Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Опломбирование журнала учета

Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.

Подпишитесь на рассылку

Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

• возможность индивидуальной идентификации;
• разовое действие;
• защита от неразрешенного доступа;
• индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004. Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб

В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы. При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку

Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Что фиксируется в книге учета

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

• Факт их получения от нового работника.
• Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
• Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
• Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
• Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:

Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.

Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

• В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.
• Далее вносится достоверная запись.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Как заверить и вести документ?

Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

1. Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время храниться в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
2. Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
3. Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
4. Правильная прошивка и опломбирование. Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
5. Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
6. число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
7. дата заведения документа;
8. подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

Что касается других должностных лиц (заместителя руководителя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров), то они ни при каких обстоятельствах не имеют на это право.

Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц. Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться. За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки

В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные

За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их исправлению, поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные.

В большинстве случаев работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение Книги, оформив это официальным приказом. Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек. В зависимости от масштабов компании это может быть:

• секретарь;
• сотрудник отдела кадров;
• бухгалтер;
• делопроизводитель;
• специалист по персоналу и т. п.

Приказ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно должны быть данные об ответственном лице (его ФИО и должность), а также его обязанности по ведению журнала.

Инструкция по заполнению при увольнении

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

Запись при отказе забрать ТК

Что записать в книге, если отдать ТК непосредственно ее владельцу невозможно?

Если работник в день увольнения не может (или отказывается) получить свою ТК, ему отправляют заказное письмо с предложением забрать ее или согласиться на ее получение почтовым отправлением. Выходные данные письма при этом записываются в графу 12, а дата, когда ТК была отправлена по почте – в графу 13.

Иногда увольняющийся просит отдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, другу, коллеге). При этом необходима доверенность, заверенная у нотариуса.

Передача ТК третьим лицам без доверенности возможна лишь в случае смерти её владельца при предъявлении свидетельства о смерти, паспорта и документов, подтверждающих родство. Во всех этих случаях в графах 12 и 13 указывается, когда, кому и на основании чего была выдана ТК.

Кроме журнала учета выдачи трудовых книжек в любой организации должны иметься и другие регистрационные документы, например, журнал учета рабочего времени, бланков строгой отчетности, огнетушителей и проверок, проводимых органами госконтроля. Также следует помнить о том, что в обязательном порядке оформляются журналы проверок воинского учета на предприятии, регистрации трудовых договоров, входящих и исходящих документов, инструктажа вводного и по пожарной безопасности, а также приказов по основной деятельности. Обо всех этих важных для организации документах мы рассказывали в отдельных статьях.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5)

Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

ВАЖНО!

Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

• страницы нумеруются заранее, до начала использования;
• книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
• заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

ВАЖНО!
Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.. Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Материалы по теме

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменятся

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

• подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
• подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

• номер и серию документа;
• по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
• по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.

В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?

1. информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
2. информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
3. информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
4. проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
5. дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
6. серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
7. профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
8. название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
9. номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
10. подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
11. при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
12. графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
13. регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.

Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки

Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки. Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.

При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

1. Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
2. Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету

Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

• написать докладную записку об отсутствии журнала;
• завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
• внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
• в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек: