Электронно-цифровая подпись (эцп)

Формат электронной подписи: отсоединенная и присоединенная

Отсоединенная электронная подпись имеет расширение SIG. Она не содержится в самом документе, а является отдельным файлом к нему. То есть доказательтвом подписания документа является сам файл SIG. Для проверки подлинности документа нужно будет открывать оба файла. Файл ЭП можно открыть с помощью КриптоАРМ, Mozila Thunderbird, ViPNet CryptoFile. Основной же документ будет открываться как обычно. Следует учесть, что в случае, если в документ вносятся изменения после его подписания, то файл самой ЭП SIG становится неактуальным.

Формат присоединенной ЭП содержится в самом документе. После подписания документ необходимо проверять на наличие подписи специальными программами, в которых происходило подписание — КриптоПРО PDF, КриптоАРМ, плагин КриптоПро Office Signature или программы ЭДО (например Landocs).

И в заключение представим краткую таблицу, где и какую подпись можно получить.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

• При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
• Для работы с Интернет-ресурсами;
• Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
• Для работы с внутренним электронным документооборотом;
• В удаленных трудовых отношениях.

Формируется КЭП только в удостоверяющем центре, в работу которого также входит создание ключей и сертификатов. Аккредитованный удостоверяющий центр определяет и сроки действия сертификатов. При подаче заявления на изготовления ЭЦП сотрудники УЦ создают ключи ЭП и ключи для проверки ЭП, а обо всех изменениях в работе КЭП и рисках при использовании компания уведомляет в письменном виде. Об условиях применения и обеспечении безопасности КЭП сотрудники УЦ рассказывают при получении готовой подписи.

Особенности получения КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в центрах, имеющих аккредитацию. Процесс аккредитации добровольный, а сертификат действует в течение 5 лет. Подавать заявку на проведение аккредитации могут организации, имеющие чистые активны в размере не менее 1 млн. руб., а также располагающие программным обеспечением для создания ЭП. ПО должно быть одобрено специалистами ФСБ

Еще одно важное условие: в УЦ должны работать минимум 2 сотрудника, занимающихся выдачей и созданием ЭЦП

Квалифицированный сертификат ЭЦП — это гарантия подлинности ЭП, документ, который создается при помощи ПО УЦ. Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца. Дополнительно сертификат может содержать точное название средств электронной подписи, УЦ, выдавший сертификат, ограничения в использовании ЭП и ключ для его проверки.

Для подписания официальной бумаги КЭП необходимо иметь средства криптографической защиты информации, ключ ЭП и ключ для проверки ЭП, сертификат квалифицированной ЭП.

Как оформить КЭП

Получить квалифицированную подпись можно только при личном обращении в УЦ. В офисе компании клиент заполняет заявку, а также предоставляет паспорт и ряд учредительных документов, если подпись делается для юридического лица. Если КЭП оформляется для участия в торгах, то дополнительно нужно иметь заверенную у нотариуса выписку из органов, занимающихся регистрацией ИП или юридических лиц. Выписка должна быть выдана не более, чем за 6 месяцев до обращения в УЦ.

При заказе КЭП необходимо предоставить СНИЛС, а если подача заявления осуществляется доверенным лицом, то и доверенность на выполнение операции. Если заявка заполнена правильно, то срок изготовления КЭРП не превышает 2 рабочих дней.

Как пользоваться КЭП

Использование КЭП для обеспечения ее безопасности возможно только в сферах, прописанных в сертификате

Еще одно важно условие работы с КЭП — сохранение конфиденциальности ключа. При получении подписи сотрудники УЦ дают рекомендации по неразглашению информации, касающейся закрытого ключа и сертификата

Если есть подозрение на нарушение конфиденциальности ключа — нужно незамедлительно связаться с УЦ и со всеми участниками электронного документооборота. Если работа сертификата была приостановлена или он был аннулирован, то пользоваться КЭП запрещено.

Юридическая сила КЭП

По Федеральному закону РФ 63-Ф3 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» все документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными подписанным собственноручно и могут использоваться в любых правовых отношениях. Исключения составляют лишь случаи, когда по закону РФ возможна подача документа только на бумажном носителе с оригинальной подписью.

Для чего нужна электронная подпись?

Прежде всего, такая подпись в гораздо большей степени подтверждает факт подписания документа (в данном случае, только электронного документа) определенным лицом. Обычную же личную подпись на бумажном носителе при нынешнем развитии технологий достаточно легко подделать.

