Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Куда и как можно вклеивать голограмму

Законодательством не закреплена необходимость вклеивания голограммы в обязательном порядке.

Дополнений к уже действующим Инструкциям по заполнению и ведению трудовых книжек № 69 по этому вопросу за годы выпуска голограмм не было.

Единственная рекомендация о том, как и куда, клеить голограмму, дана в письме производителя.

Защитная функция вклеивания изображения орла заключается в том, что:

• перед тем как его наклеить, должна быть сделана запись в трудовой книжке и только потом поверх этой записи наклеивается голограмма;
• использование полупрозрачной пленки только одноразовое.

Любые действия после наклеивания становятся заметными и вызывают сомнения в действительности трудовой книжки.

Наклеить правильно голограмму довольно кропотливая работа, не терпящая спешки.

Пленка должна ложиться гладко на поверхность листа без сморщивания, и каких – либо загибов.

В случае, если не получается наклеить с первого раза красиво, снять одно изображение и поменять на новую голограмму не получится.

Приходится аннулировать испорченный бланк и заводить новый.

Из этого следует, что воспользоваться голограммой можно только при заведении новой трудовой книжки.

В трудовую документацию, имеющую уже несколько записей, несущих в себе информацию сведений о работе пытаться вклеить голограмму лучше не стоит, чтобы по неосторожности не испортить всю трудовую книжку. Голограмма должна быть наклеена ровно, то есть голова орла находиться сверху, без наклонов влево, вправо

Голограмма должна быть наклеена ровно, то есть голова орла находиться сверху, без наклонов влево, вправо.

По рекомендациям, защиту ставят на титульную страницу трудовой книжки или дополнительного вкладыша после заполнения данных о ее владельце.

Согласно ее значению нести функцию дополнительной защиты от подделки, можно наклеить голограмму на номер бланка трудовой книжки или вкладыша, подпись работодателя или непосредственно на печать предприятия.

Больше одной наклейки на лист делать не стоит.

В какое из этих мест поставить наклейку руководитель решает сам.

Нет никаких указаний по поводу того, что для всех работников предприятия при заведении новых трудовых книжек местоположение голограммы должно быть одинаковым.

Бланки трудовых книжек: общая информация

В силу ст. 66 ТК РФ каждая организация или ИП обязаны при наличии сотрудников вести их трудовые книжки (или заводить новые), если срок их трудоустройства превышает 5 дней. Данное правило действует только тогда, когда для трудящихся работа является основной (не по совместительству). Обязанностью сотрудника, в свою очередь, является предоставление работодателю уже заведенной ранее трудовой книжки.

Главным нормативным актом, регламентирующим порядок ведения, заполнения и хранения книжек является Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. Вторым по значимости нормативным актом является Инструкция, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В силу п. 2 Постановления № 225 с января 2004 года применяются новые бланки книжек. Однако это не значит, что старые утрачивают силу, – они продолжают действовать, и их не требуется менять. Все бланки изготавливаются на ФГУП «Гознак», – органе, подведомственном Минфину России.

Куда клеится голограмма

Довольно часто встаёт вопрос о том, какие места в документе предпочтительны для наклеек.

Чаще всего защита требуется для подписей и номеров на титульных листах трудовых книжек или вкладышей.

Законом не указано чёткого, регламентированного места для наклеек. Есть лишь рекомендации от ФГУП «Гознак».

Согласно им, наклейки стоит размещать поверх следующих реквизитов:

• подпись работника – участника трудового договора;
• подпись сотрудника кадровой службы, заверившего документ;
• номер выданного документа;
• печать предприятия, с которым заключается трудовой договор;
• дополнительные подписи, считаемые важными работодателем.

