Подготовка необходимых документов для тендера

Документы, необходимые для открытого конкурса

Подготовка документов для участия в тендере в 2016 – 2017 году регламентирована статьей 51 ФЗ №44

В данном случае важно, чтобы содержание и оформление документов отвечали требованиям, которые прописаны в тендерной документации, а также в извещении о закупке. Здесь будет иметься информация о месте и времени приема заявок

Заявка должна включать опись документов. При этом у заказчика нет прав требовать от участника документы, которые не оговорены статьей 51 ФЗ №44. Участник, который подает заявку, должен предоставить:

1. фирменное наименование и название – для юридических лиц, включая юридический и фактический адрес вместе с индексом. ФИО, место жительства, данные паспорта, а также номер телефона – для физического лица;

2. выписка из ЕГРИП (для ИП) или ЕГРИП. Также это может быть нотариально заверенная копия. Физическим лицам будет нужно отправить документы, которые удостоверяют личность;

3. документы, которые подтверждают соответствие компании требованиям заказчика (лицензии, сертификаты и тому подобное);

4. доверенность на право подписи документов для тендера: приказ об избрании или назначении на должность и так далее;

5. копии учредительных документов;

6. коммерческое предложение: фирма-производитель, страна, объем, цена предлагаемого товара и тому подобное;

7. если у заказчика имеются конкретные требования к качеству услуг или товаров, то участнику будет нужно предоставить документальное подтверждение того, что он способен выполнить условия;

8. может потребоваться обеспечение заявки: это банковская гарантия или подтверждение перечисления денег.

У участника появляется ответственность за подлинность отправляемых документов, так как они подписываются, нумеруются и прошиваются.

Документы для индивидуального предпринимателя регламентируется статьей 30 ФЗ № 44.

Особенности подаваемых документов

При проведении тендера Документооборот регулируется Федеральными законами:

1. ФЗ №223 – закупки компаний, которые имеют государственное участие;

2. ФЗ №44 – государственные торги.

Регламентирование закупок частных компаний не осуществляется, поэтому перечень документов в указанном случае может быть различным.

В общем, список документов необходимых для отправки для участия в тендере в 2016 – 2017 году может состоять из двух частей:

1. предприятие в первой части подает заявление на участие, которое заверено печатью. Также подается коммерческое предложение, а также доказательства соответствия качества услуг, презентацию предлагаемых услуг или товаров;

2. во второй части указывается вся информация об участнике:

1) регистрационные данные;

2) лицензии, которые дают вести обозначенную деятельность;

3) государственные свидетельства и справки;

4) бухгалтерская отчетность;

5) предоставление финансового обеспечения и подтверждение предпринимательской состоятельности.

Заявление на участие должно включать согласие компании с условиями конкурса, в том числе быть оформлено на соответствующем фирменном бланке. К тому же должно быть заверение, что нет задолженностей или иных финансовых препятствий.

Все документы, которые нужны для тендера нумеруются и прошиваются, а затем вместе с описью они пакуются в конверт, он оформляется специальным образом. Чтобы все сделать правильно, следует использовать образец описи документов для тендера. В противном случае есть вероятность, что заявку отклонят.

Тендерная документация в строительных тендерах

Претендент, выявивший желание стать участником конкурса, представляет тендерному комитету:

• подписанное руководителем и скрепленное гербовой печатью (или ЭЦП, если пакет бумаг подается в электронной форме) заявление об участии в подрядных торгах, содержащее уведомление об ознакомлении и согласии с условиями их проведения, наименование, юридический, а при наличии также фактический адрес участника, его банковские реквизиты;
• копию документа, подтверждающего внесение задатка;
• банковскую гарантию;
• справку о заключенных за последний год контрактах с указанием их ключевых условий;
• перечень субподрядчиков, иностранных партнеров;
• оферту.

Последний пункт требует разъяснений. Оферта – это термин, заимствованный из римского права. По ГК РФ так называется любое бизнес-предложение или приглашение к заключению сделки. Тот, кто сделал его, называется оферентом; заказчик строительных работ, принявший предложение, считается акцептантом. Термины применяются организаторами тендеров и фигурируют в МДС.

Оферта имеет юридические последствия. Участник, подавший заявку, тем самым:

• принимает ответственность за правильность ее составления: неточности или ошибки могут служить поводом для отклонения без рассмотрения по существу;
• соглашается со всеми условиями, высказанными заказчиком;
• подтверждает, что обладает финансовой и организационной возможностью выполнить заказ в случае победы.

