Как повысить продуктивность сотрудников? 9 проверенных способов

21 метод повышения личной эффективности

Успешный управленец, автор множества мотивационных книг, Брайан Трейси начинал свой жизненный путь с должности неквалифицированного рабочего, поскольку он родился и воспитывался в довольно бедной семье, и добиваться успеха ему пришлось, рассчитывая только на свои собственные силы и волю.

Методы повышения личной эффективности позволили ему уже в двадцать пять лет стать руководителем младшего звена. На этом Брайан Трейси не остановился, и продолжил работу над собой, защитив диплом, выучив несколько иностранных языков, создав множество и компаний и став консультантом, к услугам которого прибегало в общей сложности более тысячи самых разных организаций.

Поделившись в своей книге с читателем 21-м методом повышения личной эффективности, автор отмечает, что их следует применять в зависимости от обстоятельств, способностей человека, умело их сочетать, и никогда не останавливаться на достигнутом.

Методы повышения личной эффективности предполагают развитие привычки человека к успеху. Она создает положительный эмоциональный фон, и каждый, кто выполнил хотя бы самую маленькую цель, получает прилив жизненных сил, вдохновляющий к дальнейшим действиям.

Человек должен твердо выработать привычки

• доводить до победного конца каждое начатое дело;
• отрабатывать свои действия по достижению целей до совершенства;
• упорно заниматься, не делая себе никаких поблажек.

Согласно методике Брайана Трейси, человек призван превращать список целей в план действий, определяя тем самым не только то, что ему хочется, но и то, как этого добиться. План можно составить в виде геометрических фигур-задач, между которыми наметить стрелками порядок очередности выполнения, следования и взаимодействия. Тогда человеку будет намного легче продумать, как согласовать между собой все поставленные задачи.

Методы повышения личной эффективности по Брайану Трейси, а их всего 21, приведены в следующем списке.

Составление списка целей, с обязательной расстановкой приоритетов.
Ежедневное, еженедельное и ежемесячное планирование.
Определение первостепенных задач.
Нацеленность на результат.
Отсрочка выполнения малозначимых задач.
Разделение всего намеченного на категории: важно, нужно, желательно и не обязательно.
Анализ уже достигнутого, и его объективная оценка.
Разделение жизнедеятельности на сферы, и определение трех самых главных задач в каждой из них.
Тщательная подготовка направленной деятельности.
Постепенное прохождение всех намеченных этапов.
Занятия, направленные на самосовершенствование.
Использование своих персональных способностей.
Объективное определение собственных недостатков, и постоянна борьба с ними.
Выработка самодисциплины.
Организация внутренних сил.
Стимулирование своей деятельности.
Отказ от использования компьютера хотя бы на один день в неделю.
Разбивка сложной задачи на части.
Экономия времени.
Незамедлительность при выполнении полученных задач.
Работа над единственной задачей.

Упорный труд Брайана Трейси над собой привел его на вершину славы и успеха, и теперь он может утверждать, что его жизнь удалась. Стремление научить миллионы других людей, как добиваться намеченных целей, верить в свои силы и радоваться результатам своего развития побудило его написать множество книг, в которых автор поделился своим опытом и дал ряд практических советов. Слушая его лекции и выступления, человек понимает, что в своей жизни он может добиться гораздо больше, чем ему кажется, и приступает к реализации своих целей и замыслов.

Как выработать у человека высокую эффективность

Понятие высокой личной эффективности не является объективным фактором. Формирование ее начинается еще в школьном возрасте, именно тогда, когда ребенок начинает расставлять приоритеты. В период с 19 до 25 лет человек более всего способен повысить личную эффективность. Это не означает, что после 25 лет ничего с ней сделать невозможно, просто в этом промежутке повысить свою продуктивность проще всего.

Соотношение работы и отдыха

Важно! Наиболее высокую продуктивность показывают люди, которые правильно распределяют нагрузку в течение всего трудового дня. Наука давно ставит под сомнение длительность рабочего дня, равную 8-ми часам

Идеальная продуктивность достигается при 52-х рабочих минутах, затем 17-ти минутном отдыхе. То есть в первые 52 минуты рабочего дня была показана самая высокая концентрация внимания на выполнении поставленной задачи, потом мозг начинает требовать передышки. 17 минут вполне хватает для того, чтобы человек отдохнул, сбросил напряжение и с новыми силами приступил к завершению начатого

Наука давно ставит под сомнение длительность рабочего дня, равную 8-ми часам. Идеальная продуктивность достигается при 52-х рабочих минутах, затем 17-ти минутном отдыхе. То есть в первые 52 минуты рабочего дня была показана самая высокая концентрация внимания на выполнении поставленной задачи, потом мозг начинает требовать передышки. 17 минут вполне хватает для того, чтобы человек отдохнул, сбросил напряжение и с новыми силами приступил к завершению начатого.