Следует соблюдать ряд правил:

1. Защиту подписей должен производить лично работодатель или его кадровые сотрудники. В дальнейшем это защитит от самовольного исправления данных или повреждения документов от неумелого использования наклеек;
2. Защищать нужно только титульные страницы. Использовать её на других бланках не стоит.
3. Наклейка частично «наезжает» на защищаемое поле, но ни в коем случае не лишает информацию читаемости. Подпись, печать или номер должны быть видны.
4. Один элемент можно защитить несколькими голограммами.
5. Нужно убедиться, что место для наклеивания ровное, без складок. Переклеить ничего уже не получится.
6. Использовать плёнку с наклейками нужно только один раз. Если плёнка оказалась повреждена не наклеивайте голограммы, лучше использовать другую плёнку или отказаться от дополнительной защиты. Наклеенная неправильно или повреждённая голограмма может испортить документ.
7. Наклеивать голограммы друг на друга нельзя! Это никак не увеличивает степень защиты, но ухудшает читаемость документа. Кроме того, при наложении наклеек друг на друга больше шансов повредить одну из них.

Важно помнить, что если нет опыта в наклеивании голограмм, то следует либо потренироваться в их наклеивании, либо не использовать вообще. Документ со смятой или неправильно расположенной наклейкой будет полностью испорчен

Оторвать и наклеить новую нельзя, голограммы распадаются послойно и оставляют много следов неправильного использования. Документ с такими следами необходимо заменить.

Для чего необходима защита информации, содержащейся в трудовой книжке

Основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, — трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). В нее вносятся сведения о лице, выполняющем трудовую функцию, его трудовой деятельности, награждениях, переводах и увольнениях. Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, является единой и действует на всей территории России.

Скачать форму трудовой книжки

Оборот бланков трудовых книжек исчерпывающим образом регламентирован законодателем, а полномочия по их изготовлению закреплены только за государством, а именно — Гознаком (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовых книжек…, утвержденного приказом Минфина РФ «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н).

Практически вся информация, содержащаяся на титульном листе трудовой книжки, не подлежит изменению ни при каких обстоятельствах, поскольку п. 27 постановления Правительства РФ № 225 предусматривает возможность изменения только неправильной или неточной записи.

Не допускается внесение изменений в номер трудовой книжки (присваивается Гознаком), исправление печати организации, а также корректировка подписи лица, ответственного за ведение трудовой книжки.

Монополия государства в области изготовления бланков трудовых книжек, установление единого императивного порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден постановлением Правительства № 225), а также наличие административной ответственности за его несоблюдение свидетельствует о том, что информация, содержащаяся в трудовой книжке и не подлежащая изменению, должна быть защищена от возможности корректировки.

Одним из способов защиты информации, содержащейся в трудовой книжке и не подлежащей исправлению, является голограмма.

Зачем нужна голограмма в трудовой книжке?

Возможно в ближайшем будущем, необходимости в осуществлении бумажной регистрации работника не будет, но на сегодняшний день, без этого не обойтись ни сотруднику, ни работодателю. Основная проблема применения этого документа заключается в том, что его можно легко подделать, поэтому для защиты трудовой книжки может применяться специальная голографическая наклейка.

Трудовая книжка на работе

Чтобы защитить документ от подделок используется голограмма. Несмотря на то, что этот элемент не является обязательным для использования, многие работодатели защищают информацию с помощью голограммы от возможной подделки. Убрать голографическую наклейку с документа не получится. При совершении подобных действий этот элемент саморазрушается, поэтому размещая эту защиту, работодатель пытается защитить заверенную, своей подписью, информацию.

У кандидата на должность, который имеет книжку с голограммой, при приёме на новое место работы, будет больше шансов получить работу, потому что информация указанная в ней не подвергается сомнению. Данный элемент защиты, важен не только для работодателя, который таким образом пытается защититься от подделки, но и для работника, который впоследствии будет устраиваться на новое место работы

Несмотря на такую важность этого элемента защиты, не многие работодатели используют его для защиты документов. Причина по которой это происходит, заключается в отсутствии прямых нормативно-правовых актов, которые обязывали бы работодателя совершать подобные действия

Как и куда клеится голограмма в трудовой книжке

Основные требования как вести, оформлять трудовые книжки, представлены законодательными документами: ТК РФ и Постановление «О трудовых книжках». Но они не содержат разъяснений про голограммы. Единственным источником является письмо от ГП «Гознак» от 27.01.2007 года. В нем описаны рекомендации по нанесению голографических наклеек на ТК работниками кадровых отделений предприятия.