Сведения о претенденте как часть оферты

Первая составляющая предложения характеризует самого участника конкурса. Тендерная документация на строительство включает:

Как составлять тендерную документацию?

Подготовка тендерной документации является очень важной частью проведения конкурсных торгов. Так как грамотно составленная тендерная документация – это уже половина успеха тендерной кампании

Как же грамотно составлять ее?

В тендерной документации обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество организатора тендера, его полный почтовый адрес, рабочий телефон, а также факс и адрес электронной почты, безусловно, если таковые имеются

Также важно указывать точное место получения, способ получения (почтой, нарочным и т.д.) тендерной документации и ее стоимость

Все проверяющие органы требуют наличие проекта договора или списка требуемых условий. К тому же в тендерной документации должна быть представлена методика оценки предложений по балльной системе.

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Перечень включает базовый пакет документов, аналогичный тому, что требуется поставщику для аккредитации на любой электронной площадке (подробнее об этом мы писали, например, в статье «Как пройти аккредитацию на РТС-тендер»). А также следующую информацию:

• соответствие участника требованиям, которые указаны в п.1 ч.1 ст.31 (свидетельство СРО, лицензии, аттестаты аккредитации и др.), в ч.2, ст.31, в постановлении от 4 февраля 2015 г. № 99
  (копии контрактов, актов, подтверждающих опыт выполнения работ и др.), а также декларации о соответствии п. 3-9 ч. 1 ст. 31;
• соответствие участника или товара условиям, запретам и ограничениям ст. 14 (сертификаты СТ-1, акт ТПП и др.);
• соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ (регистрационные удостоверения);
• получение преимуществ в соответствии со ст. 28-29 (отображаются в уставе и выписке из гос. реестра);
• добросовестность участника (ст. 37);
• заявка на участие в тендере (внесение обеспечения заявки, квалификация, предложение в отношении объекта закупки, цену единицы товара (для участия в конкурсе);
• ИНН не только участника, но и (при наличии) учредителей, директора.
• декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства (СМП) или социально ориентированным некоммерческим организациям (СОНО);
• согласие на поставку товара или выполнение работ и (или) конкретные показатели товара с наименование страны происхождения.

Поставщику понадобятся документы для тендеров, образцы которых можно скачать ниже.

Стоит ли участвовать в госзакупках, или там нет перспектив

Достаточно найти подходящего заказчика, предложить ему нужный товар и получить за это деньги.

В нише тендеров конкуренция значительно ниже, чем в классическом бизнесе. Много тендеров признаются несостоявшимися, просто потому что заявку никто не подал или подал один участник, который и выигрывает его. Это значит, что у вас больше шансов стать победителем тендера и хорошо заработать, чем, если бы вы открыли продуктовый магазин в своем районе, где их и так много.

Есть и высоко-конкурентные ниши в госзакупках, где на одну заявку претендуют 7-8 участников.

Конкуренция зависит от «понятности» ниши для участников. Чем более простой товар (канцтовары, мебель), тем больше желающих попробовать свои силы в тендерах. Если речь идет о товаре узкой спецификации (например, оборудование для нанесения полиуретана), конкуренция будет ниже.

Перспективы участия в тендерах, безусловно, есть. Это огромный рынок. И динамика его такова, что с каждым годом объем средств, выделяемых государством на закупки, растет. В 2017 году на закупки было затрачено 7,5 трлн. рублей, в 2018 – 8,3 трлн. рублей, в 2019 эта сумма составила 9,8 трлн. рублей.

В корпоративных закупках динамика идет на спад: 2017 – 26 трлн. руб., 2018 – 17 трлн. руб., в 2019 – 14 трлн. руб. Снижение объемов финансирования связано с тем, что не обо всех проведенных тендерах публикуется информация в ЕИС.

Статистические данные по коммерческим тендерам аналогичны корпоративным закупкам и даже превосходят их.

Часто новички, в особенности те, кто ищет быстрый заработок, уходят с тендеров после первой неудачи. На рынке работают только те, кто пришел сюда надолго и серьезно подходит к этому вопросу. Если вы решительно настроены, с большой долей вероятности займете свое место на рынке и будете получать доход.

Мифы о тендерах

О тендерах есть несколько устойчивых мифов. Давайте обсудим самые распространенные из них.

Миф 1. Все тендеры заказные

Закупки на небольшие суммы (до 3 млн. руб.) не корумпированы. В них на общих основаниях может принять участие любая компания, поскольку заказчикам нет смысла портить репутацию или лоббировать интересы одной конкретной компании-исполнителя, поскольку сумма «благодарности» за такую «услугу» будет не слишком велика.

В закупках свыше 10 млн. рублей уже есть вероятность договоренности между участниками и заказчиками. Однако, внедрение электронной системы усложнило гарантию победы какому-либо конкретному участнику, в котором «заинтересован» заказчик.

Миф 2. Тендеры проводятся под уже выполненные работы

Такой подход практиковался раньше, но с учетом того, что заказчикам могут урезать финансирование или не выделить средства на какую-либо конкретную покупку, эта схема усложнилась.

Такие тендеры встречаются крайне редко, поскольку все закупки проводятся в электронной форме и гарантировать, что выиграет та компания, которая уже выполнила работы, крайне сложно. Это сопряжено с рисками для обеих сторон.

Миф 3. Принимать участие в тендерах могут только крупные компании

Он существует еще с тех времен, когда заказчики проводили закупки только у «своих» компаний. Сегодня принимать участие на общих основаниях могут все желающие. Многие тендеры не требуют опыта участия в закупках, поэтому пробовать свои силы в них могут и маленькие компании или ИП.

Миф 4. Тендеры – это сложно

Тендеры – не высшая математика или ядерная физика. От участников требуется понимание механизмов закупок, минимальный опыт участия. У многих участников нет даже юридического или экономического образования, однако они успешно показывают себя в закупках и хорошо зарабатывают.

Миф 5. Для участия в закупках нужно много финансов

В ЕИС вы увидите, что закупки проводятся на разные суммы, начиная от 1 000 и до 1 000 000 000 рублей. Вы всегда можете выбрать тот тендер, участие в котором вам по карману.

Миф 6. Все ниши заняты

Мы уже говорили с вами, что много закупок признается несостоявшимися, поскольку по ним вовсе не было заявок. Это говорит о том, что в нише не нашлось ни одного участника и она абсолютно свободна.

Много исполнителей в конкурентных нишах, таких как строительство, ремонты, заправка картриджей, продажа канцелярских товаров. Однако и здесь часто бывает так, что в одной закупке поучаствовало сразу 10 компаний, а другая аналогичная закупка осталась без внимания. Это связано с тем, что у компаний, которые на регулярной основе участвуют в тендерах, заканчиваются оборотные средства или ограничены ресурсы.

1.8. Тендерная документация утверждается заказчиком.

1.9. Разработка тендерной документации оплачивается заказчиком (инвестором):

по вновь начинаемым стройкам — за счет средств, предусматриваемых по целевому назначению в сводных сметных расчетах (сводных расчетах) стоимости строительства по гл. 12 «Проектные и изыскательские работы»;

по незавершенному строительству при отсутствии подрядчика — за счет резерва средств на непредвиденные работы и затраты, имеющегося в распоряжении заказчика, а также экономии лимита по другим статьям сводного сметного расчета (сводного расчета) стоимости строительства, образованного в результате его пересмотра.

При проведении торгов на проектные инженерно-изыскательские работы и отсутствии сводного сметного расчета (сводного расчета) стоимости строительства финансирование может осуществляться за счет целевых средств, предусмотренных в федеральной или региональной программе проектирования, с последующим отнесением затрат в счет разработки предпроектной или проектно-сметной документации соответствующей стройки.

Стандартный пакет документов

Участие бизнесменов в государственных закупках очень прибыльное дело и может принести немалую пользу. Но чтобы быть допущенным к участию в торгах, необходим соответствующий пакет документов. Какие нужны документы для участия в такого рода аукционе, можно узнать непосредственно у их организаторов. Или же зайти на сайт организатора и ознакомится с перечнем в электронном виде. Но, как правило, перечень документации остается в определенных рамках.

В этот стандартный пакет документации входят:

• заявка, подтверждающая желание бизнесмена участвовать в аукционе. Делается на каждого участника и обязательно входит в пакет документации. Оформляется в соответствии с установленными требованиями. Пример заявки можно просмотреть в электронном виде. В соответствии с требованиями заявка должна содержать подпись и печать исполнительного органа;
• пакет документов, подтверждающий законную деятельность фирмы.