Любят заявлять о подписании документов неустановленным лицом и налоговые органы, а это часто влечет за собой увеличение налоговой базы, штрафы и другие санкции. Независимая экспертиза личной подписи под значимыми документами не всегда может помочь, т.к. не во всех ситуациях позволяет подтвердить или опровергнуть факт подлинности из-за малого числа символов в подписи. Если же документ подписан электронной подписью, то сомневаться в ее авторстве уже не приходится.

Обратите внимание, равнозначной собственноручной подписи признается только усиленная квалифицированная электронная подпись. Второе преимущество применения ЭП – это защита электронного документа от его несанкционированного изменения

Бумажные документы, даже при наличии на них подлинной подписи, можно подделать или дополнить. Кроме того, они могут быть случайно повреждены, утеряны, украдены и т.д., а отсутствие бумажных документов не позволит подтвердить какой-либо значимый факт, ведь слово к делу не пришьешь

Второе преимущество применения ЭП – это защита электронного документа от его несанкционированного изменения. Бумажные документы, даже при наличии на них подлинной подписи, можно подделать или дополнить. Кроме того, они могут быть случайно повреждены, утеряны, украдены и т.д., а отсутствие бумажных документов не позволит подтвердить какой-либо значимый факт, ведь слово к делу не пришьешь.

Третья причина, по которой применение электронной подписи будет развиваться и дальше – это возможности для совершения действий или получения информации, не выходя из дома. ЭП позволяет:

• подать документы на регистрацию ИП или юридического лица;
• совершать гражданско-правовые сделки;
• получать государственные и муниципальные услуги;
• вести защищенный документооборот;
• сдавать отчетность;
• работать с банковскими документами и распоряжаться средствами на расчетном счете;
• участвовать в госзакупках, торгах и тендерах;
• осуществлять другие юридически значимые действия.

Наконец, при ведении предпринимательской деятельности в некоторых случаях без электронной подписи уже не обойтись. Так, отчетность по НДС и по работникам (если их больше 25 человек) сейчас принимается только в электронном виде.

Сдача отчетности в электронном виде и дальше будет только развиваться, ведь такой способ снижает затраты труда и времени тех, кто отчетность принимает и сдает; уменьшает число технических ошибок при заполнении форм; защищает отчетность от несанкционированного исправления или просмотра.

Ключ проверки электронной подписи: что это такое

Электронная цифровая подпись является высокотехнологичным продуктом, который призван решать 2 задачи.

• Он обеспечивает конфиденциальность и целостность документооборота, который совершается в электронном виде. Заверенные в онлайн-формате документы обладают полной юридической силой. Использование таких методов приобретает все большую актуальность в товарно-денежных отношениях.
• Также их применяют в судебных разбирательствах, бизнесе, налоговых органах.

Электронная подпись применяется для совершения документооборота
Обратите внимание! Само понятие такой подписи заключается в наборе данных, которые включают определенные реквизиты. Они бывают обязательными и необязательными.

Понятие ЭП и виды ключей

Электронная подпись представляет собой реквизит документа, который позволяет подтвердить принадлежность владельцу. С ее помощью удается зафиксировать состояние сведений в документе с момента его подписания.

В статьях законов РФ сказано, что это эквивалент подписи, которая проставляется от руки. Для нее характерна полная юридическая сила. Помимо квалифицированной, существуют такие разновидности ЭЦП:

• Неквалифицированная — делает документ юридически значимым, но только при заключении дополнительных договоров между сторонами. В них указаны правила использования электронной подписи. Благодаря этому удается доказать авторство бумаги и проследить за ее подписанием.
• Простая — не наделяет документ юридической значимостью до заключения дополнительных договоров между участниками относительно правил применения подписи. Она не обеспечивает неизменность документа с момента подписания, но дает возможность подтвердить его авторство. Использование такого варианта недопустимо при работе с государственной тайной.

Понятие ключа ЭЦП включает неповторяемую комбинацию символов, с помощью которых образуется подпись. В Федеральном законе есть и другое определение этого термина. Он выглядит как неповторяемая комбинация символов, которая связана с ключом ЭЦП. Его целью считается оценка подлинности подписи.

Каким ключом проверяется электронная подпись

Существует 2 вида ключей — закрытый и открытый. В первое понятие входит уникальная последовательность символов, которые образуют подпись. Закрытый ключ находится на ключевом носителе — токене. Его защиту обеспечивает пароль, который известен только владельцу.