Общие правила

Наработаны общие правила, как клеится голограмма в трудовой:

• Нанесение выполняет уполномоченный сотрудник предприятия, организации при оформлении ТК.
• Голограммный знак наносится на титульный лист или вкладыш. Это обеспечивает безопасность, при попытках внесения корректировок (изменения подписи, штампа, пр.).
• Голограмма в ТК вклеивается с особой аккуратностью. Не допускается образование складок, загибов, разрывов, наклеивание рисунком вниз, кривизна относительно края или надписи.

Образец

В ходе работы кадровых служб определен список мест возможного нанесения новой наклейки:

• серия, номер ТК (титульный лист);
• личная подпись владельца или лица, установленного вести ТК;
• печать предприятия, организации;

Так как к каждой ТК предусмотрено 6 наклеек с голографическим эффектом, то последующие знаки можно использовать на трудовых записях работника, печать при увольнении и пр. Такое же нанесение возможно и на вкладыше к ТК.

Если произошло ошибочное наклеивание голограммного знака, лучше его не трогать, так как снимается верхняя пленка, а нижние следы останутся.

Законодательством, конечно, не прописано, что след от наклейки делает документ недействительным, но такая ситуация может вызвать подозрение у следующего работодателя.

Образец, куда клеить голограмму:

Где можно получить наклейку

Отдельно подобные выделительные обозначения не покупаются, они идут сразу с ТК. Поэтому, работодатели, которые используют наклейки для защиты документа, всегда сохраняют их. При этом их можно применять не на определенной ТК, а на разных.

Сама трудовая и прилагаемые голограммы — это особый продукт типографии. Изготавливается она на типографии ГП «Гознак». То есть, приобрести ТК может предприятие, организация, которые заключили договора с «Гознак» или с их посредниками. Подробная информация о приобретении расписана на сайте «Гознак», где имеется специальная вкладка с разъяснениями.

Где взять

Голограмма, предназначенная для защиты трудовых книжек, имеет вид круга серебристого цвета, изображение – двуглавый орёл, герб Российской Федерации. Приобрести отдельно соответствующие приспособления невозможно: они входят в комплект.

Физическое лицо не имеет возможности их заполучить. Трудовые книжки с клейкими знаками – это специализированная типографическая продукция, которая продаётся только предприятиям (официальным посредникам), имеющим разрешение от «Гознака» и всем тем, кто юридически допущен к работе с такими продуктами.

Незаконно стать обладателем таких наклеек можно, несмотря на контроль поставок документации. Способов несколько:

• получение комплекта от предпринимателя за отдельную плату;
• приобретение человеком документа посредством родственных связей;
• обыкновенная кража.

Есть один важный нюанс. Поставка комплекта «Трудовая Книжка Гознак» не контролируется численно. То есть, предприниматель вправе купить сразу несколько заготовок и значения не имеет тот факт, что использует он их или нет.

Гражданин, желающий создать подделку, заполняет страницу, копирует подпись и наклеивает голографическую картинку с орлом. Его действия ни к чему хорошему не приведут:

1. Подделка документов влечёт за собой ответственность.
2. Подлинные данные о сотрудниках, их стаже и иная информация заносятся в базы ФНС России и ПФР.

Вывод: даже если вы и получите эти наклейки, то подделка всё равно остаётся бессмысленной и бесплодной.

Напоминаем, что подделка любого документа может привести к вмешательству правоохранительных органов в незаконные действия, несмотря на отсутствие чёткого регламента. Законодательством страны запрещается вносить даже малейшие изменения в документы неуполномоченным лицам!

Зачем в трудовой книжке голограмма

К трудовым книжкам могут прикладываться голограммы в количестве от одной до шести штук с обязательным документом-инструкцией по их нанесению на листы трудовой. Неверно нанесенную наклейку нельзя снять, передвинуть или переместить, порой из-за ошибки приходится заменять документ полностью.

Нанесение на документ голографического изображения несет в себе несколько основных целей, каждая из которых может быть основанием для введения такого рода защиты на том или ином предприятии:

1. Гарантия подлинности. Наличие голограммы свидетельствует о том, что документ является действительным государственным образцом. Гражданин использует подлинные документы и может подтвердить фактическое приобретение трудовой книжки. Подделать голограмму невозможно, так как при ее производстве используются секретные сплавы и материалы.
2. Защита данных. Голографические наклейки могут не только подтвердить подлинность документа, но и навредить мошенничеству, если по какой-то причине у заинтересованных лиц была идея изменить какую-либо информацию. Голограмму нельзя снять, она крошится и ломается, оставляя на документе серебристые отметки взаимодействия. Исправить такие изломы нельзя.
3. Защита юридических документов. Такого рода защита может активно использоваться для защиты юридических документов от подделки или внесения изменения в них.

Голографические наклейки – отличный способ подтвердить подлинность используемой трудовой книжки, однако отсутствие такой серебристой пленки не говорит, что перед работодателем поддельная трудовая книжка. В общем и целом, только руководство организации принимает решение о введении в оборот дополнительной защиты информации.

Зачем нужна голограмма и что она из себя представляет

Сама по себе голограмма представляет собой трехмерное изображение, изготовленное при помощи специального оборудования и довольно трудно подделываемое кустарным образом.

Используются в разных сферах и с различными целями.

В данном случае она была задумана как дополнительная защитная функция документов, удостоверяющих трудовой стаж от подделок.

Наклеивая такую картинку на место, которое на усмотрение работодателя должно быть наиболее защищено, при желании внести в дальнейшем какие-то исправления практически невозможно.

Поскольку попытка убрать голограмму не приведет к желаемому результату. Она имеет свойства само разрушаться, оставляя следы в том месте, где была наклеена.

Как таковой инструкции применения самих голограмм не было, поскольку на законодательном уровне речи о необходимости ее применения тоже не велось.

Единственные описания голограммы для трудовых книжек были в письме самого производителя, без номера и как приложение к договорам закупок бланков.

Поэтому, даже в просторах интернета сам текст послания найти довольно трудно.

Эксперимент должен был показать, насколько приемлема и нужна такая защита от подделок трудовых книжек.

Но поскольку, спустя почти девять лет законодатель не оценил ценности нововведения, в правовом поле нигде не было закреплено обязательное применение этих защитных знаков, использование голограмм так и осталось на экспериментальном уровне и применяется по желанию работодателя.

В настоящее время эксперимент с применение голограммного изображения в трудовых книжках закончен.

Что будет дальше, покажет только время.

Вылитая копия

В жизни встречаются ситуации, в которых работнику может понадобиться копия его трудовой книжки. Это нормальная практика, и, в соответствии со статьёй 62 Трудового кодекса работодатель должен предоставить запрошенный документ в течение трёх дней.

Когда нужна копия трудовой книжки

Случаев, когда человеку может понадобиться копия его трудовой книжки, на самом деле достаточно много:

• при оформлении кредита любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки (при наличии заверенной копии сделать это гораздо проще);
• для составления резюме;
• для предъявления в пенсионный фонд;
• для получения загранпаспорта;
• для оформления деловой или трудовой визы.

Или, например, когда человек ищет новую работу, не уволившись со старой, и хочет подтвердить потенциальному работодателю свой трудовой опыт. В общем, масса вариантов.

