Проведение и организация тендеров: как это происходит

Правила проведения тендеров

В качестве заказчика (организатора) может выступать любое заинтересованное в заключении договора лицо. Участниками (заявителями) могут быть как юридические или физические лица, так и индивидуальные предприниматели.

С выигравшим участником заключается договор. Если заявитель был только один, то тендер считается несостоявшимся. Заказчик в таком случае обязан заключить договор с единственным поставщиком.

Все закупки происходят по общей схеме:

1. Публикуется извещение об организации тендера. В нем должны быть указаны:
   • информация о времени и месте проведения торгов;
   • требования к участникам и их заявкам;
   • начальная цена;
   • основные условия предлагаемого договора.
2. Участники подают заявки на тендер. Срок подачи определяется в извещении. На этом же этапе участники вносят задаток, если это установлено организатором.
3. Проводятся сами торги, и определяется победитель. По окончании и результатам подписывается итоговый протокол, который имеет силу договора.

Остальные нюансы проведения конкретного тендера в каждом случае определяются заказчиком самостоятельно или в соответствии с действующим законодательством, если организатором является субъект публичного права.

***

Итак, тендеры бывают разных форм и видов. В большинстве случаев организатор самостоятельно выбирает удобный для себя вариант и схему проведения закупки. Однако иногда (например, когда речь идет о государственных и муниципальных интересах) торги четко регламентируются действующим законодательством.

Классификация и особенности

Все тендеры можно разделить на две категории: государственные и коммерческие. По цели проведения это могут быть:

• закупки;
• продажи.

Каждый из видов имеет свои особенности проведения и регламентируется сводом законов и постановлений.

Государственные тендеры проводятся бюджетными организациями. Заказчику такой подход даёт возможность рационально использовать денежные средства, а подрядчику — твёрдую уверенность в выполнении платёжных обязательств по контракту и реальную возможность повышения деловой репутации.

Коммерческие тендеры проводятся частными организациями, которые самостоятельно ставят конкурсные условия, не перечащие действующему законодательству.

По форме проведения различают:

• открытые и закрытые конкурсы;
• по количеству проводимых этапов (один и два);
• запрос котировок;
• по количеству участников (конкурентные тендеры и закупка у единственного поставщика).

Электронные торги — одна из самых популярных форм проведения тендера. Принять участие в таком конкурсе могут все желающие, чьи предложения соответствуют заявленным требованиям.

Какими бывают тендеры: классификация по 3 типам

Также некоторые специалисты выделяют и третий тип – особенные тендеры, участвовать в которых могут только определенные заявки.

Разберем подробнее каждый формат.

1) Тендеры «по приглашению»

Закрытые тендеры состоят только из определенных компаний, которые приглашены организатором данных торгов.

«Пропуск» к участию может зависеть от таких характеристик:

• статус компании на рынке;
• имидж, который она создала;
• другие подобные показательные моменты.

Также особенностью является то, что список участников не разглашается.

Он известен исключительно заказчику (в идеале), чтобы исключить возможность сговора между собой этих компаний.

Обычно в закрытом тендере участвуют от 4 до 6 компаний.

Еще одним плюсом закрытости такого рода мероприятий, является то, что ни одна из конкурирующих фирм не подозревает, какие условия может предложить другая.

Исходя из фактора неизвестности, предприятия порой сами выставляют более выгодные условия, чем те, которые они могли бы предложить, проанализировав конкурентов.

2) Тендеры, в которых может участвовать каждый

Открытые тендеры

• газеты,
• интернет-рассылка,
• радио и т.д.

Со всеми требованиями для участия может ознакомиться любой желающий.

Основным достоинством такого формата является то, что участники могут ознакомиться с материалами конкурса и оценить, какие у них шансы на победу.

Для заказчика положительным является то, что он получит большое количество заявок. Это дает возможность выбрать самые выгодные условия среди предложенных.

Важно то, что потенциальный исполнитель заказа обязан дать гарантию, которая будет подтверждена банком

3) Торги для людей «своего круга»

Специализированные тендеры с ограниченным участием – так официально называют торги, где конкретный список участников не определен, как в закрытых.

Но, в то же время, участвовать в них могут не все компании.

Участие в этих торгах ограничено особыми правилами. Например, допускаются только те участники, которые являются гражданами той страны, где проводиться этот тендер.

Цели тендера

Начнем с целей тендера. В последнее время появилась масса предприимчивых компаний (по крайней мере, в Москве), которые используют тендеры с одной целью – собрать побольше интересных идей, а потом организовать собственную рекламную кампанию. И хотя на таких «хитрецов» есть закон о защите авторских прав, все мы знаем, как расторопно наше законодательство. Эта опасная тенденция привела к тому, что лучшие рекламные агентства предпочитают не рисковать, и в принципе отказываются от участия в открытых тендерах (когда бриф-задание на рекламу рассылается всем подряд).

Однако вернемся к целям. Как правило, добросовестный заказчик, проводя тендер, преследует две цели: первая – выбрать агентство, которое подготовит самую гениальную рекламную кампанию всех времен и народов, и второе – сделает это за минимальную сумму. И от того, насколько серьезно компания-заказчик подойдет к проведению тендера, во многом зависит, как близко она сможет подойти к этой цели.

Прежде всего надо определиться, какой тендер вы будете проводить: открытый или закрытый. О недостатках открытого тендера мы уже сказали, поэтому будет справедливо остановиться на его преимуществах. Единственное и главное преимущество его в том, что чем шире круг участников, тем больше оригинальных и интересных решений вы сможете получить – и кто сказал, что самые гениальные идеи рождаются лишь в недрах известных агентств? В известных агентствах все идеи рождаются за соответствующую статусу цену, в то время как начинающее рекламное агентство может согласиться сократить до минимума свою прибыль, лишь бы заполучить крупного заказчика.

Как подготовиться к тендеру

Прежде чем регистрироваться на электронной торговой площадке, нужно понять, что такое тендер, как это работает и в какой последовательности нужно действовать. Для участия в тендере, независимо от его вида, необходимо пройти несколько стандартных этапов.

Этап 1. Поиск тендера

Все закупки государственных и муниципальных организаций проводятся в Единой информационной системе (ЕИС), сайт которой находится по этому адресу: www.zakupki.gov.ru. На портале обязаны регистрироваться все заказчики, проводящие тендеры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В ЕИС помимо собственно конкурсной документации размещаются планы закупок организаций (это позволяет поставщикам планировать и свою деятельность по участию в тендерах). Также здесь находится реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, сведения об исполнении контрактов, данные о формировании начальных максимальных цен и много другой полезной информации, помогающей участникам тендеров.

Закупки частных компаний можно искать самостоятельно, но это не слишком продуктивно: вручную пересмотреть сотни интернет-ресурсов в короткие сроки невозможно. Выход есть: сведения о закупках аккумулируются на сайтах электронных торговых площадок компаний. В структурированном виде с хорошим поиском по десяткам параметров информация о тендерах коммерческих и государственных компаний сводится воедино в агрегаторах закупок (my-tender.ru, findtenders.ru, synapsenet.ru, tenderplan.ru и другие). Эти сервисы работают как на бесплатной, так и на коммерческой основе. Скажем, на synapsenet.ru годовой пакет услуг по подбору тендеров по вашим параметрам обойдется в 4800 рублей.

Этап 2. Оценка тендера

Даже если вы нашли подходящий по профилю вашей деятельности тендер, его необходимо грамотно оценить на вероятность победы. Огромное количество закупок – как государственных, так и коммерческих, – «заточено» под конкретных поставщиков. И подавая заявку на такой конкурс, вы просто потеряете время.

Отличить фиктивный тендер от реально конкурентного можно по наличию специфических требований. Если закупка автомобиля предполагает комплектацию, в точности совпадающую с аналогичной в самом крупном городском автосалоне, это повод задуматься. А если изучая историю тендеров заказчика, вы наткнулись на конкурс, когда-то уже выигранный тем самым автосалоном, значит сомнений быть не может: техзадание написано под конкретного участника.

Также на этом этапе просчитывается экономическая выгода от участия в тендере и процент от начальной цены, на который можно «подвинуться», участвуя в торгах.

Этап 3. Оформление электронной подписи

Чтобы зарегистрироваться на торговой площадке, нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в одном из удостоверяющих центров. ЭЦП – это компьютерные файлы с уникальной кодировкой, сделанной специально для владельца подписи. После установки на компьютер ЭЦП можно удостоверять все электронные документы, направляемые для участия в тендерах.

Для оформления подписи нужно предоставить учредительные документы (для юрлиц) или паспорт и ИНН (для физлиц и ИП). Стоимость ЭЦП для участия в торгах начинается от 4000 рублей. Можно оформить электронную подпись для разных торговых площадок – это будет стоить дороже, но такая ЭЦП эффективнее, поскольку можно будет участвовать в широком спектре тендеров.

Этап 4. Подготовка документов

В зависимости от вида тендера – электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений – отличается объем необходимой документации, но базовый пакет для всех типов закупок одинаков. Несмотря на то, что законодательство позволяет подавать документы в бумажном виде, для участия в торгах на электронной торговой площадке требуется размещать отсканированные копии документов.

Документы, которые предоставляет участник (поставщик)

• Копия свидетельства о регистрации или выписки из ЕГРИП/ЕГРЮЛ
• Копия устава организации
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН организации)
• Подтверждение финансовой состоятельности (справка из банка о состоянии счета, бухгалтерский баланс за последний период).
• Сертификаты и лицензии на товар (если нужны).
• Для большинства тендеров требуется обеспечение участия – денежная сумма, которая передается заказчику в залог того, что участник всерьез намерен бороться за победу. Залог возвращается, если участник выполнил все требования. Немногие компании могут направлять на эти цели живые деньги, поэтому обычно в качестве залога передается документ – банковская гарантия.

Документы, предоставляемые заказчиком

• подробное описание предложения товаров или услуг;
• начальная максимальная цена (если предполагается);
• устав, свидетельства, лицензии;
• другие требуемые документы.

Виды аукционов

Открытая форма аукциона предоставляет возможность государственным предприятиям провести торговое мероприятие при помощи интернета. Договор на выполнение государственного заказа, подразумевающий поставку товарно-материальных ценностей или предоставление услуг, именуется лотом. Победитель этого мероприятия определяется на основе стоимости предложения. Как правило, в качестве победителя выступают те организации, что предлагают самую низкую стоимость исполнения заказа.

Информация о проведении подобных торгов распространяется при помощи печатных изданий, средств массовой информации или сайта заказчика

Важно обратить внимание на то, что данная информация должна быть представлена за три недели до окончания срока подачи заявки об участии в торгах. В некоторых случаях, допускается сокращение этого срока до одной недели

Существует два вида шага ставок на подобных торгах: непрерывные и дискретные. Следует упомянуть, что открытые аукционы состоят из нескольких этапов. На каждом из этапов, претенденты имеют право подать новую ставку. В том случае, когда к концу этапа новые ставки отсутствуют, торги считаются завершенными. Для того чтобы подтвердить серьезность своих намерений, каждый из претендентов должен внести невозвратный финансовый взнос.

Закрытые аукционы – отдельные мероприятия, которые следует рассмотреть более подробно. Важным отличием этого типа торгов от закрытых конкурсов является отсутствие ограничений, связанных с кругом претендентов. В данном случае, претенденты не знают о предложениях других участников торгов, так как заявки и предложения подаются в запечатанном конверте. При проведении открытых торгов этого типа, информация о каждой из заявок известна остальным претендентам.

Тендер предполагает получение максимально выгодных условий контракта

Важно упомянуть, что подобные мероприятия не получают широкой огласки. Правила проведения, сопутствующая документация и другие сведения не публикуются в средствах массовой информации

Приглашения претендентам, рассылаются самим заказчиком за три недели до конца срока подачи заявок об участии в торгах

Следует обратить внимание на то, что подобные приглашения должны иметь письменную форму

Помимо этого, имеются определенные требования к претендентам. Они должны удовлетворять все требования текущего законодательства, а также иметь доступ к информации, являющейся частью государственной тайны. Помимо этого, каждый из претендентов должен иметь возможность исполнить те обязательства, что являются предметом торгов.

Данный вид мероприятий используется в целях снижения риска договоренности между претендентами. Но следует понимать, что снижение круга претендентов может отразиться на эффективности всех торгов.

Электронная форма аукционов – проводится на специализированных интернет площадках, получивших аккредитацию от Министерства экономического развития Российской Федерации. Правила проведения подобных мероприятий регламентированы девяносто четвертой статьей Федерального Закона. Согласно установленным правилам, все сведения касаемо проведения торгов и другие данные должны быть опубликованы на самой электронной площадке.

Важно сделать акцент на том, что государственные учреждения и муниципальные органы обязаны проводить открытые торги, имеющие электронную форму. Благодаря подобному условию, информация о претендентах на лот не разглашается до завершения мероприятия

Подобные меры позволяют снизить возможность сговора участников или организаторов торгов. Помимо этого, данные условия увеличивают уровень конкуренции между претендентами.

На сегодняшний день, аккредитация Минэкономразвития РФ имеется у следующих интернет ресурсов:

1. ЗАО «Московская межбанковская валютная биржа».
2. ОАО «Единая электронная торговая площадка».
3. ЗАО «Сбербанк-АСТ».
4. ООО «РТС-тендер».
5. ГУП «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан».

Нюансы участия в тендере

Бизнесмен, желающий принять участие в тендере, должен иметь в виду некоторые очень важные нюансы.

Если необходимая сумма превышает возможности конкурсанта, решить проблему можно привлечением необходимых средств в виде тендерного кредита, либо банковской гарантией (последняя предпочтительней, так как не требует движения средств и расходы конкурсанта ограничиваются оплатой комиссии, однако и получить ее труднее). В случае невыполнения победителем взятых на себя обязательств гарантийный платеж отходит организатору. Следует также учитывать, что в случае с тендером, проводимым  госструктурой, из-за особенностей финансирования оплата выполненного контракта может быть на несколько месяцев позже фактически оказанной услуги.

Стоит ли участвовать в госзакупках, или там нет перспектив

Достаточно найти подходящего заказчика, предложить ему нужный товар и получить за это деньги.

В нише тендеров конкуренция значительно ниже, чем в классическом бизнесе. Много тендеров признаются несостоявшимися, просто потому что заявку никто не подал или подал один участник, который и выигрывает его. Это значит, что у вас больше шансов стать победителем тендера и хорошо заработать, чем, если бы вы открыли продуктовый магазин в своем районе, где их и так много.

Есть и высоко-конкурентные ниши в госзакупках, где на одну заявку претендуют 7-8 участников.

Конкуренция зависит от «понятности» ниши для участников. Чем более простой товар (канцтовары, мебель), тем больше желающих попробовать свои силы в тендерах. Если речь идет о товаре узкой спецификации (например, оборудование для нанесения полиуретана), конкуренция будет ниже.

Перспективы участия в тендерах, безусловно, есть. Это огромный рынок. И динамика его такова, что с каждым годом объем средств, выделяемых государством на закупки, растет. В 2017 году на закупки было затрачено 7,5 трлн. рублей, в 2018 – 8,3 трлн. рублей, в 2019 эта сумма составила 9,8 трлн. рублей.

В корпоративных закупках динамика идет на спад: 2017 – 26 трлн. руб., 2018 – 17 трлн. руб., в 2019 – 14 трлн. руб. Снижение объемов финансирования связано с тем, что не обо всех проведенных тендерах публикуется информация в ЕИС.

Статистические данные по коммерческим тендерам аналогичны корпоративным закупкам и даже превосходят их.

Часто новички, в особенности те, кто ищет быстрый заработок, уходят с тендеров после первой неудачи. На рынке работают только те, кто пришел сюда надолго и серьезно подходит к этому вопросу. Если вы решительно настроены, с большой долей вероятности займете свое место на рынке и будете получать доход.

Мифы о тендерах

О тендерах есть несколько устойчивых мифов. Давайте обсудим самые распространенные из них.

Миф 1. Все тендеры заказные

Закупки на небольшие суммы (до 3 млн. руб.) не корумпированы. В них на общих основаниях может принять участие любая компания, поскольку заказчикам нет смысла портить репутацию или лоббировать интересы одной конкретной компании-исполнителя, поскольку сумма «благодарности» за такую «услугу» будет не слишком велика.

В закупках свыше 10 млн. рублей уже есть вероятность договоренности между участниками и заказчиками. Однако, внедрение электронной системы усложнило гарантию победы какому-либо конкретному участнику, в котором «заинтересован» заказчик.

Миф 2. Тендеры проводятся под уже выполненные работы

Такой подход практиковался раньше, но с учетом того, что заказчикам могут урезать финансирование или не выделить средства на какую-либо конкретную покупку, эта схема усложнилась.

Такие тендеры встречаются крайне редко, поскольку все закупки проводятся в электронной форме и гарантировать, что выиграет та компания, которая уже выполнила работы, крайне сложно. Это сопряжено с рисками для обеих сторон.

Миф 3. Принимать участие в тендерах могут только крупные компании

Он существует еще с тех времен, когда заказчики проводили закупки только у «своих» компаний. Сегодня принимать участие на общих основаниях могут все желающие. Многие тендеры не требуют опыта участия в закупках, поэтому пробовать свои силы в них могут и маленькие компании или ИП.

Миф 4. Тендеры – это сложно

Тендеры – не высшая математика или ядерная физика. От участников требуется понимание механизмов закупок, минимальный опыт участия. У многих участников нет даже юридического или экономического образования, однако они успешно показывают себя в закупках и хорошо зарабатывают.

Миф 5. Для участия в закупках нужно много финансов

В ЕИС вы увидите, что закупки проводятся на разные суммы, начиная от 1 000 и до 1 000 000 000 рублей. Вы всегда можете выбрать тот тендер, участие в котором вам по карману.

