Как восстановить товарный чек об оплате товара или услуги?

Онлайн-проверка чека: пошаговая инструкция

Легальность чека можно проверить с помощью обращения к сайту ФНС. На самом портале сделать этого нельзя, но предусмотрена мобильная версия, которую можно установить на любое устройство на базе «Андроида» или iOS. Делается это следующим образом.

1. На официальном сайте ИНФС найдите приложение под названием «Проверка кассового чека» – оно находится в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники».
2. Бесплатно скачайте приложение и установите его на свое мобильное устройство.
3. Авторизуйтесь. Это нужно выполнить один раз – при первом запуске программы. Приложение предлагает указать фамилию и номер телефона/электронный адрес. Лучше не экспериментировать и ввести реальные данные, хотя их никто и не проверяет, если вы собираетесь пользоваться функционалом по назначению, в частности, получать копии чеков на свой электронный адрес.
4. Вручную введите данные кассового чека в предусмотренные для этого поля приложения или отсканируйте QR-код.
5. Нажмите «Отправить запрос».
6. Дождитесь ответа системы о статусе данного чека в базе данных ФНС.
7. Чек с подтвержденной корректностью можно отправить на свою электронную почту, при этом распечатанная копия будет иметь силу оригинала.
8. Если ответ неудовлетворительный (данные не совпадают или такой чек вообще не обнаружен), можно утвердительно кликнуть на предложении системы отправить эту информацию в ФНС.

Онлайн-проверка на сайте фискального оператора данных

Обращение за проверкой корректности кассового документа к другим порталам также возможно, практически каждый сайт оператора фискальных данных содержит форму для проверки. В отличие от сервиса ИНФС, проверяющего все чеки, каждый конкретный портал предусматривает сверку с базой данных только собственных клиентов. На каждом чеке есть информация относительно обслуживания тех или иных ОФД – проверять аутентичность чека нужно именно на указанном ресурсе:

1. Отыщите на чеке сведения о сайте обслуживающего ОФД.
2. Войдите на портал.
3. Введите требуемые реквизиты. Системы проверки ОФД предусматривают ввод меньшего количества реквизитов чека, нежели портал ФНС. Среди них чаще всего:
   • заводской номер фискального накопителя (на чеке он обозначается аббревиатурой ФН);
   • фискальный признак (он скрывается за буквами ФПД или ФП);
   • номер фискального документа (идет после букв ФД).
4. Отправьте запрос. В случае корректности чека вы получите его электронную копию.
5. По желанию отправьте копию чека на свою электронную почту.

ВНИМАНИЕ! Операторы фискальных данных не производят контроля своей клиентуры, они лишь дают информацию. Поэтому пожаловаться на недостоверность чека с этого сервиса нельзя

Дополнительные вопросы

Если изделие куплено по карте

Все операции с банковскими картами фиксируются в банке, поэтому даже при отсутствии чека, факт перевода денег будет подтвердить не сложно.

Проблема возникнет, если покупатель хочет именно вернуть деньги, а не обменять товар без чека на аналогичный. Возврат может быть осуществлен только на карту, с которой произведена выплата. По действующему законодательству, если продавец вернет денежные средства наличными из кассы магазина, при ближайшей налоговой проверке его ждет штраф за нецелевое использование средств в размере до пятидесяти тысяч рублей.

После принятия заявления о возврате товара без чека бухгалтерия предприятия передает платежное поручение банку, который и перечисляет финансы на карту покупателя. По совокупности, срок всей процедуры может составлять до тридцати дней.

Если карта кредитная и на сумму покупки начисляются проценты, имеет смысл обратиться в банк самостоятельно с заявлением о возврате средств. Многие банки идут навстречу клиентам и ускоряют процедуру возврата денег.

Если товар просрочен

Поставщик обязан предлагать продукцию, чье качество соответствует нормам, определённым на законодательном уровне. Когда покупатель выясняет, что он приобрел продукт, у которого закончился срок годности, он имеет право вернуть продукцию даже без чека. Обычно продавцу крайне невыгодна негативная репутация торговца просрочкой, поэтому возврат осуществляется без проблем. Магазины часто оснащены системой видеонаблюдения, и подтвердить факт покупки именно в этой торговой точке не составит труда в случае утери чека.

Если возникают сложности, следует зафиксировать факт просрочки (например, сделав фото, на котором будет отражен ярлык с крайней датой и временем реализации и фактическое число). Затем нужно обратиться с письменным заявлением о возврате.

Нужен ли чек при возврате товара

При возврате покупателем товара продавец вправе потребовать представить ему документ, подтверждающий факт покупки (например, кассовый чек). Однако отсутствие кассового чека у покупателя не означает, что вернуть товар не удастся. Если у покупателя нет документа, который подтверждает оплату, то доказать факт приобретения возвращаемого товара можно будет другим способом. Например, воспользоваться свидетельскими показаниями (ст. 493 ГК РФ).