Почему важно следить за эффективностью сотрудников

Повышение эффективности сотрудников — одна из основных задач любого руководителя или владельца бизнеса. При правильной организации труда можно извлечь максимум пользы из привычных условий. Продуктивная работа позволяет улучшить бизнес-результаты и снизить затраты.

Менеджеры знают, как сложно бывает повысить продуктивность команды. У каждого сотрудника свои взгляды и особенности темперамента, поэтому этот процесс редко проходит без столкновений и недопонимания. При этом результат стоит затраченных усилий: эффективная команда дает бизнесу массу преимуществ.

Увеличение прибыли

Когда ваши сотрудники работают эффективно, ваши эксплуатационные расходы уменьшаются, стоимость производства товаров или услуг снижается, а доходы растут.

Улучшение рабочей обстановки

Когда у сотрудников низкая продуктивность, обстановка в офисе становится гнетущей. В результате работники могу начать обновлять свои резюме в поисках более интересных предложений. Мотивированные сотрудники, которые эффективно выполняют свою работу, создают вокруг себя позитивную рабочую атмосферу.

Создание тренда внутри команды

Увлеченные работники не только создают благоприятную обстановку на работе, но и задают тон коллегам. Если ваши сотрудники работают эффективно, остальные невольно стараются им соответствовать. Если в такой коллектив придут новые люди, руководителю даже не придется говорить о стандартах производительности — коллеги станут для них лучшим примером для подражания.

Профессиональный рост сотрудников

Мышцы растут, когда человек растягивает их до предела, вызывая распад мышечного белка. Это запускает процесс его синтеза, в результате которого поврежденные волокна заменяются вновь образованными нитями.

Профессиональный рост устроен похожим образом. Когда ваши сотрудники работают эффективно, они действуют на пределе своих возможностей и получают новые навыки, которые делают их более квалифицированными и опытными.

Увеличение вовлеченности

Эффективные работники лучше выполняют свои обязанности и быстрее достигают поставленных целей, повышая успешность бизнеса в целом. Кроме того, при высоком уровне вовлеченности сотрудников компании легче привлекать и удерживать талантливых специалистов.

Фото: Unsplash

В чем плюсы обновленного формата

На совместных встречах обычно берет слово один из ключевых сотрудников, остальные адресуют ему вопросы в режиме общего чата, причем желающие могут делать это анонимно.

Спикер же, фильтруя запросы по темам, выбирает наиболее популярные и сразу же дает ответ устно или позже письменно, при этом ни одна действительно важная тема не останется без отклика. Мы могли бы модерировать вопросы, удаляя нежелательные, но придерживаемся открытого и честного диалога, даже если он затрагивает болезненные темы.

Возможность действовать анонимно пробуждает желание критиковать, однако наиболее остро стоящие вопросы обычно горячо поддерживаются остальным коллективом, тогда как при несогласии с высказыванием одного из участников оно просто остается без поддержки, поэтому на встречах «проявляется» только то, что действительно важно для команды. Свежий пример из нашей практики: мы увидели, что на онлайн-встречах люди чаще всего поднимают тему начисления бонусов за дополнительную нагрузку (причем делают это анонимно) и занялись этим вопросом, не дожидаясь отдельных заявок

Свежий пример из нашей практики: мы увидели, что на онлайн-встречах люди чаще всего поднимают тему начисления бонусов за дополнительную нагрузку (причем делают это анонимно) и занялись этим вопросом, не дожидаясь отдельных заявок.

Фото: Unsplash

Вообще, мы каждый раз отмечаем всплеск активности именно на таких собраниях, тогда как по отдельности люди гораздо реже рассчитывают на такую отдачу от коллектива… А ведь она сильнейший мотиватор! Об этом свидетельствует в том числе и исследование последних лет, проведенное HR-экспертами Proaction: быстрая обратная связь и эффективный тимбилдинг крайне важны для рабочей мотивации.

Методики реализации тайм-менеджмента

Для повышения эффективности использования рабочего времени применяются некоторые методики тайм-менеджмента и специальные программы, устанавливающиеся в офисе и на персональных компьютерах. С их помощью можно контролировать эффективность труда отдельно взятого сотрудника, анализировать результаты его работы.

