Образец аукционной документации по 44-фз

Документы для участия в тендере

Этап I — подготовка технического задания

Подготовка грамотного технического задания для описания закупаемого товара (работы, услуги) с учетом всех нормативных баз с учетом специфики закупаемого товара (работы, услуги)

Важно! Указание избыточных требований может привести к подаче жалоб участниками торгов и, как следствие, процесс закупки из краткосрочного периода может перейти в долгосрочный и грозить заказчикам административными штрафами

Этап II — обоснование начальной (максимальной) цены контракта.

Данный этап является обязательным для всех заказчиков, работающих по Федеральному закону №44-ФЗ. Для заказчиков по Федеральному закону №223-ФЗ и корпоративных заказчиков данный этап обязательным не является, но многие его применяют и прописывают в своих Положениях о закупках. Методы обоснования закупаемого товара (работы, услуги) прописаны в ст. 22 Федерального закона №44-ФЗ.

Опишем основной метод обоснования НМЦК, которым пользуется абсолютное большинство заказчиков.

Метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) – используется при закупке товаров (работ, услуг), путем сбора коммерческих предложений нескольких потенциальных исполнителей данной закупки. Это реализуется несколькими способами:

направлением запроса коммерческого предложения на закупаемых товар (работу, услугу)

Важно прописать в запросе коммерческого предложения полное техническое задание для того, чтобы потенциальный исполнитель не накручивал цены, или наоборот, не занизил их стоимость. В качестве источника используются коммерческие предложения потенциальных исполнителей контракта;

использованием в качестве источников цен данные об исполненных госконтрактах с официального сайта zakupki.gov.ru

Важно! Все используемые сведения об исполненных контрактах должны быть исполнены поставщиком (подрядчиком, исполнителем) без применения к ним штрафных санкций и неустоек;

данные государственной статистической отчетности о ценах товаров, работ, услуг;

информация информационно-ценовых агентств, общедоступные результаты изучения рынка;

скриншоты с официальных сайтов дистрибьютеров или производителей закупаемого товара (работы, услуги) с обязательным приложением адреса сайта, откуда эта информация была взята при анализе начальной (максимальной) цены контракта.

При использовании всех вышеперечисленных источников обязательно нужно помнить, что коэффициент вариации не должен превышать 33%.  Данный расчет следует показать при расчете начальной (максимальной) цены контракта. Для всех контролирующих органов это будет являться вашим доказательством надлежащего исполнения норм закона 44-ФЗ в части формирования НМЦК.

Этап III — разработка документации

На этом этапе нужно определить способ определения поставщика: электронный аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений и другие варианты проведения закупки. Именно от выбора способа определения поставщика будет зависеть качество товара и добросовестность поставщика, поскольку при выборе электронного аукциона или запроса котировок единственным критерием для участников торгов становится цена», «Проект контракта, который впоследствии заказчик будет заключать с победителем также должен быть разработан строго в соответствии с законом и Положением заказчика о закупках и защищать права и законные интересы заказчика. При выборе других возможных способов закупки у заказчика появляется возможность учитывать квалификацию подрядчика, его опыт и надежность при работе с другими заказчиками, т.е. деловую репутацию. Риски при работе с таким поставщиком (подрядчиком, исполнителем) снижаются в несколько раз.

Важно также грамотно определить сроки проведения закупки и ее этапов. Сроки не должны противоречить закону и Положению заказчика

Проект контракта, который впоследствии заказчик будет заключать с победителем также должен быть разработан строго в соответствии с законом и Положением заказчика о закупках и защищать права и законные заказчика.

Этап IV — утверждение документации и размещение

Далее осуществляется утверждение документации заказчиком и размещение на электронных торговых площадках и ЕИС извещения о закупке, а также согласованной заказчиком документации;

Этап V — заключительный

Рассмотрение заявок участников закупки, составление протокола оценки и определения победителя проводимого тендера, заключение договора с победителем. 