Миф 6. Все ниши заняты

Мы уже говорили с вами, что много закупок признается несостоявшимися, поскольку по ним вовсе не было заявок. Это говорит о том, что в нише не нашлось ни одного участника и она абсолютно свободна.

Много исполнителей в конкурентных нишах, таких как строительство, ремонты, заправка картриджей, продажа канцелярских товаров. Однако и здесь часто бывает так, что в одной закупке поучаствовало сразу 10 компаний, а другая аналогичная закупка осталась без внимания. Это связано с тем, что у компаний, которые на регулярной основе участвуют в тендерах, заканчиваются оборотные средства или ограничены ресурсы.

Сделки на конкурсной основе (организация тендера)

Хорошим решением может стать выбор поставщика на конкурсной основе: из нескольких конкурентных предложений можно выбрать для себя наиболее выгодное (по денежным и временным затратам, качеству продукции, работ…). Причём кандидатов на то, чтобы стать поставщиками, уже может отбирать не сам заказчик, а третья сторона — организатор конкурса. Прежде, чем допустить потенциальных поставщиков к конкурсу, организатор торгов предварительно проверяет их учредительные документы, деловую репутацию, разрешения (лицензии) на осуществление того или иного вида деятельности (если это предусмотрено условиями конкурса) и т.д. Существует реестр недобросовестных поставщиков (чёрный список), в который попадают компании, не выполнившие, например, своих обязательств по заключенным договорам с заказчиками. Наличие в общем доступе такого чёрного списка приводит к тому, что компании-поставщики стремятся выполнять свои обязательства и условия контрактов, чтобы сохранить свою репутацию и иметь допуск к будущим тендерам.

У каждого тендера (конкурса) есть организатор. Это либо сам заказчик (компания-потребитель) товаров и услуг, либо специальная компания, которая сама не приобретает и не получает продукцию и услуги, но помогает поставщикам и потребителям «найти друг друга» на конкурсной основе. Такими непотребительскими (или независимыми) организаторами, в частности, являются торговые площадки. Организаторы могут отбирать не только поставщиков, но и заказчиков, проверяя также их репутацию, благонадежность, иногда и платежеспособность, тем самым страхуя и поставщиков от возможных рисков при сделках со случайными заказчиками.

Участники тендера (кроме самого заказчика и организатора) — это компании-поставщики — юридические лица или ИП, изъявившие желание участвовать в конкурсе и удовлетворяющие определенным требованиям — условиям конкурса, которые устанавливаются, преимущественно, заказчиком и, в меньшей степени, организатором. Такими участниками могут быть: поставщики товаров, производители продукции, разработчики (проектной документации или ПО, например), поставщики услуг (связи, обучения, строительных, монтажных, охранных, медицинских и прочих услуг).

Как узнать кто выиграл тендер

Узнать о том, кто выиграл тендер, можно несколькими способами:

• На ЭТП, где проводился тендер. На большинстве площадок итоги торгов формируются автоматически, а участникам высылается протокол с итогами.
• Из СМИ. Итоги конкурсов могут быть опубликованы в газете или на сайте. Информацию о том, где и когда будут размещены результаты, заказчик указывает в конкурсной документации.
• Личным уведомлением. Организаторы коммерческих торгов не обязаны публиковать итоги тендеров в открытом доступе. Иногда победителя уведомляют в индивидуальном порядке.
• На сайте компании-заказчика в разделах «Закупки» или «Конкурсы».

Поиск сведений о тендере в Единой информационной системе в сфере закупок.

Что делать, если компания выиграла тендер

После проведения торгов заказчик высылает победителю проект контракта. Обычно проект приходит в течение 5 рабочих дней. Если победителем оказалась ваша фирма, не торопитесь подписывать контракт: внимательно изучите его на соответствие проекту контракта, представленному в тендерной документации. Недобросовестные заказчики могут изменить сроки, цену контракта. Если найдете существенные несоответствия, сообщите об этом организатору торгов.

Если с договором все в порядке, ставьте подпись и отправляйте его обратно заказчику на подписание. В некоторых случаях может понадобиться обеспечение контракта. Это сумма, которую поставщик товаров/услуг переводит заказчику в качестве гарантии исполнения обязательств по договору. Сумму можно перевести из личных средств, или взять банковскую гарантию.

Важно! Банковская гарантия оформляется не сразу, на это может уйти несколько дней. Чтобы не потерять контракт, оформите ее заранее

С момента, как все вопросы урегулированы, контракт подписан обеими сторонами, можно приступать к выполнению обязательств по договору.