Чтобы свободно распоряжаться рабочим временем, для начала можно воспользоваться такими советами:

Планировать предстоящий день в письменной форме. Время должно быть четко отведенным под каждое дело

Важно сохранять в списке четкую структуру.

Среди всех задач необходимо выбрать приоритетную. Все дела можно условно разбить на подгруппы: срочные и несрочные, важные и неважные

Начинать стоит со срочных и одновременно важных дел.

Все задачи за рабочее время выполняются для достижения цели. Важно перед сотрудниками или перед собой визуализировать эту цель и ежедневно отмечать, насколько компания приблизилась к ней за время работы.

Есть компьютерные программы, созданные для контроля эффективности использования времени на работе. Они проанализируют список дел и затраченное на них время. Базу данных можно настроить для любой профессии. В случае ухода с рабочего места сотрудникам придется «объяснять» программе причины своего отсутствия. В программе предусмотрен скрытый и явный режимы работы. В явном режиме сотрудник имеет доступ к своей статистике и может изучить использование рабочего времени.

Существуют отдельные сайты-таймеры, в которые можно внести план работ на день и постепенно отмечать выполненные дела. В конце дня сайт оценит результативность труда. А есть ресурсы, которые контролируют деятельность работников офиса и повышают эффективность процессов:

• Disciplina.ru – информирует начальника об используемых приложениях в компьютере в рабочее время.
• Pyrus – позволяет выявить нарушителя дедлайнов.
• DeskTime – ведет учет рабочих часов, отображает реальные дела сотрудника, его открытые программы. Программа следит за опозданиями, на ее основе можно провести грамотный расчет заработной платы.
• Planado.ru – помогает начальнику четко поставить цель и исключить ненужную самодеятельность сотрудников.

Важно помнить, что в результате повышения эффективности трудовых процессов организация будет переживать экономический подъем. Таким образом, не только увеличится прибыль сотрудников, но и появятся возможности для дополнительного отдыха.

Маленькое безумие, или главное – не переусердствовать

Руководитель небольшой, но стабильно работающей студии «Сибирикс» в Москве, изучил гору методик оценивания продуктивности сотрудников и решил внедрить в своем бизнесе справедливую оплату труда. Кстати, внедрить такую «справедливость» решили работникам, занимающимся разработкой сайтов, креативными идеями и другими направлениями IТ – технологий.  Для этого был разработан детальный план. Учитывать результативность служащих предписывалось по таким параметрам:

• Соответствие выработки часов рабочего времени запланированному.
• Ежемесячные нормативы «сбыта» услуг.
• Количество подчиненных и их оклад.
• Количество благодарностей от клиентов.
• Количество повторных заказов от «постоянных» клиентов.
• Награды за участие в конкурсах профильной направленности.
• Количество отрицательных отзывов заказчиков.
• Сумма дебиторского долга.
• Количество прочтенных книг и так далее.

Очень подробный перечень получился. Таким образом, была создана единая схема оценивания. А чтобы отработать ее на практике, было принято решение потренироваться не с реальными деньгами, а с виртуальными «фантами». В офисе расположили большую доску с изображением всех служащих. На ней при помощи значков – «фантов» – отмечались успехи и провалы каждого работника, которые учитывались при начислении зарплаты. 

Разительные перемены в коллективе произошли в течение первого часа после запуска «проекта». Лица стали хмурыми. Еще через пару дней «работы по-новому» началась ожесточенная борьба за «фанты». Дружеская атмосфера в коллективе сменилась настороженной. Спустя семь дней оценивание проекта стало занимать в пять раз больше времени, чем раньше. А между разработчиками и руководителем проекта разгорались целые баталии. 

Прошел месяц, и о помощи коллеге не было и речи. У каждого была «своя работа». Начались бесконечные конфликты. «Фанты» стали субъективным мнением руководства. Работать без «фанта» отказывались все. Напряжение в коллективе нарастало, а вот эффективность работы, наоборот, упала. На третьем месяце тестирования «проект справедливой оплаты» тихо свернули. А через полтора месяца исчезла тревожность. Все снова стали друзьями, перестали конкурировать. Количество удовлетворенных клиентов и реализованных проектов увеличилось.

Планируйте.

         Планирование —
один из основных способов поднять уровень вашей эффективности.

         Если
план отсутствует, то много времени уходит на раздумья о том, что еще необходимо
сделать.  

         Без
плана теряется самое дорогое, что у вас есть – это время.

         Ежедневно
составляйте план на следующий день. Именно он лежит в основе самоконтроля и
помогает структурированию деятельности.

