарплаты фиксированная — 19 рублей.

Также в Модульбанке удобный валютный контроль. При прохождении контроля вы подтверждаете банку, что деньги заработаны честным путем, а банк отчитывается о переводе перед ЦБ. Чтобы проходить валютный контроль без бумажной волокиты и всего за два часа, откройте расчетный счет в Модульбанке, и специалисты будут готовить для вас все необходимые документы.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Плюсы:

1. Экономическая выгода. Компании-заказчику не нужно содержать собственный штат работников, платить им зарплату, оформлять соцпакет, обучать персонал и прочее. Давайте следовать принципу А. Лаффера: «Каждый доллар, который мы тратим на аутсорсинг, тратится на наши товары или реинвестируется в наш рынок».
2. Профессионализм. Если грамотно подойти к выбору компании-аутсорсера, то вы получите работу, выполненную опытными узкими специалистами. При этом у них в распоряжении будут все необходимые инструменты для работы. Генри Форд еще в 30-х годах прошлого столетия говорил: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».
3. Компания-заказчик снижает затраты на персонал и направляет свои ресурсы на решение других важных проблем: расширение производства, улучшение качества продукции или оказываемых услуг.
4. Договор. Заключение контракта сводит риски сотрудничества к нулю.

Минусы:

1. Вероятность, что услугу выполнят некачественно. В результате ошибок компания может потерпеть убытки. Однако этот риск остается даже при выполнении задач штатными сотрудниками.
2. Руководитель не может влиять на работу сотрудников аутсорсинга.
3. Риск утечки информации. «ТрейдБанк» обратился в стороннюю организацию, чтобы программисты повысили безопасность хранения данных клиентов. В итоге недобросовестная компания-аутсорсер украла клиентскую базу и продала новому банку. Теперь он назойливо звонит клиентам «ТрейдБанк». Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации «ТрейдБанка».
4. Сложность в выборе организации. Услуги аутсорсинга предоставляет большое количество компаний, поэтому выбрать наиболее ответственных и квалифицированных иногда очень сложно.

Мы подскажем, на что обращать внимание, чтобы снизить риски:

1. Отзывы, кейсы. Менеджер гостиницы хочет отдать на аутсорсинг бухучет. Для этого он изучает сайты организаций: у кого сколько успешных проектов, насколько у них хорошая репутация, кому больше доверяют люди.
2. Прозрачность бизнес-процессов аутсорсинга. Менеджер гостиницы встречается с несколькими компаниями и спрашивает, как проходит работа. У одних так: заключается договор, передаются необходимые документы и информация, бухгалтеры выполняют работу, заказчик получает результат. У других то же самое, но менеджеру показали бухгалтеров, их дипломы, сертификаты, рассказали, как именно они работают, разрешили обращаться к ним в любое время и уточнять ход работы. Менеджер выбрал вторую организацию.
3. Навыки управления. Менеджер также пытался выяснить, как обстоят дела внутри компании. Он уже сталкивался с тем, что компании-аутсорсеры берут на себя много работы и не успевают делать ее в срок или делают некачественно.
4. Гибкость. В случае нашего менеджера это не такой важный показатель: бухучет везде строится по одному принципу. Но если вы доверяете на аутсорсинг построение маркетинговой стратегии или подбор персонала, следите, чтобы исполнители к каждому случаю подходили индивидуально, а не предлагали единый шаблон.

Мы не стали включать в список заключение договора – это само собой разумеется. Нет договора – считайте, что вам никто ничего не должен.

Интересный факт. Согласно исследованиям 2016 года, треть представителей малого и среднего бизнеса в России не считают нужным привлекать сторонних специалистов. Однако в Европе, Израиле и США до 95% представителей бизнеса пользуются услугами аутсорсинговых компаний.

Возможные потери

При организации бизнеса могут возникнуть непредвиденные расходы, о которых стоит помнить, и заранее попытаться заложить компенсацию в бюджет предприятия.