Копия копии рознь

Чтобы официальное учреждение приняло к рассмотрению копию трудовой книжки, эта копия должна отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению подобных документов. И чтобы копия трудовой книжки расценивалась, как корректно оформленный документ, мало просто снять копии с её заполненных страниц. Нужно эти копии грамотно заверить.

Возможны две процедуры заверения копии, и выбор подходящей зависит от текущего местонахождения трудовой книжки:

• у работодателя по месту основной работы;
• на руках у временно неработающего владельца.

В случае когда книжка находится на предприятии, копии с её разворотов снимет сотрудник кадровой службы. Он же скрепит их и на каждую поставит печать предприятия таким образом, чтобы не закрыть текст. Рядом с печатью разместятся:

• надпись «Копия верна»;
• название должности сотрудника, который заполнил копию;
• подпись этого сотрудника;
• дата заполнения копии.

Копию трудовой книжки работника по его запросу оформляет инспектор отдела кадров, заверяя её печатью предприятия и своей подписью

Если же владелец книжки временно не работает, и книжка находится у него на руках, для заверения её копии придётся обратиться в нотариальную контору.

Общие правила наклеивания голограммы

Несмотря на отсутствие законодательной базы, в целях снижения риска фальсификации «Гознак РФ» более десятка лет печатает трудовые книжки и отдельные листы, на которых имеются голографические наклейки. По первичному замыслу создателей, они были призваны обезопасить внесенные в бланк сведения о приеме, увольнении и кадровых перемещениях ее владельца. На одной бумаге напечатано шесть эмблем. Для правильного применения защитных элементов организация разместила на своем официальном сайте соответствующую разъяснительную инструкцию.

1. Перед тем, как прикрепить эмблему, необходимо определить информацию, подлежащую защитным мерам.
2. Голограмму нужно располагать строго вертикально, узор не должен быть повернут вбок, вниз.
3. Наклеивая пленку, необходимо следить, чтобы не было складок, морщин, а поверхность оставалась гладкой и ровной.
4. В каждом экземпляре допустимо использование одного либо всех элементов, которые прилагаются в виде отдельного вкладыша.
5. Применять голографические наклейки можно только в документах нового образца, имеющих строго отведенные для этого области.

Фиксируя на листке бланка защитную эмблему, следует проявлять осторожность, поскольку в случае неудачной попытки может потребоваться замена трудовой книжки

Место наклейки

Как уже упоминалось, обязательных советов, куда приклеить голограмму в трудовой книжке, не имеется. С учетом сложившейся практики, в мерах по снижению риска фальсификации нуждается, прежде всего, титульный лист. Однако согласно инструкции ФГУП «Гознак», сохранению от подделки могут подлежать:

• основные сведения о владельце, расположенные на первой странице бланка;
• серия и номер трудовой книжки, присвоенный при приеме сотрудника на работу;
• штемпель (печать) компании, открывшей документ;
• подпись руководителя либо его полномочного представителя, а также владельца;

Защите в виде голограммы могут подлежать и другие идентификационные данные, являющиеся, по мнению директора или начальника ОК, наиболее важными. Таковыми часто становятся записи об увольнении, в которых отражены причины разрыва рудового договора. К примеру, сотрудник нарушил рабочую дисциплину и был уволен, о чем в трудовую книжку была внесена соответствующая информация, подтвержденная подписью руководителя и печатью компании. Подчиненный же, недовольный решением, может попытаться исправить сведения. При наличии голографической эмблемы сделать это будет проблематично, поскольку при отклеивании пленки часть узора остается на листке бланка.

Кто может наклеить

Согласно ст. 66 ТК РФ вся ответственность за ведение, заполнение и сохранность трудовых книжек лежит на работодателе. Личным приказом он может назначить должностное лицо либо делегировать свои полномочия конкретному сотруднику. В результате вносить изменения и подписывать имеют право как руководитель компании, так и признанный им представитель. На практике же ведением бланков занимается кадровое подразделение. Любой из его служащих вправе прикрепить наклейку в трудовой книжке, а вот куда клеить, уже укажет начальник.