Обычно в перечень документации на фирму, как участника аукциона, входят следующие документы:

• выписка из госреестра. Выдается участнику как юридическому лицу. Нужно предъявлять оригинал и нотариально заверенную копию. Между ними должно быть полное соответствие. Подтверждающий факт годности выписки является дата оформления. Она должна быть выдана не раньше полугода с момента объявления о предстоящем аукционе;
• копии для всех учредительных документов, подтверждающие деятельность фирмы;
• предложение от участника, а также условия выполнения контракта;
• опись предоставляемой документации. Заверяется руководителем фирмы-заявителя;
• список лиц, которые уполномочены от имени заявителя на определенного рода действия;
• заверенные нотариусом копии приказов о назначении ответственных лиц — копия приказа о том, что было проведено назначение лица на должность главного бухгалтера;
• выписка из ЕГРЮЛ. Она должна быть взята не более чем за две недели до подачи пакета на регистрацию;
• справки, подтверждающие соответствие квалификации участника;
• копия устава фирмы-заявителя;
• копия свидетельства касательно того, что юридическое лицо находится на налоговом учете;
• свидетельство, которое подтверждает наличие у заявителя необходимого опыта для исполнения условий тендера;
• справка, выданная банком и подтверждающая платежеспособность участника торгов;
• справка, выданная налоговой. Он должна подтверждать отсутствие у заявителя задолженности по платежам;
• копии всех бухгалтерских отчетов. Нужно подавать отчеты за последние три отчетных периода. На них, в соответствии с требованиями, должна стоять отметка от налогового органа;
• копии иных бумаг, имеющих отметку налогового органа. Эти бумаги должны отражать расходы и доходы за прошедшие последние три отчетных периода.

Такие документы для участия в тендерах следует подготовить обязательно. Они и являются стандартным пакетом

Но он, в зависимости от важности и/или специфики тендера, может дополняться. Узнать, какие необходимы документы – это полбеды

Какие необходимы документы для каждого конкретного аукциона можно спокойно узнать в электронном виде на сайте организатора. Но нужно их еще и правильно подготовить. Неправильно подготовленные документы для участия в тендере сделают дальнейшие действия бизнесмена бессмысленными, так как к аукциону он просто не будет допущен. Правильно оформленная документация является непреложным залогом, подтверждающим право участника на принятие участия в торгах.

Подготовка документов для тендеров представляет собой серьезный и очень ответственный процесс. Чтобы подготовка документов к тендеру прошла успешно, необходимо четко ориентироваться в сути вопроса.

В подготовленной документации должна содержаться следующая информация:

• данные о предмете аукциона;
• характеристики работ/услуг или товаров;
• условия контракта;
• основные требования, предъявляемые к участнику.

Все эти документы для тендера обязательно необходимы

Поэтому их подготовке следует уделить особое внимание и подать организаторам в точном соответствии с выдвинутыми требованиями

Подготовка заявки на тендер под ключ в Москве

Участие в тендерах состоит из множества этапов, каждый из которых нуждается в экспертной поддержке грамотных специалистов, гарантирующих положительный результат. Подготовка заявки на участие в тендере включает в себя:

1. анализ тендера на возможность участия (оценка документов участника на соответствие требованиям Заказчика, оценка коррупционности и платежеспособности Заказчика) – это самый важный этап, от него зависит, возникнут в дальнейшем какие-либо проблемы с Заказчиком или нет;
2. изготовление электронной цифровой подписи (если процедура электронная, без электронной подписи, в абсолютном большинстве случаев, поучаствовать не получится);
3. аккредитацию на электронной площадке, на которой опубликован тендер (если процедура электронная, подать заявку, без аккредитации на площадке, невозможно);
4. предоставление финансовых услуг по обеспечению заявки и обеспечению исполнения контракта (эти инструменты помогают сохранить Ваши деньги в обороте и сэкономить на издержках от перечисления обеспечения исполнения контракта деньгами);
5. юридические консультации, связанные с участием в тендере, подписанием контракта с Заказчиком;
6. формирование заявки и подачу ее на ЭТП;
7. подготовка жалобы в ФАС в случае недобросовестных действий Заказчика (помогает устранить незаконные требования заказчика к участникам и к составу его заявки);
8. подачу запросов на разъяснение (помогает решить вопросы с Заказчиком, не доводя дело до ФАС);
9. участие в аукционе (редукционе), переторжке;
10. подписание контракта (в случае победы).

Как вы видите, грамотная поддержка на каждом из этапов подготовки заявки просто необходима. Передайте подготовку заявки в работу опытным специалистам.