Простой Все люди – живые существа, работать постоянно в одинаковом режиме не всегда получается. Иногда обстоятельства складываются так, что работнику требуется внеплановый отпуск или выходной без сохранения заработной платы. Банальные прогулы, опоздания, преждевременной уход с рабочего места, а также использование производственного времени не по назначению (перекур, соцсети, разговоры с коллегами) отрицательно сказываются на эффективности предприятия и его доходах. Допустим, за месяц два работника с опозданием приходили в офис и потеряли 20 часов полезного времени, также был простой из-за перекуров 46 часов. Если посчитать, сколько рабочих дней было потеряно, получаем – (66 : 2 : 8) = 4,125. В переводе на деньги для предпринимателя потери при зарплате сотрудников в 70 000 рублей составили 70000 : 23 × 4,125 = 13 174 рубля по каждому человеку. Потеря в рабочем времени сотрудников грозит для предпринимателя убытками. Для избежания непонимания стоит в правилах трудового распорядка точно указать режим труда и отдыха работников, а также обозначить, что ждет менеджеров за нарушение дисциплины. Сотрудники должны подписаться, что были ознакомлены с документом. Неудовлетворительная организация трудового процесса Для эффективного использования рабочего времени и достижения поставленных целей нужно правильно организовать процесс труда

Стоит создавать для персонала комфортные условия, четко ставить цели и обозначать сроки их выполнения, расставлять приоритеты среди задач, обращать внимание на получение результата, разрабатывать пошаговый план выполнения крупных задач. Такой подход в бизнесе обеспечивает достижение главных целей и помогает не совершать ошибки. Стоит привести пример

По вашим расчетам на выполнение одной задачи требуется 4 часа, а работник смог ее сделать только за 6 часов из-за своей неорганизованности. Подобных задач в месяц было 20 штук, при этом было потеряно 40 часов рабочего времени, то есть 5 полных рабочих дней. Посчитаем убытки в денежном выражении за эти 5 рабочих дней при тех же исходных данных: 70000 : 23 × 5 = 15 217 рублей. Недостаточное производство Бывает, что реальные результаты деятельности предприятия не сходятся с поставленными планами по прибыли. Это приводит к негативным последствиям. Зачастую компания не имеет возможностей компенсировать недостаточное производство. Например, 1 час работы менеджера обходится компании в 2 000 рублей. Перед ним была поставлена задача, на выполнение которой отводилось 50 часов. В итоге сотрудник потратил на работу 80 часов, финансовые потери предприятия в этом случае составили 30 × 2000 = 60 000 рублей.

Такое отношение к работе вредит всей компании, так как страдает ее репутация. Дополнительно есть вероятность потери денег, потому что заказчик может потребовать выплатить ему компенсацию за опоздание. Отрицательное отношение сотрудников к выполнению своих обязанностей Чтобы понять, насколько негативно сказывается халатное отношение к выполнению должностных обязанностей сотрудниками, можно рассмотреть следующие примеры. Продавец в магазине не проявил внимания к клиенту, не предложил дополнительную продукцию. В итоге он продал мало товаров, и компания потеряла прибыль. Используя для личных нужд служебный автомобиль, водитель приносит ущерб фирме, так как расходует казенное топливо и увеличивает амортизацию транспорта.

Менеджер по продажам не смог вовремя позвонить клиентам, потому что был занят просмотром ленты в соцсети, из-за чего не был выполнен план по прибыли. При сдаче квартального отчета бухгалтер допустил ошибку, и на компанию был наложен штраф. Каждый человек может ошибиться, но для финансовой сферы это чревато последствиями. Предприятие теряет деньги, не получая прибыль и упуская реальные возможности. Всё это происходит из-за плохой мотивации работников и нарушения должностных инструкций.

Услуги аутсорсинга расчета заработной платы: дополнительные преимущества

Все рассуждения, которые были приведены выше, касаются прямой стоимости владения услугами по расчету заработной платы. Тем не менее, помимо непосредственной финансовой выгоды, существует ряд дополнительных аспектов, которые могут повлиять на принятие решения об использовании той или иной бизнес-модели.