География сотрудничества с партнерами из разных городов России

Шаг 9. Рассмотрение вторых частей заявок и определение результатов

На этом этапе заказчик будет оценивать вторые части заявок лидеров торгов. Если заявка участника № 1 соответствует требованиям, то победителем закупки будет признан он. Если же нет (например, не хватает каких-то документов или выяснилось, что представлена недостоверная информация), то первенство перейдет к участнику № 2 и так далее.

В торгах по 44-ФЗ все строго регламентировано. На выбор победителя заказчику дается не более 4 рабочих дня с даты, когда был размещен протокол проведения аукциона. В этот срок заказчик должен выложить результаты в виде протокола итогов электронного аукциона.

В отношении процедур, которые проводятся по 223-ФЗ, все процессуальные моменты закрепляются в Положении о закупке заказчика и документации.

Шаг 3. Получение электронной подписи

Участие в торгах невозможно без получения электронной подписи (ЭЦП). Причем она понадобится уже на этапе подключения к торговым площадкам. ЭЦП — это набор файлов на USB-устройстве — токене. Получить ее можно в любом удостоверяющем центре. ЭЦП выдается на конкретное лицо — представителя организации или предпринимателя — и полностью аналогична его собственноручной подписи.

Почему важно определиться с площадкой до получения ЭЦП? От этого зависит, какую именно подпись выбрать. Существуют такие, которые работают на большинстве площадок, но они стоят дороже

Если планируется участвовать только в государственных торгах (по 44-ФЗ), то можно ограничиться подписью для федеральных площадок. Также существуют подписи, которые предназначены только для тех или иных конкретных ЭТП.

Когда цифровая подпись получена, пришло время настроить свое рабочее место. Сертификат подписи и специальное ПО для его использования нужно установить на компьютер, с которого будет производиться участие в торгах. Подробные инструкции обычно даются вместе с ЭЦП.

Отличия в структуре закупочной документации по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Как и многие другие вопросы, закон 44-ФЗ четкой регламентирует состав закупочной документации. В нее включается:

1. Информационная карта;
2. Форма заявки (необязательно);
3. Инструкция по составлению заявки;
4. Обоснование начальной максимальной цены;
5. Проект контракта;
6. Техническое задание.

Заказчики по 223-ФЗ могут составлять документацию по похожей структуре, но тут все зависит от того, что прописано в Положении о закупке. Так может выглядеть документация для торгов по закону 223-ФЗ:

Получается, что в торгах по 223-ФЗ документация может иметь более разветвленную и углубленную структуру. При этом есть такой нюанс: важные требования, которые нужно учитывать при составлении заявки, могут содержаться в любом разделе этой документации. Чтобы корректно составить заявку, поставщику придется ознакомиться с каждым разделом и подразделом

Иначе можно пропустить что-то важное, из-за чего заявка будет отклонена

Ответственность заказчика за неразмещение информации в ЕИС

На заказчика, который не разместил необходимую информацию в ЕИС, накладывается штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей в зависимости от степени тяжести нарушения. При этом должностное лицо уплачивает штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Ответственность заказчика за нарушение сроков размещения в сети информации колеблется в пределах от 10 000 до 30 000 рублей. Контрактный управляющий в этом случае выплачивает от 2 000 до 5 000 рублей.  

Закупки по 223-ФЗ

Дистанционный курс повышения квалификации «Закупки по 223-ФЗ»
Подробнее

Если во время публикации необходимых документов на ЕИС происходит технический сбой, который не позволяет завершить операцию, то регламентированный срок отодвигается на один рабочий день с момента устранения всех неполадок. Сведения о закупках, которые включают в себя информацию о государственной тайне, не подлежат размещению в единой информационной системе. Заказчик вправе не размещать также сведения о закупках, сумма которых не превышает 100 000 рублей.