Тендерное агентство в г. Москве

Компания «БКС Тендер» приглашает клиентов в наш офис по адресу: г. Москва, ул. Угрешская, д. 2, стр. 74 (территория БЦ IQ-park), мы рады принять каждого клиента и обговорить все интересующие вопросы. Мы ценим Ваше время и готовы решить вопросы по подготовке заявки посредством обмена документов через электронную почту и телефонных переговоров указанных в наших контактах.

Преимущества сотрудничества с «БКС Тендер»

• Мы готовы подготовить заявку на участие в любых видах тендеров.
• Мы используем специальные ресурсы для оценки платежеспособности и коррупционности заказчиков, оценки конкурентов, что позволяет правильно оценить тендер и значительно снизить вероятность возникновения неблагоприятных факторов при оценке заявки Заказчиком и исполнении контракта победителем.
• Мы работаем для того, чтобы сделать доступным участие в торгах для всех. Наши тарифы разовой подготовки заявки на тендер начинаются от 5 000 рублей. У нас нет скрытых платежей. Клиент получает все сразу и под ключ. Отдельно выставляется счет только за электронную подпись (при необходимости) и банковские услуги (при необходимости – счет выставляется банком).
• Мы участвуем в закупках во всех регионах России без ограничения.
• Мы стремимся сделать участие в тендерах максимально выгодным и комфортным! Попробуйте и Вы!

Таблица цен

Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.

Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.

Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:

• Расходы, полученные после сертификации, процедуры страхования и транспортировки товара к указанному месту назначения.
• Все налоговые выплаты, пошлины и другие виды обязательных платежей и сборов, которые предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации.
• Другие составляющие цены, которые потенциальный поставщик считает нужным включить в итоговую цену товара.

Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.

Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.

Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.

Сделки на конкурсной основе (организация тендера)

Хорошим решением может стать выбор поставщика на конкурсной основе: из нескольких конкурентных предложений можно выбрать для себя наиболее выгодное (по денежным и временным затратам, качеству продукции, работ…). Причём кандидатов на то, чтобы стать поставщиками, уже может отбирать не сам заказчик, а третья сторона — организатор конкурса. Прежде, чем допустить потенциальных поставщиков к конкурсу, организатор торгов предварительно проверяет их учредительные документы, деловую репутацию, разрешения (лицензии) на осуществление того или иного вида деятельности (если это предусмотрено условиями конкурса) и т.д. Существует реестр недобросовестных поставщиков (чёрный список), в который попадают компании, не выполнившие, например, своих обязательств по заключенным договорам с заказчиками. Наличие в общем доступе такого чёрного списка приводит к тому, что компании-поставщики стремятся выполнять свои обязательства и условия контрактов, чтобы сохранить свою репутацию и иметь допуск к будущим тендерам.

У каждого тендера (конкурса) есть организатор. Это либо сам заказчик (компания-потребитель) товаров и услуг, либо специальная компания, которая сама не приобретает и не получает продукцию и услуги, но помогает поставщикам и потребителям «найти друг друга» на конкурсной основе. Такими непотребительскими (или независимыми) организаторами, в частности, являются торговые площадки. Организаторы могут отбирать не только поставщиков, но и заказчиков, проверяя также их репутацию, благонадежность, иногда и платежеспособность, тем самым страхуя и поставщиков от возможных рисков при сделках со случайными заказчиками.

Участники тендера (кроме самого заказчика и организатора) — это компании-поставщики — юридические лица или ИП, изъявившие желание участвовать в конкурсе и удовлетворяющие определенным требованиям — условиям конкурса, которые устанавливаются, преимущественно, заказчиком и, в меньшей степени, организатором. Такими участниками могут быть: поставщики товаров, производители продукции, разработчики (проектной документации или ПО, например), поставщики услуг (связи, обучения, строительных, монтажных, охранных, медицинских и прочих услуг).

Услуги сопровождения торгов

Этапы тендерного сопровождения Заказчика «под ключ»:

• Выявление существенных признаков предмета договора, предлагаемого на торги

• Подбор процедуры торгов

• Регистрация Заказчика на эл. площадке, подготовка и размещение положения о торгах, плана закупки и иных основных документов, определяющих порядок проведения торгов конкретным Заказчиком (при отсутствии ранее проведенных торгов или неактуальности имеющихся документов).

• Подготовка тендерной документации

• Сопровождение участия в торгах, помощь в ответах на вопросы, подготовка разъяснений

• Оформление результатов тендера

• Организация заключения договора

• Подготовка форм документов по исполнению договора

• Организация и документальное оформление разрешения споров в процессе исполнения договоров (при необходимости)

Обеспечение заявки

В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.

Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.

В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.