Важно! После выдачи токена в центре необходимо сменить заводской пароль на свой личный и обеспечить ему тщательное хранение. Благодаря этому удастся избежать подделок

Потеря или кража устройства хранения информации может быть сразу выявлена владельцем. Это дает ему возможность своевременно отозвать сертификат. Наиболее безопасным вариантом считается хранение на смарт-карте. Ее применение подразумевает использование двухфакторной аутентификации. Потому скопировать с устройства сведения весьма сложно.

При этом токены считаются более универсальными. Это обусловлено возможностью их применения на любом устройстве, которое имеет USB-порт.

Для хранения ключей можно применять токены

Открытый ключ находится в доступе для пользователей системы. Он нужен для проверки подписи. Благодаря открытому ключу ЭЦП получатель документа имеет возможность оценить его авторство. Также это средство применяется для контроля неизменности содержания после подписания.

Оценить соответствие подписи сертификату помогает реестр, который принадлежит Единому удостоверяющему центру. Он представляет собой библиотеку, в которой присутствуют сведения обо всех криптосистемах, которые были выданы. Благодаря этому удается легко проверить подлинной ЭЦП по ее доступному ключу.

Такая технология гарантирует высокую степень защиты электронного документооборота. С ее помощью удается обеспечить безопасность элемента криптосистемы от появления подделок. За счет этого проводимые сделки не пострадают от атак мошенников.

Доступ к открытому ключу является публичным. Это значит, что им может пользоваться любой человек. Выдача такой части ЭЦП проводится удостоверяющим центром. Его функции заключаются в создании секретной части криптосистемы, пользовательского сертификата и заверении их аутентичности. Чтобы вести учет выданных сертификатов, управляющий центр ведет особый реестр.

В список задач, которые выполняются органом, входят отзывы сертификатов, которые закончили действие или были скомпрометированы. После чего организация обновляет имеющуюся базу.

Доступ к открытому ключу можно получить в реестре управляющего центра

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП

В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Сейчас каждая структура устанавливает свои требования к содержанию сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.

С момента вступления закона в силу ни один участник ЭДО не сможет ограничить признание усиленной квалифицированной ЭП на своей площадке. Ограничения можно будет устанавливать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

Изменение 2: появится новый вид организаций – доверенные третьи стороны

Доверенные третьи стороны будут оказывать определенные услуги участникам электронного взаимодействия, а именно:

• подтверждать действительность ЭП и сертификатов на момент создания документа, наличие аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
• проверять, все ли сертификаты, задействованные при подписании электронного документа, отвечают требованиям нормативных актов;
• проверять полномочия участников ЭДО;
• создавать квитанции, которые будут отражать результаты проверки квалифицированной ЭП и информацию о моменте ее подписания;
• оказывать услуги по хранению данных.

В законопроекте № 747528-7 не указано прямо, что эти услуги будут оказывать на коммерческой основе. Скорее всего, за них придется платить, если организация хочет максимально обезопасить работу с ЭП.

Доверенные третьи стороны будут получать аккредитацию и нести ответственность за неисполнение своих обязанностей или нарушение порядка исполнения функций.

Изменение 3: ужесточатся требования к УЦ

Срок действия аккредитации УЦ вместо пяти лет составит три года. Аккредитации, полученные УЦ до 01.01.2020, будут действовать до 01.01.2022. Соответственно, квалифицированные сертификаты, выданные УЦ до 01.07.2020, будут действовать до 01.01.2022.

Чтобы получить аккредитацию по новым правилам, УЦ должен отвечать более жестким требованиям:

• иметь минимум 1 млрд руб. собственных средств (капитала) или 500 млн. руб. капитала, но при этом один либо несколько филиалов или представительств не менее чем в 3/4 субъектов России;
• иметь финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам в размере не менее 100 млн. руб. (сейчас это 30 млн. руб.);
• иметь лицензию на деятельность по производству, разработке и распространению шифровальных (криптографических средств), выполнению работ в области шифрования, техническому обслуживанию средств шифрования и т.п.;
• деловая репутация директора и учредителей УЦ должна соответствовать требованиям, установленным правительственной комиссией.

Изменение 4: изменятся правила выдачи и применения ЭП

В Федеральный закон № 63-ФЗ вводят новые статьи 17.1 – 17.6, регулирующие использование квалифицированной ЭП физическими лицами, гражданскими и муниципальными служащими, индивидуальными предпринимателями, организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, а также использование ЭП в государственных информационных системах. Действие новых статей вступят в силу с 01.01.2021.