Таким образом, ответственность лежит как на руководителе предприятия, так и на назначенном исполнителе. Приказ же становится объектом внимания во время проверки со стороны соответствующих служб.

Где можно взять

Голографические элементы действующего образца выпускаются исключительно для снижения риска фальсификации сведений в трудовых книжках. Поэтому они реализуются в виде вкладышей к основному документу. Отдельно купить стикеры невозможно, так же как и заказать в печатных учреждениях. Единственным вариантом приобретения голографических эмблем является покупка чистых экземпляров книг. Но и в этом случае изготовлением и продажей документов подобного типа могут заниматься не все организации, а только те, у которых:

• имеется договор с Гознаком или его официальными представителями.
• есть право производить полиграфическую продукцию защищенного типа и бланки строгой отчетности.

Прежде чем обращаться в какую-либо компанию с целью приобретения трудовых книжек, рекомендуется посетить сайт ФГУП, и ознакомиться с полным перечнем распространителей данной продукции.

Куда нельзя прикреплять

Поскольку порядок применения защитных элементов нового образца законодательно не регулируется, следует обозначить места в трудовой книжке, куда клеить голограмму не рекомендуется ни при каких обстоятельствах. Это области, охватывающие две полные строки, где содержатся:

• данные об образовании;
• сведения о профессии и специальности.

Нормативно – правовая база, регламентирующая применение голограммы

Нормами статьи 65 ТК РФ на законодательной основе устанавливается необходимость при устройстве на работу предъявление со стороны кандидата на вакантную должность трудовой книжки, если он уже раньше имел опыт работы в других организациях.

В случае отсутствия трудового стажа, либо утери документа, по заявлению вновь принимающегося сотрудника, законодатель обязывает оформление нового бланка трудовой книжки на имя работника именно данной организацией.

При этом ссылок на то, что трудовая книжка должна иметь дополнительную защиту, кроме той, которая имеется изначально при изготовлении бланков, согласно 46 пункта Правил № 225, в законодательстве нет.

Кроме вышеупомянутого письма, датированного 27 января 2008 года, не имеющего никакой регистрации и соответствующего номера, в котором производитель бланков и дополнительных к ним голограмм дает пояснения их применения, на законодательном уровне обязательного наличия не предусматривается.

Все требования, предъявляемые к оформлению и ведению трудовых книжек, изложены только в Трудовом кодексе РФ и Правилах № 225(от 16.04.2003 г.).

Дополнительно разработана более детальная Инструкция по заполнению трудовых книжек № 69 на основе Правил, также не имеющая никаких упоминаний о необходимости применения голограммы.

То есть, помимо информационного письма, не имеющего никаких правовых основ, по поводу использования голограммы нет упоминаний больше нигде.

Виды трудовых книжек и обеспечение их защиты

Сегодня можно встретить четыре вида бланков трудовых книжек. Все они являются действующими. К ним относятся:

1. Книжка 1938 года.
2. Книжка 1974 года.
3. Книжка колхозника 1975 года.
4. Современная книжка 2004 года.

Ни в одном нормативном акте не прописано, что книжки должны заверяться с помощью голограмм, то есть данный элемент защиты не является обязательным, и за его отсутствие работодателя или работника не накажут.

В то же время, обеспечение защиты сведений является актуальным, что следует и из п. 27 Постановления № 225, согласно которому любые изменения в книжке не допускаются – возможно только внесение в установленном порядке корректировок неверных записей.

Одним из действенных способов защиты сведений является наклейка голограмм. Это наклейка, которая вклеивается в документ. Аккуратно удалить ее и внести несанкционированные исправления, например, в подпись, не получится, соответственно любой человек сможет легко обнаружить внесенные изменения.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России, доб. 453