Можно ли использовать образцы и шаблоны при оформлении заявки

Закон 44-ФЗ не предусматривает обязательное применение формы заказчика при составлении заявки. В приоритете указание всех необходимых для заказчика характеристик. Другими словами, основное значение здесь имеет не форма, а содержание.

В том случае, когда рекомендованная форма не указана, следует максимально детально изучить требования заказчика. В противном случае заявка будет отклонена.

Недобросовестные участники нередко публикуют формы, нарушающие Закон 44-ФЗ.

Так, следует обратить внимание на то, что первая часть заявки на участие в открытом конкурсе не допускает указание сведений об участнике. Следовательно, нельзя указывать данные об организации и квалификационных показателях

Так, если в форме, предоставленной заказчиком, требуется указание наименования участника (к, примеру), данную форму следует считать недействительной, так как она не соответствует требованиям законодательства.

Документы национальной системы стандартизации

Национальный стандарт — это документ по стандартизации, который утвержден Росстандартом и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации.

Насчитывается около 40 000 национальных стандартов. 

Определение «ГОСТ» относится к так называемым межгосударственным стандартам, для национальных стандартов используется «ГОСТ Р».

Заказчики, составляя документацию о закупке, должны использовать при описании требований к закупаемой продукции, товарам или услугам стандарты «ГОСТ Р». Стандарт «ГОСТ» следует использовать, если в отношении закупаемого товара нет стандарта с обозначением «ГОСТ Р», а есть только с обозначением «ГОСТ».

Есть виды продукции, которые подлежат обязательному подтверждению соответствия — обязательной сертификации (например, цемент) или принятию их производителем декларации о соответствии (например, минеральные удобрения), поэтому при закупке такой продукции данные документы должны быть представлены поставщиком.

Если обязательное подтверждение соответствия не требуется ни техническим регламентом, ни перечнем продукции, подлежащей обязательной сертификации, но в отношении которого существует национальный стандарт, и заказчик в документации о закупке установил требование о соответствии товара этому стандарту, то потенциальному участнику закупки будет необходимо предварительно пройти процедуру добровольного подтверждения соответствия своего товара в том или ином органе по сертификации.

Экспертиза своими силами

Внутренняя экспертиза или экспертиза своими силами помогает заказчику сэкономить средства на вызове эксперта, быстро провести приемку и быть уверенным в надлежащем исполнении поставщиком своих обязательств.

Законом  № 44-ФЗ не предусмотрены конкретные требования к экспертам организации. Внутренним экспертом может быть любое должностное лицо заказчика, которого приказом или распоряжением назначил руководитель. Экспертами могут быть также члены закупочной комиссии, сотрудники контрактной службы, контрактные управляющие.

Есть много писем Минэкономразвития РФ, которые разъясняют порядок проведения внутренней экспертизы. Например, из письма Минэкономразвития России от 11 апреля 2014 г. № Д28и-477 следует, что заказчик не обязан иметь в штате экспертов по конкретным направлениям экспертизы.

Как оформить результаты внутренней экспертизы и приемки

Что касается оформления результатов внутренней экспертизы, то в законе 44-ФЗ такие требования не прописаны. Но есть письмо Минэкономразвития от 30.09.2014 № Д28И-1889, в котором сказано, что требования ч. 10 ст. 94 Закона № 44-ФЗ (необходимость прилагать к отчету заключение по результатам экспертизы) не распространяются на случаи, когда экспертиза проводится силами заказчика без привлечения сторонних экспертов.

Данные внутренней экспертизы можно оформить как отдельным документом (например, подготовить заключение по итогам проведенной экспертизы), так и с помощью внесения данных об экспертизе в документ о приемке (например, в товарную накладную, либо акт сдачи-приемки).

В документе о приемке нужно указать, как проводили экспертизу — с помощью экспертов, экспертных организаций или своими силами, также указать результаты экспертизы. Обязательно должны присутствовать подписи каждого из членов приемочной комиссии, которую утверждает руководитель. Если экспертиза проводилась своими силами, то документ подписывает руководитель или представитель заказчика (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Заказчик на основании проведенной экспертизы принимает решение о соответствии условиям контракта. Если его все устраивает, то он ставит свою подпись на акте приемки товара по 44-ФЗ, работ и услуг.

Акт приемки товара должен содержать:

• перечень работ, услуг и товаров с указанием стоимости;
• составленное на основании экспертизы заключение приемочной комиссии;
• при несоответствии — указывается информация обо всех недостатках;
• подпись представителя комиссии, который уполномочен её ставить;
• документы и выводы экспертизы;
• если исполнитель отказывается ставить подпись на акте о приемке товара по 44-ФЗ, работы или услуги, возможно проведение приемки заказчиком выполненных работ или предоставленных товаров и услуг в одностороннем порядке.

По результатам   проведения   экспертизы   эксперты оформляют заключение.  Закон 44-ФЗ установил к заключению требования   объективности, обоснованности и законности (ч. 5 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Заключение  должно  быть  подписано  экспертом или руководителем экспертной организации.

Порядок проведения экспертизы собственными силами

Поэтапно самостоятельное проведение экспертизы выглядит следующим образом:

1. Издается приказ о формировании экспертной комиссии из числа сотрудников в составе пяти или более компетентных специалистов.  Обязательно нужно прописать существенные условия контракта: реквизиты, а также сроки его исполнения и этапность.
2. В течение сроков, указанных в договоре, комиссия оценивает результат исполнения договора.
3. По итогам работы, комиссия должна оформить документ о приемке. Например, акт приема-передачи, либо заключение по результатам работы комиссии. В нем должны быть отражены все выполненные работы, сроки исполнения поставщиком своих обязательств, наличие претензий какой-либо стороны.  
4. При выявлении несоответствия условиям контракта заказчик должен отказать в приемке товара до устранения нарушения поставщиком.
5. После подведения итогов экспертизы заказчик отражает в отчете информацию о ненадлежащем или надлежащем исполнении поставщиком своих обязательств.
6. Отчет об исполнении контракта размещается в ЕИС с приложением документа, сформированного по результатам работы экспертной комиссии.

Ключевые изменения 223-фз о закупках 2018

В конце прошлого года Государственная Дума приняла ряд поправок к федеральному закону 223-ФЗ. Эти изменения коснулись, в первую очередь, поставщиков и электронных торговых площадок. Среди основных правок закона можно выделить:

• Перевод всех закупок в электронную форму. Исключения составляют покупки, предусмотренные положениями о закупках.
• Необходимость создания специальных финансовых счетов для обеспечения заявки на участие. Открытие счета проводится компанией-поставщиком в одном из перечисленных банков. Полный перечень разрешенных финансовых учреждений утверждается правительством РФ.
• Вывод взаимозависимых предприятий из-под действия закона 223-ФЗ. Теперь заказчики имеют возможность производить покупки у единственного поставщика при определенных условиях.
• Предоставление возможности дочерним организациям присоединяться к закупочным мероприятиям материнской компании.
• При покупке определенного товара заказчик обязуется использовать слова или эквивалент. Такое нововведение исключает покупку определенного товара с конкретным товарным знаком.
• Невозможность отмены закупки после окончания срока подачи заявок.
• Создание заказчиков специализированной комиссии для проверки конкурентности закупки.
• Изменение сроков подачи извещений. Теперь извещение о проведении конкурса по 223-ФЗ и аукциона оглашается за пятнадцать дней до окончания приема заявок. Информация о запросе котировок должна быть опубликована за пять дней, а извещение о проведении запроса предложений — за семь дней до окончания периода приема заявок.
• Невозможность осуществления запросов о внесении обеспечения заявки, если сумма сделки менее 5 000 000 рублей. При сумме закупок более 5 000 000 обеспечение заявки может быть не более 5%.
• Организаторы закупочных мероприятий получили возможность использовать внутренние сервисы, которые смогут синхронизироваться с единой информационной системой. Такое нововведение будет полезно крупным заказчикам, которым теперь достаточно просто внести всю информацию во внутреннюю систему, и она будет автоматически опубликована в ЕИС.