В Схеме отображено, где заявители смогут получить ЭП.

Изменения вступят в силу позже, поскольку требуют технической подготовки и модернизации IT-систем.

Анализируя сроки внедрения новых положений законодательства, действия прежних аккредитаций УЦ и выданных ими квалифицированных сертификатов, переходный период, во время которого будут внедряться изменения, продлится до 2022 года. Этого времени должно хватить для того, чтобы и УЦ, и государственные структуры, и, конечно, организации подготовились работать по новым правилам.

Отправка заявления в арбитражный суд

Правила подачи электронного обращения и требования к электронным документам, которые обязательны к исполнению, утверждены отдельным приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ под номером 252 от 28.12.2016 г. Процесс отправки обращения состоит из нескольких простых последовательных шагов.

Подготовка документа

Для начала пользователь должен авторизоваться в системе «Мой арбитр». Сделать это проще при помощи учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации.

Так выглядит личный кабинет после авторизации:

Система электронного взаимодействия позволяет подавать как заверенные образы электронного документа, так и документы в электронном виде. Следующие заявления подписываются только КЭП:

• об обеспечении доказательств, судебного акта и т.п.;
• ходатайство о приостановлении исполнения судебного решения или судебного акта;
• исковое заявление;
• апелляционная или кассационная жалоба и т.д.

При подаче образа требования к подписи аналогичные.

Подача документов

Для подачи документов в суд пользователь должен заполнить форму с обязательным указанием:

• номера дела в случае, если производство уже возбуждено;
• данных о заявителе и участниках процесса;
• номера телефона, факса, адреса действующей электронной почты;
• информации о суде;
• вида обращения.

Форма заявления выглядит так:

Помимо этого, пользователь должен прикрепить на каждой из вкладок документы, необходимые для хода дела, и доверенность, если обращение направляет представитель заявителя. Только после этого пользователь нажимает «Отправить».

Посе того как обращение отправлено на указанную при регистрации электронную почту приходит уведомлении о поступлении документов в систему. Работникам суда обычно требуется несколько дней на проверку, по результатам которой будет отправлено еще одно уведомление о принятии обращения или отказе в нем.

Виды электронных подписей

Прежде, чем перейти к вопросу, какие бывают виды электронно-цифровой подписи, желательно разобраться, что в принципе представляет собой ЭЦП. Это сгенерированный какой-либо программой, или придуманный пользователем набор символов, который присоединяется к файлу (документу), и служит подтверждением личности отправителя.

Не стоит воспринимать ЭП как полный аналог ручной, хотя во многих случаях она имеет юридическую силу. Поставленная от руки — подтверждает подлинность любого документа, и на всех она одинаковая. Электронная — создается для работы в определенной программе, и таких ЭП у предпринимателя может много.

В настоящее время существует два вида ЭЦП: простая и усиленная подпись. Первая — представляет собой секретный код, пароль, известный только отправителю и получателю. Она подтверждает личность того, кто отправил сообщение. Но в процессе доставки, например, по Интернету, он может быть перехвачен и изменен.

Усиленная ЭП — создается с помощью средств криптографической защиты (СКЗИ), проще говоря, шифрования. Она не только удостоверяет личность отправителя письма, но и защищает отправленный документ от доступа посторонних лиц. Зашифрованный документ может прочитать только тот, у кого есть открытый ключ доступа.

Без чего невозможно получение квалифицированной электронной подписи для юридических лиц

Получить усиленную электронную подпись могут любые юридические и физические лица. Приведем необходимый набор документов, которые следует подать для получения подписи организациям. Без этого пакета квалифицированная цифровая подпись останется недоступной. В комплект входят:

• Заявление на получение подписи.
• Документ, с помощью которого можно подтвердить, что лицо, претендующее на получение подписи, имеет соответствующие полномочия руководителя.
• Копия удостоверения личности того, кто будет владеть сертификатом (или его представителя). Как правило, в этом качестве принимается только паспорт и копии снимаются с нескольких наиболее информативных страниц.
• Копия ИНН.
• Регистрационная карта компании, в которой отражаются контактные данные самой организации, ее руководства, принадлежность к определенному режиму налогообложения, банковские и иные реквизиты (все коды).
• Доверенность на лицо, которое будет владеть сертификатом, если это не руководитель компании.
• Доверенность на лицо, выступающее в роли представителя владельца сертификата.
• СНИЛС лица, владеющего сертификатом квалифицированной ЭЦП.

После предоставления документов и небольшой проверки с организацией заключается договор. Услуга по созданию УКЭП платная.