Также в качестве доказательства приобретения товара покупатель может использовать товарную накладную или товарный чек, гарантийный талон с оттиском печати продавца, ценник на товаре либо бирку с наименованием продавца или выписку с банковского счета. Возврат возможен, даже если происходит возврат не в день в день без чека.

В случае возврата денег покупателю, продавец вправе потребовать предъявить документ, удостоверяющий личность покупателя ( 3210-Уп. 6.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N ).

Что делать, если продавец отказывает покупателю в законном праве

Перед тем как обращаться в органы контроля, рекомендуется подготовить копии претензии, которая была оформлена на имя продавца. Этот акт составляется в свободной форме и содержит в себе перечень причин подачи заявки на возврат. К обращению в органы контроля следует приложить все документы, подтверждающие факт покупки товаров в конкретной торговой точке.

Можно ли без чека обменять товар, который сломался

Поломка изделий может произойти по самым различным причинам

Для обмена сломанной вещи без чека важно, чтобы негодное для эксплуатации состояние возникло из-за скрытых недостатков товара, а не от рук покупателя нечаянно или намеренно сломавшего изделие

Перед походом в магазин с претензией, можно обратиться в независимое экспертное учреждение, которое выдаст заключение о том, что поломка произошла по вине изготовителя товара, либо по вине продавца, который, возможно неправильно хранил его в своем магазине. Однако экспертиза по общему правилу проводится за счет продавца или изготовителя, если у покупки будут обнаружены недостатки.

Статья 21 Закона о защите прав потребителей устанавливает порядок замены товара ненадлежащего качества. Так, гарантийное обязательство на новый товар после замены начинает исчисляться заново.

Может ли продавец не принимать товар?

Может ли продавец отказаться от возврата средств и остаться в поле закона? Да, в этих случаях:

• Возвращаются изделия, купленные по акции или в рамках распродажи.
• Возвращаются некоторые категории изделий (к примеру, ноутбуки, ювелирные украшения, авто, предметы личной гигиены).

Некоторые продавцы отказывают в принятии вещи обратно на основании того, что потребитель не предоставил товарный чек. Однако это очень рискованный вариант. Если покупатель знает о своих правах, он может направить жалобу в вышестоящие контролирующие инстанции. Конфликт может быть доведен до суда. У продавца остается мало возможностей для выигрыша дела.

Может ли он обосновать свою позицию? Шансов мало, так как закон стоит на стороне потребителя. Однако продавец имеет возможность построить свою аргументацию на том, что покупатель возвратил уже испорченную вещь, находящуюся ранее в эксплуатации. Обосновать свою позицию можно при помощи заключения эксперта.

К СВЕДЕНИЮ! В большинстве случаев продавцу выгодно принять изделие обратно. Это менее затратный вариант. На прямой конфликт следует идти только тогда, когда продавец готов к разбирательствам на более высоком уровне (Роспотребнадзор, суд).

Можно ли поменять товар, если утерян чек, но гарантийный талон есть

Ст. 18 закона “О защите прав потребителей” (пункт 5) указывает, что если у потребителя отсутствует кассовый или товарный чек или любой другой документ, который подтверждает факт покупки товара, то это не является веской причиной для того, чтобы покупателю было отказано в его требовании.

Ст. 19 утверждает, что покупатель может предъявить претензии продавцу, если товар имеет недостатки и они обнаружены в течение гарантийного периода.

Каждый товар имеет свою маркировку — серийный номер, штрих-код, наименование. Магазин, получая продукцию, переписывает все эти данные себе в базу. Поэтому, для обмена товара важен даже не гарантийный талон, а наличие серийного номера или штрих-кода на самом товаре. Проверив данные и проведя экспертизу товара продавец обязан помочь покупателю.

Продавец не имеет права требовать от клиента “хоть какой-нибудь” подтверждающий покупку документ.

Способ №3. Резервный чек в банке

Это самый верный способ, но далеко не самый простой. Начнем с того, что в банк еще нужно прийти. Все операции — безналичные, наличные, в терминалах или через кассу – обрабатываются процессингом банка. У любого операциониста есть доступ к архиву операций – так называемым дневным или суточным реестрам (своду операций за день). От вас требуется максимально точно указать дату, время, сумму, получателя платежа, а также свои данные: ФИО, серию и номер паспорта. Если операция проводилась через банкомат или терминал, обязательно нужно будет назвать номер устройства (эта информация размещена на лицевой стороне машины). От полноты данных зависит успех поиска: не исключено, что в ту минуту, в которую платили вы, еще сотня-другая клиентов совершили точно такой же платеж. Операционист вводит ваши данные (так называемые «переменные»), фильтрует операции и распечатывает потерянный чек. При необходимости на чек ставится печать, хотя это не обязательно.