Начнем с так называемой проблемы «черного ящика» — одного из основных опасений клиентов аутсорсинговых услуг. Смысл этой проблемы в том, что деятельность провайдера услуг абсолютно непрозрачна для большинства клиентов, а значит, ее нельзя проконтролировать. Проблема «черного ящика» является одним из наиболее существенных ограничений аутсорсинга, однако в настоящее время существует ряд путей решения этого вопроса. Так, та же компания UCMS Group предлагает использовать гибридную модель, в рамках которой клиентам предоставляют интернет-доступ в ту же систему, где производится расчет зарплаты сотрудниками компании-аутсорсера.

Другими словами, компания-аутсорсер становится еще и провайдером SaaS (Software-as-a-Service) услуг, используя преимущества информационных технологий для предоставления более прозрачного и гибкого сервиса. Связка «аутсорсинг — SaaS» открывает новые возможности перед клиентами: они могут изменять пакет предоставляемых услуг в реальном времени и самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. Данная модель защищает инвестиции заказчика, снижает зависимость от провайдера и позволяет отказаться от услуг расчета заработной платы практически в любое время.

Вторым барьером для перехода на аутсорсинг расчета зарплаты остаются опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. Руководители многих компаний предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных внутренними сотрудниками. В реальной жизни все происходит с точностью до наоборот: поскольку информация о зарплатах клиентах не представляет никакого интереса для аутсорсера. Кроме того, в контракте могут быть прописаны санкции о возмещении ущерба в случае тех или иных проблем. И, наконец, утечка информации о зарплате «внутрь» компании нередко становится причиной возникновения социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров. Передавая расчет заработной платы на аутсорсинг, клиент получает гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации.

Пример с информационной безопасностью наглядно показывает важную особенность аутсорсинга: помимо непосредственного выполнения бизнес-процессов эта модель обеспечивает страховку заказчика от возникновения тех или иных проблем. Так, например, профессиональная ответственность компании UCMS Group застрахована на 500 тыс. долларов, но даже без учета этой суммы аутсорсеру все равно крайне невыгодно оказывать некачественные услуги, поскольку хорошая репутация — главный актив любого провайдера. Тем самым обеспечивается качество оказываемых услуг, минимальное количество ошибок при расчете зарплаты и четкое следование срокам выполнения работ.

В общем случае, дополнительные преимущества аутсорсинга повышают возврат инвестиций при использовании данной модели. Поэтому к ней все чаще прибегают и достаточно крупные организации, имеющие в своем штате несколько тысяч сотрудников.

Сокращение нагрузки

В данном случае речь идет не о полной, а о частичной передаче бухгалтерских функций. Это может быть актуально в случае высокой загруженности действующих бухгалтеров, которым приходится совмещать несколько функций.

При обращении в аутсорсинговую компанию удается сократить нагрузку на действующих сотрудников, избавить их от рутинных задач и таким способом повысить производительность труда и качество выполняемой работы.

Также обращение в специализированную компанию актуально для небольших предприятий. Которые не могут обеспечить достаточный объем работы для штатного бухгалтера. Соответственно, на аутсорсинг передают определенный объем работ, избавляя тем самым себя от необходимости подыскивать, а затем содержать штатного сотрудника.

Аутсорсинг — что это такое?

Аутсорсинг (англ. outsourcing: out – внешний, находящийся за пределами, source– источник) – комплекс мероприятий, направленных на передачу предприятием определенных процессов и функций другой организации. В общем аутсорсинг – это использование чужих ресурсов.

Основные признаки аутсорсинга

• наличие договора о передаче функций;
• долгосрочность соглашения (более года);
• передача только неосновных (непрофильных) операций;
• возможность передачи бизнес-процессов (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническое обслуживание).

Что такое аутсорсинговая компания

Организация, принимающая на себя функции, чаще всего является узкоспециализированной, что повышает качество обслуживания и уровень ответственности. Такие компании называют аутсорсинговыми или аутсорсерами.

Какой аутсорсинг расчета зарплаты выбрать и как оформить услугу?

Каждый клиент решает для себя сам, какой тип аутсорсинга подойдет именно ему. Но лучше определиться с выбором после консультации со специалистом, который подробно расскажет про полное и частичное сопровождение, а также дополнительные услуги и возможности подобного рода работ.

Для начала следует оставить заявку на консультацию в компании и предоставить основные данные по своей организации. На основании этого вам будет сформировано индивидуальное предложение по вариантам РЗП и переходе на аутсорсинг. После согласования всех нюансов, под вашу организацию будет адаптировано программное обеспечение и запущено в работу. Далее услуги будут предоставляться на регулярной основе.

Контролировать качество и своевременность выполнения работ можно посредством личного кабинета и отчетов. Далее по необходимости можно оформлять заявки на дополнительные услуги, как разово, так и на постоянной основе.

Преимущества

К главным преимуществам аутсорсинга относятся:

• снижение затрат;
• сокращение численности персонала;
• возможность концентрации на основной деятельности;
• получение услуг более высокого качества;
• деление ответственности.

К аутсорсингу следует обращаться, если оплата услуг сторонней компании будет выгодней содержания собственного отдела. То есть затраты на аутсорсера будут ниже затрат на штатного сотрудника.

Основным преимуществом аутсорсинга является возможность сконцентрироваться на основной деятельности. Так часть неосновных функций передается другой организации, это позволяет сэкономить ресурсы, которые направляются на развитие предприятия.

Компании, занимающиеся аутстаффингом персонала и предоставлением аутсорсинговых услуг, предлагают более высокое качество работ и несут за ее результаты ответственность. Их узкая специализация позволяет своевременно обучать сотрудников и использовать передовые технологии, что также является преимуществом для предприятия-заказчика.

Виды аутсорса

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Мы рассмотрели самые распространенные виды. Кроме них существуют кадровый, финансовый, аутсорсинг обучения кадров и другие. Возьмите любую сферу деятельности – и найдете предложения аутсорсинга.

Интересный факт. Многим известно, что компания Apple отдает на аутсорсинг в Китай производство своей продукции, но к таким услугам прибегают не только корпорации, крупные и мелкие компании, но и страны: в США и Великобритании государство делегирует даже сбор налогов.

Кому выгоден аутсорсинг зарплатных расчётов?

Практика показывает, что отдельный специалист бухучёта, занимающийся только начислением зарплаты, полностью загружен в течение рабочего месяца, если численность сотрудников предприятия достигает 500-600 человек. В компаниях с меньшей численностью персонала отдельный «зарплатный» бухгалтер оказывается хронически недозагруженным, а при превышении нагрузки специалист в одиночку не справляется с расчётами. Предприятиям с численностью персонала менее 500 человек выгоднее передать начисление зарплаты на аутсорсинг, чем держать для этого в штате собственного специалиста.

Услуги аутсорсинга выгодны и крупным компаниям

Передавая расчёты зарплаты стороннему исполнителю, они высвобождают квалифицированных специалистов для более важной и сложной работы. Их выгода заключается в снижении числа ошибок и, соответственно, уменьшение рисков возникновения претензий, трудовых споров и штрафных санкций со стороны надзорных органов

Передача несложных видов деятельности сторонним специалистам, повышение уровня специализации – признак развитой экономической структуры общества. Аутсорсинг расчётов по начислению заработной платы – яркий пример такой специализации, результатами которой становится снижение уровня издержек на выполнение типовых работ и повышение эффективности труда каждого отдельного сотрудника.

Отчего все-таки нельзя обойтись «кнопкой»?

Действительно, компании-разработчики наиболее популярного ПО для расчета и ведения кадров в России регулярно выпускают обновления с учетом всех законодательных изменений и новых форм отчетности. Однако по факту почти ни одна компания не обходится без поддерживающего программиста, который занимается обновлениями и донастройками стандартного пакета.

Дело в том, что после расчета наступает следующий неочевидный этап — это передача результирующих данных в другие учетные системы, например, ERP, общую бухгалтерию, систему сдачи отчетности. Это отдельный формат файлов, для производства которых требуется отдельная настройка. Таким образом стандартное обновление потенциально несет с собой сбой специальных настроек и отчетов. В связи с чем любое обновление должно проходить под контролем программиста.