Как юрлицу получить УКЭП пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Где можно применить усиленную неквалифицированную электронную подпись

Юридические лица и ИП при помощи неквалифицированной электронной подписи (сокращенно – НЭП) вправе:

• Организовать электронный документооборот внутри компании или со своими постоянными контрагентами. Обязательное условие — наличие соглашения, подтверждающего юридическую силу неквалифицированных электронных подписей. Только тогда документы, подтвержденные НЭП, будут считаться равноценными бумажным документам с ручной подписью (п. 2 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», письмо Минфина России от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53182).
• Участвовать в госзакупках (подавать заявки, делать запросы, предложения) со стороны поставщика (ст. 5, ст. 112 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»). Следует учесть, что все окончательные решения и документы по торгам подписываются квалифицированной подписью (п. 1 ст. 5 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).

Физлица с помощью неквалифицированной электронной подписи могут:

отправлять документы в налоговые службы через свой личный кабинет налогоплательщика (абз. 6 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

При каких условиях документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному? Ответ на этот  вопрос есть в  КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Электронная подпись для налоговой и не только — что это такое?

Определение электронной подписи дается в п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — закон № 63-ФЗ). Согласно этому определению основная функция электронной подписи — идентификация лица, подписавшего электронный документ. Документы в электронной форме сегодня приобретают все большее распространение. Отчетность в электронной форме обязаны представлять:

• все плательщики НДС;
• организации с численностью более 100 человек — в ФНС;
• работодатели с численностью работников от 25 (или от 10 для НДФЛ отчетности) человек — документы, содержащие сведения о доходах физлиц и НДФЛ, и отчеты в ПФР и ФСС.

При каких условиях квалифицированная электронная подпись признается действительной, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все нюансы существующих условий.

Электронный отчет без наличия электронной подписи сдать нельзя, так как системы приема отчетов и деклараций не смогут идентифицировать подателя этих электронных документов.

Закон № 63-ФЗ в ст. 5 выделяет такие виды электронных подписей:

Рисунок 1. Виды электронных подписей в соответствии со ст. 5 закона № 63-ФЗ

Простая подпись — это вид идентификации, формируемый с помощью пароля, кода или других средств.

Как сделать простую электронную подпись, можно узнать из статьи «Как сделать простую электронную подпись».

Усиленная электронная подпись (УЭП), как показано на рис. 1, делится на 2 вида:

• квалифицированную;
• неквалифицированную.

Общими чертами этих 2 видов УЭП является то, что они формируются с применением криптографии (шифрования) для преобразования информации, вносимой на ключ, более точно идентифицируют лицо, которое подписало документ с помощью такой подписи, контролируют возможные изменения, внесенные в документы уже после их подписания. Еще одна общая черта для УЭП — это то, что они создаются с использованием специальных приспособлений для электронной подписи.

Квалифицированная усиленная электронная подпись дополнительно подтверждается квалифицированным сертификатом. В процессе ее создания и проверки используются специальные средства подтверждения подписи в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ в редакции закона «О внесении изменений…» от 30.12.2015 № 445-ФЗ.

Квалифицированную усиленную электронную подпись предоставляют сертификационные центры. Неквалифицированную усиленную электронную подпись можно получить без сертификационных центров, пройдя процедуру идентификации.

В чем отличие двух видов УЭП, подробнее можно узнать из статьи «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

Что можно делать, имея электронную подпись:

• Первое преимущество владельцев электронной подписи — возможность зарегистрироваться на сайтах ФНС, ПФР, ФСС и стать пользователем личного кабинета на этих электронных ресурсах.
• Второе преимущество — можно оформить электронную подпись для участия в электронных торгах на площадках государственных торгов, а ключ от данной электронной подписи подойдет и для пользователей электронных ресурсов ФНС, ПФР, ФСС и сайта госуслуг.

Усиленная электронная подпись и автоматизация документооборота

Усиленная ЭЦП позволяет обеспечить достойную защиту информации, включаемой в электронный документооборот. В условиях автоматизации этого процесса такая подпись, поставленная на документах, не даст посторонним лицам прочесть защищенный текст, а если они и получат каким-либо путем доступ к нему, то не позволит его редактировать.

При этом степень конфиденциальности владелец подписи устанавливает сам, в зависимости от важности и секретности информации. Примечательно, что даже по истечении срока действия ключа данные все равно будут защищены до того момента, пока владелец сертификата не решит переподписать документ или снять защиту