Как сделать дубликат чека онлайн-кассы

Переход на онлайн кассы стал обязательным для многих категорий юридических лиц и предпринимателей.

От традиционного кассового оборудования такие кассы отличаются подключением к сети Интернет для моментальной передачи данных о продажах в налоговую службу.

Сам процесс использования такой кассы принципиальных отличий от обычных аппаратов не имеет, но некоторые операции имеют свои тонкости. К примеру, при работе по различным причинам может понадобиться продублировать чек на онлайн кассе.

Как получить копии чеков на онлайн кассе

Одним из затруднений при работе с кассовым оборудованием нового типа может быть получение копии платёжного документа. Необходимость в дубликате может возникнуть в следующих ситуациях:

• технические проблемы (сбой в работе кассы, обрыв ленты и т. д.);
• запрос покупателя.

Существует несколько способов продублировать чек на кассе:

• через оператора фискальных данных (ОФД);
• с помощью приложения «Копия чека»;
• через электронную почту непосредственно из фискального накопителя;
• через программу 1С;
• с помощью функции «Возврат».

ВАЖНО! Восстановить кассовый чек можно в течение 30 дней после совершения покупки

Как получить копию через оператора фискальных данных

1. выбрать опцию «НСИ и администрирование»;
2. в настройках опции выбрать «ФЗ-54»;
3. отметить галочкой возможность «Отправлять электронные чеки после пробития на ККТ»;
4. при желании можно указать «Не печатать чек на ККТ при отправке электронного чека» или настроить расписание отправки квитанций. В последнем случае квитанции раз в стуки будут направляться всем покупателям в указанное время.

ВАЖНО! За отправку дубликатов документов о совершённых платежах, как массовую, так и персональную, может взиматься плата. Тариф зависит от ОФД

Как получить копию через 1С

Отличия вышеперечисленных двух способов:

• при передаче данных через ОФД дубликаты покупателям направляются автоматически сразу после оплаты товара или услуги либо по заданному расписанию;
• передача данных через 1С предполагает, что необходимость отправки копии квитанции об оплате указывает при работе с аппаратом кассир (поле «Рабочее место кассира», пункт меню «Форма оплаты»). Ему потребуется ввести номер телефона или адрес электронной почты клиента.

Как получить копию через приложение «Копия чека»

«Копия чека» — платное приложение, которое устанавливается в личном кабинете на сайте ОФД. При его наличии кассир при работе с аппаратом указывает, что требуются два экземпляра платёжного документа, и копия будет выдана автоматически.

ВАЖНО! Приложение не обеспечивает автоматическое дублирование экземпляра платёжного документа, однако электронное восстановление чека возможно задать вручную через личный кабинет на сайте ОФД

Как получить копию из памяти кассового аппарата

Восстановить квитанцию в электронном виде можно, не применяя специальные программы и приложения. Отправка копии платёжного документа осуществляется следующим образом:

1. Покупатель изъявляет желание получить дубликат, заполняет бланк согласия на обработку персональных данных и указывает контактные данные.
2. С помощью кассового аппарата продавец вводит указанные данные и формирует электронную квитанцию.
3. Сообщение с копией квитанции отправляется на мобильный телефон или электронную почту.

Как получить копию через функцию «Возврат»

Это наиболее трудоёмкий и наименее рациональный способ получения дубликата, однако в исключительных случаях он тоже может применяться (если клиент отказывается сообщать персональные данные, печать чека на рабочем месте невозможна и в иных непредвиденных ситуациях). Если кассир решит сделать второй экземпляр через коррекцию чека, то процедура происходит следующим образом:

1. оформить возврат и распечатать чек коррекции расхода;
2. заново пробить все позиции чека;
3. напечатать платёжный документ.

ВАЖНО! Чеки коррекции и возврата являются разными документами! Чек возврата выдаётся клиенту, пожелавшему вернуть товар или отказаться от уже оплаченной услуги. После оформления такого документа пробить позиции заново не получится

Распечатать с компьютера

История проведенных операций позволит с легкостью отыскать расчетный счет старого платежа. Для этого достаточно выбрать категорию «Личное меню» и воспользоваться функцией поиска. В нее вводится информация о поставщике услуг либо наименование фирмы. Особенно актуален способ, когда необходимо распечатать чек «Сбербанка Онлайн» среди большого количества проведенных переводов и платежей. Также, для клиента будет доступна информация:

• Дата проведения операции;
• Реквизиты компании, физического лица;
• Нынешний статус платежа (в ожидании, проведен, отменен).