         Не
думайте, что план загонит вас в определенные рамки. Вы же его сами создали и
можете в любой момент скорректировать под себя: усложнить или, наоборот,
упростить.

         Постарайтесь
более сложные и трудоёмкие дела выполнять в первой половине дня. Именно в это
время вы наиболее трудоспособны и не чувствуете усталости.

         Если
вы сможете грамотно планировать, можно умело координировать свою жизнь и
повысить свою продуктивность в работе.

Как защитить бизнес от нелояльных сотрудников

При построении современной системы отношений в организации нельзя обойтись без прочной защиты. С одной стороны, DLP-система будет психологически стимулировать сотрудника ответственно придерживаться рабочих обязанностей и улучшать социальный климат в организации. А с другой стороны – защищать бизнес от нелояльных сотрудников и инсайдеров, цель которых навредить компании, воспользоваться ее ресурсами, украсть конфиденциальную информацию.

При помощи модуля мониторинга файловых систем служба информационной безопасности создала банк данных с особо важной документацией. Система провела сканирование всех рабочих станций в сети и выявила, что эта документация хранится у пользователя, который даже не занимался данным проектом

Приведенные методы увеличения эффективности труда требует большей самостоятельности от сотрудника, а это в свою очередь усиливает важность мониторинга его деятельности. Грамотное выстраивание отношений между нанимателем и сотрудником может помочь вывести работу компании на новый уровень и повысить прибыль

Материалы по теме:

Сосредоточьтесь и концентрируйте внимание.

         Бывает часто так, что ваши мысли заняты делом, а к вам в самый неподходящий момент кто-то обращается. И вдруг вы замечаете, что вы потеряли ход мыслей и в голове пусто.

         Для повышения уровня концентрации внимания, в первую очередь необходимо исключить влияние посторонних факторов.

         Один час полностью сконцентрированной работы приравнивается к 2-3 часам сфокусированного труда наполовину.

         Высокая концентрация внимания — важное и необходимое качество для работников интеллектуального труда, без которого трудно справиться с большим объемом информации и выполнить порученное задание на высоком профессиональном уровне

Создайте рабочую обстановку.

         Сосредоточить
внимание на важных рабочих моментах очень сложно если ваш стол захламлен и
присутствуют отвлекающие факторы.          Уберите
со стола все предметы, кроме необходимых вам в работе: компьютер, мышь,
клавиатура, телефон

Все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, а
необходимые разложите по папкам

         Уберите
со стола все предметы, кроме необходимых вам в работе: компьютер, мышь,
клавиатура, телефон. Все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, а
необходимые разложите по папкам.

         На
постоянной основе не реже 1 раза в месяц проводите ревизию и выбрасывайте все
ненужное со стола.

         Если
мешают посторонние звуки или разговоры коллег, наденьте наушники.

         Ваше
рабочее место должно быть организовано так, чтобы оно помогало концентрации и
не мешало работе.

Недельное планирование

Перед началом рабочей недели составьте план по дням:

1. Определите задачи, которые нужно выполнить на неделе (выберите из To Do List).
2. Распределите задачи по дням недели и назначьте время выполнения.
3. Прочие задачи расположите вокруг ключевых дел в неопределенное время.
4. Оставьте 40 % свободного времени в рабочем расписании.

Изучите собственные биоритмы и найдите время, когда вы максимально эффективны

Это важно понимать, чтобы планировать важные дела на время пика собственной активности. Планирование недели и дня особенно важно для удаленных работников и для людей, работающих на себя

Повышение производительности труда персонала и ее основные показатели

Ведущие компании на рынке постоянно внедряют и усовершенствуют программы по повышению производительности труда персонала, разрабатывают ряд соответствующих мероприятий, практикуют схемы материального поощрения сотрудника для достижения поставленных целей и ориентированности на результат. Резервный рост производительности труда сотрудников учитывает факторы роста общих ресурсных возможностей компаний.

Основными факторами, что влияют на повышение труда персонала являются следующие:

• внедрение в производство новых технологи, его модернизации и автоматизация (соответственно резервов трудоемкости требуются значительно меньше);
• усовершенствование организационной структуры на фирме, контроль менеджмента производства и эффективное управление рабочим временем сотрудников;
• постоянное повышение практических навыков и квалификации наемных работников, правильное в количественном числе соотношение управленческого персонала к производственному и т.д.

