Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Плюсы и минусы

Как видим, на государственном уровне проделана большая работа по введению ЭТК в обиход. ПФР утверждает, что она оправдана, ведь у электронных аналогов трудовых книжек множество плюсов:

1. Теперь информацию из своей трудовой книжки гражданин может отслеживать в любое время. Раньше ему пришлось бы обращаться для этой цели к работодателю, ответственному за хранение документа.
2. У работодателя отсутствует проблема хранения трудовых книжек в сейфе и ответственности за них, своевременной выдачи на руки.
3. При заполнении процент ошибок резко снижается, по сравнению с бумажным аналогом. Практически исключены опечатки, а значит, и риск штрафов при проверке Рострудом.
4. Отчисления в ПФР рассчитываются для работника автоматически, с использованием сведений из базы ЭТК.
5. Электронные сведения о трудовой деятельности, сохраненные в базе ЭТК, можно использовать для оформления пособий в соцзащите, дистанционного трудоустройства и иных подобных ситуаций. Для них ранее требовалась выписка из трудовой книжки либо сам бумажный документ.
6. Для чиновников упрощается вопрос обработки данных и контроля по ним.

Важный вопрос – безопасность данных. Постороннее вмешательство в электронную БД, ее некорректная работа могут привести к искажению сведений о стаже, о льготных периодах и других важных сведениях, участвующих в назначении пенсии. Многие работники и кадровики указывают на потенциальную опасность такой ситуации.

ПФР на своем официальном сайте неоднократно утверждал, что введение ЭТК абсолютно безопасно, система защиты сведений отличается высочайшим уровнем надежности. С другой стороны, потеря бумажной трудовой книжки, оформленной без участия электронного аналога, является реальной проблемой для работника. Восстановление требует больших затрат времени и сил.

Заполнение

Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:

• паспорту;
• документу об образовании;
• приказу.

Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:

1. На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
2. После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.

Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:

1. Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
2. Фиксируются выше новые данные.
3. Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
4. Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.

Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.

Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.

Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.

Рассмотрели все правила, как завести трудовую книжку впервые

Важно придерживаться их, чтобы документ имел законную силу. При нарушениях его заполнения требуется срочное исправление всех недочетов

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

• о сотруднике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях за успехи в работе;
• о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату записи.
3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату увольнения.
3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Как работнику получить сведения из ЭТК

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица вправе через портал Госуслуги. Сведения можно распечатать, сделать фото электронной трудовой книжки при необходимости и отслеживать изменения информации.

При необходимости сведения ЭТК будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы) и управление Пенсионного фонда России или МФЦ.

Нормативная база

2019-05-30 07:34:56
Я за традиционные трудовые книжки. Работодатели подают в ПФР достаточно отчетов из которых можно посчитать трудовой стаж работников. Мало того, что повысили трудовой возраст, так потом еще и стаж не соберешь. Это все делается что бы вообще не платить пенсию? Так сообщили бы населению и убрали пенсионные отчисления пусть каждый человек расчитывает только на себя. Лучше бы в стране навели порядок. Какое количество работающих получают зарплату из черной кассы и работодатели не платят никаких налогов, соответственно и стажа никакого у них не будет так еще и неразбериху наводите, что бы запутать совсем население и оставить без пенсии итак мало кто доживет особенно в глубинке.

2020-01-10 13:27:29
Добрый день, вопрос возникает: при приеме на работу требуем у работника сведения о трудовой деятельности, что делаем дальше: храним в сейфе? копируем?при увольнении — возвращаем работнику? как будем считать стаж для больничного вообще не понятно.

2020-01-13 06:51:42
Светлана, о чем Вы спрашиваете? О трудовых книжках? Посмотрите Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 и Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69

2020-01-28 11:22:05
В пункте 5. не опечатка Заявления в свободной форме или по рекомендуемому образцу работодатели принимают до 31.01.2020. именно эта дата 31.01.2020 или всё же 31.12.2020

2020-01-29 06:45:53
В пятом пункте написано до 31 декабря 2020 года, что есть до 31.12.2020, где Вы увидели январь?

2020-01-29 12:59:17
Полностью согласна.

2020-02-01 09:44:56
Вы мне из уведомления работнику дату написали, а я про 5 п. из оглавления статьи Что сделать работодателям, чтобы начать работать по новым правилам

Перед фразой ВАЖНО

2020-02-03 07:46:12
Верно, опечатка, 31.12.2020 извиняюсь за свою невнимательность

2019-05-30 08:42:42
Наталья, Вы много знаете людей которые уверены что доживут до пенсии? У меня среди знакомых и друзей таких нет.

2020-01-25 15:04:09
ну вообще-то 20 миллионов уже дожили, поэтому не говорите бреда, а оглянитесь вокруг- стариков больше чем молодежи.

2019-08-13 08:59:25
Официальные представители ПФР уточнили, что перевели в электронный формат сведения о стаже работников, который был у них за период с 2002 по 2005 годы….. Что касается остальных лет, информацию от страхователей ПФР не получал, поэтому и сформировать базу данных пока не может.Спрашивается: Как так то? Данные ежегодно передаются в ПФ

Так где они?а вот это вообще треш:Не исключено, что и само государство будет заинтересовано «терять» данные о трудовой деятельности граждан. Ведь при отсутствии нужного стажа в страховой пенсии отказывают, а за социальной (которая, к слову, меньше по размеру) человек может обратиться только в глубокой старости (после 68 лет с учетом утвержденной пенсионной реформы). И сейчас примеров, когда ПФР недосчитывается стажа, много, а что будет, когда данные оцифруют, и сколько граждан останутся без заработанной пенсии, предсказать сложно.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

• утерю сотрудником;
• утерю работодателем;
• порчу документа;
• внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Ответственность за непредставление сведений

Санкции за нарушение порядка и сроков сдачи СЗВ-ТД установлены Федеральным законом
от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и
КоАП РФ.

При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно
ст. 17 Закона от 01.04.1996
г. № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на
которое не представлены сведения. Дополнительно, за несоблюдение порядка
представления сведений в форме электронных документов штраф согласно той же
ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 1000 руб. 

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с
нарушением срока также грозит привлечением к административной ответственности за
нарушение норм трудового законодательства
(п. 9 ст. 1 Закона от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ).
Санкции за подобное нарушение установлены в
ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривают:

• предупреждение или
• штраф в размере от 1 000 руб. до 5 000 руб. (в отношении должностных лиц
  и ИП) и от 30 000 руб. до 50 000 руб. (в отношении организаций).

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

• Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
• Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
• Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
• Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
• При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после увольнения по собственному желанию. Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров. Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

• Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
• Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
• При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
• На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
• Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
• Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
• Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
• Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
• Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2020 году. И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета. Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера, то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по совместительству, то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала

Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.