Расположенная на виду специальная кнопка с изображением принтера, позволит распечатать чек об оплате с помощью нескольких кликов. Автоматически созданная форма укажет тип документа. Достаточно иметь подключенный принтер к компьютеру, чтобы активировать процесс.

Сохранить электронный чек можно в формате фотографии PDF, а затем сбросить на носитель (смартфон, планшет, флешка).

ТОП 5 способов восстановить квитанцию

Для восстановления платежной квитанции можно воспользоваться несколькими разными способами.

Онлайн в интернет-банке

Если платеж совершался онлайн, восстановить его очень просто – для этого достаточно зайти в личный кабинет через браузер или мобильное приложение и найти операцию по сумме и примерной дате.

После этого можно распечатать чек у себя дома либо сохранить электронную версию документа. После чего останется сделать распечатку в офисе.

В архиве интернет-банка

Этот способ также позволяет восстановить квитанцию онлайн, причем можно даже подтвердить операцию, совершенную несколько лет назад. Однако далеко не в каждом интернет-банке сохраняются операции за несколько лет. Поэтому опять же восстанавливать квитанцию лучше по горячим следам.

Через отделение банка

Восстановить квитанцию можно в офисе банка, через который проводился платеж. Для этого составляется заявление, в котором указываются личные данные и описывается просьба.

С собой понадобится взять только паспорт

Важно понимать, что в банке хранится информация только за ограниченный период времени – например, за последние полгода. Поэтому посетить офис желательно как можно быстрее

Розыск платежа

Крайне редко (менее, чем в 0,1% случаев) восстановить платежный документ не удается даже в банке. Поэтому клиенту необходимо составить заявление на розыск платежа.

Стандартный срок его рассмотрения – 30 календарных дней, однако при необходимости может потребоваться и большее время.

Составлять заявление на розыск нужно только в том случае, если остальными методами восстановить квитанцию не удалось.

Восстановить данные через получателя

Наконец, можно обратиться к получателю платежа, чтобы подтвердить факт получения средств. Этот метод относится к наименее популярным, но иногда он срабатывает быстрее всего, особенно в тех случаях, если банк не может найти квитанцию.

Использование чеков в сфере торговли

В соответствии с российским законодательством, субъекты предпринимательской деятельности в области торговых отношений при реализации товаров народного потребления обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Потребителю вместе с купленным товаров выдается на руки чек, имеющий определенную форму, который к тому же, является первичным учетным документом на бумажном носителе.

Важно! Выдача на руки покупателю кассового чека является для продавца обязанностью, обеспечивающей надлежащий учет денежных средств в сфере торговых расчетов.

В кассовом чеке должны быть отмечены следующие реквизиты:

• наименование приобретаемого товара и его стоимость;
• порядковый номер документа;
• официальное наименование продавца, в том числе, его ИНН и номер свидетельства о проведении регистрации;
• заводской номер ККМ;
• юридический адрес регистрации аппарата;
• свойства налогового режима.

Помимо указанных выше обязательных реквизитов, на кассовом чеке разрешается размещение другой информации, в том числе, рекламы. В случае, если реквизиты на чеке печатаются нечетко, работа аппарата приостанавливается.

Размещенная на чеке информация не только дает возможность потребителю безапелляционно доказать принадлежность приобретенного товара к конкретному продавцу, но и обеспечивает для налоговых органов возможность проверки соблюдением продавцом:

• правил торговли;
• правил совершения кассовых операций;
• обращения с денежной наличностью;
• осуществление контроля размера выручки за конкретный период.

В случае выявления несоблюдения норм законодательных актов по выдаче чека, в отношении продавца применяется санкция в виде штрафа либо в виде предупреждения, если ранее он не привлекался к административной ответственности по выдаче платежного поручения.

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Обратите внимание => Коммерческое предложение грузоперевозки

Как восстановить гарантийный талон

Закон “о защите прав потребителей” не оперирует таким понятием, как “гарантийный талон”. Если продавец отказывается принять товар, то клиент вправе обратиться в прокуратуру и в судебном порядке требовать соблюдения его прав.

Восстановление гарантийного талона — процедура, не являющаяся регламентированной. Восстановить талон на товар продавец должен по своей инициативе после того, как товар был отремонтирован или заменен на новый.

Если же покупатель обращается с просьбой заменить или восстановить гарантийный талон, не имея претензий к товару и предъявляет чек на покупку, то продавец должен выполнить его просьбу. По заявлению, поданному в письменной форме, клиент указывает, что потерял гарантийный талон и просит его восстановить.

Покупателям нужно знать, что договор купли-продажи заключается между покупателем и конечным продавцом. Наличие гарантийного талона или его отсутствие — вопросы, которые должен решать магазин с поставщиком (компанией, которая предоставила телефон, ноутбук или любой другой товар в конечную точку продажи).

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).  

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету. Пример 2

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.   

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2021 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).