Существуют и другие факторы, что влияют на общую производительность труда персонала:

• Экономические и организационные (подразумевают правильность общей экономической организации персонала, внедрение управленческих технологий в процессе производства).
• Технические и материальные (включают эффективность работы материально-технической базы).
• Психологические и социальные (морально-психологические условия работы, соответствующие уровни подготовки и квалификации, демографический показатель – соотношение мужчин и женщин в коллективе, их возраст и т. д. Это тоже прямо влияет на комфорт в работе и соответственно общую производительность работы трудовых ресурсов).

Важными показателями в производительности труда персонала являются следующие:

• Средний показатель выработки продукции за час – показывает количество изготовленной продукции за единицу времени – час. Берется только фактически затраченное время, не учитываются паузы или простои сотрудников.
• Количество изготовленной продукции за день (средний показатель дневной выработки) – этот показатель характеризует эффективность работы персонала за один рабочий день.
• Общее количество изготовленной продукции за один месяц – характеризует общую эффективность работы персонала (сюда же включаются и трудовые резервы) за один рабочий месяц.

Самым эффективным вариантом для повышения производительности работников – уменьшение трудоемкости, а это в свою очередь, уменьшает количество затраченного времени на изготовление одной единицы продукции.

Соответствие интересов

В странах с высокой производительностью труда квинтэссенция эффективного управления сосредоточена в четком подчинении нижестоящих в иерархии работников вышестоящим, что обеспечивает дисциплину и порядок.

Для создания аналогичной организационной культуры очень важно привести в соответствие интересы предпринимателя как работодателя и наемного работника как исполнителя по принципу: что выгодно предпринимателю, выгодно и наемному работнику, и наоборот. Теория интересов определяет, что в аналогичных ситуациях интересы совпадают, одинаковые интересы не зависят от свойств личности

У людей могут быть разными и уровень интеллекта, и уровень сознательности, а интересы — одинаковые. Чувство голода, опасности — одинаковы для разных людей. В одинаковых ситуациях — одинаковый интерес. Через выстраивание системы интересов можно сформировать систему коллективного мышления.

С учётом общности интересов выстраивается рациональная модель трудовых отношений (рис.1). Её задача — обеспечить высокий уровень трудовой, производственной и исполнительской дисциплины на каждом рабочем месте за счет правильного регулирования трудовых отношений и использования эффективной системы оплаты труда.

светлый прямоугольник — унифицированный трудовой договор, базирующийся на эффективной системе оплаты труда розовый — типовая инструкция линейному руководителю по управлению персоналом, построенная в точном соответствии с эффективной системой оплаты труда

Рис. 1. Рациональная модель трудовых отношений

Составные части рациональной модели трудовых отношений:

• унифицированная тарифная система;
• унифицированная результирующая система;
• система участия персонала в доходах (прибылях).

При выстраивании этой модели реализуются следующие принципы регулирования трудовых отношений:

• единоначалие;
• неукоснительное подчинение каждого работника своему непосредственному начальнику;
• строгая дисциплина и порядок;
• единые правила сотрудничества для всего персонала;
• соответствие денежного вознаграждения затратам труда.

Рациональная модель трудовых отношений отвечает на вопросы: как нужно трудиться, как работникам строить отношения с руководителями и коллегами, как оплачивается и стимулируется труд, как линейным руководителям правильно управлять подчинённым персоналом.

Параллельно с этой моделью выстраивается организационная система управления (рис.2), задача которой — обеспечить рациональное движение всех материальных и информационных потоков в рамках всего предприятия за счёт правильной постановки планирования, организации труда и контроля.

Рис. 2. Структурная схема организационной системы управления

Составные части организационной системы управления:

• тщательно проработанная структура управления;
• Положения о подразделениях и должностные инструкции;
• штатно-должностное расписание;
• маршрутные карты движения документооборота;
• формы документов, необходимых для выполнения всех процедур данного документооборота.

Организационная система управления выстраивается на основе своих принципов: горизонтальное и вертикальное разделение труда; централизация управления; скалярная цепь подчинения в иерархии и отвечает на вопросы: кто, что, как и когда должен делать на предприятии для выполнения её целей и задач.

При запуске механизмов организационной системы управления и рациональной модели трудовых отношений начинает меняться коллективное мышление, поскольку правила едины для всех, интересы — абсолютно идентичны. В результате вектор усилий каждого работника перестраивается в том же направлении, что и вектор усилий всего предприятия. И уже благодаря коллективному давлению на нерадивых работников завершается перестройка коллективного мышления. Наступает автоматическое отторжение коллективом тех, кто не хочет работать на общий результат. При этом новое коллективное мышление, используя методы коллективного давления, поддерживает рациональным поведение каждого работника.