Изменения в 223-ФЗ для малых и средних предприятий

Начиная с 2018 года объекты малого и среднего бизнеса смогут участвовать в закупках со следующими условиями:

• Проведение всех закупок исключительно в электронной форме.
• Регистрация сделки доступна лишь на шести федеральных торговых площадках.
• Денежные средства, обеспечивающие заявку, должны быть поданы на специально оформленный банковский счет.
• Участники 223-фз, победившие в конкурсе, составляют электронный договор на специальной площадке. Бумажный договор упразднён.

Изменения в системе подачи жалоб по 223-ФЗ

До 2018 года жалоба в фас по 223-фз производилась примерно по следующему сценарию:

• Поставщик жаловался в ФАС по 223-фз.
• ФАС анализировал жалобу и выносил решение.
• Заказчик обращался в судебные органы.
• Суд выносил вердикт в пользу заказчика.

После осуществления правок появился ограниченный перечень оснований для оформления жалоб. Теперь пожаловаться в ФАС можно если:

• Заказчик производит закупку с грубыми нарушениями норм 223-фз или собственного положения о закупках.
• Заказчик не произвел публикацию необходимой информации в единую информационную систему. Поводом может служить отсутствие в ЕИС Положения о закупках, документов описывающих конкретную процедуру и так далее.
• К поставщику по 223-ФЗ предъявляются требования, которые не были оговорены в документации на закупку.
• Заказчик не опубликовал в ЕИС полную информацию, касающуюся годового объема закупок у МСП.

Изменения в процессе обжалования по 223-ФЗ

До 2018 года жалоба в ФАС становилась поводом организации антимонопольной проверки всей организации. Например, при подаче жалобы на положения о техдокументации, ФАС производила проверку и других документов. Даже если антимонопольная служба не смогла найти нарушений в техдокументации, но нашла нарушение в, например, в планах закупок, то предписание все равно выносилось.

В связи с появлением части 13 статьи 3 закона №223 рассмотрение жалобы будет ограниченно доводами, которые в ней содержатся. То есть, теперь ФАС, при обнаружении нарушений несвязанных с жалобой, не будет иметь права производить по ним предписания.

Документация заказчика может содержать фотографию, чертеж или эскиз. Не забудьте внести ее в техническое предложение (рекомендованную форму 2).

Также будьте внимательны, возможно в техническом задании заказчик разместил лишь ссылку, а не саму иллюстрацию. Тогда обязательно скопируйте её в форму 2, ведь отсутствие иллюстрации в составе первой части заявки даст заказчику прекрасный повод для отклонения.

Сведения о товарном знаке предоставляйте только в том случае, если в документации заказчика указаны торговые марки, и Вы уверены, что они являются товарными знаками. В противном случае, указывайте, что товарные знаки отсутствует. Предоставление сведений такого рода требуется и в том случае, если Вы предлагаете эквивалентный товар, товарный знак, у которого другой.

Проверить наличие у товара товарного знака можно в одной из нескольких бесплатных информационных систем, доступных в Интернете, например, на сайте «Зуйков и партнеры» и других. Автор неоднократно ими пользовался и остался доволен, хотя сознавал, что они обновляются нерегулярно и возможна ситуация, когда в бесплатной системе товарный знак будет указан как действующий, а по факту он утратил силу или наоборот.

Если Вы сомневаетесь в наличии товарного знака, лучше укажите «отсутствует».

Что касается самих требований технического задания (формы 2), то здесь у заказчика полно возможностей для всевозможных хитростей.

Начнем с формата документа, в котором публикуется техническое задание (форма 2). Если оно опубликовано в формате Word это хорошо, Excel – тоже неплохо, хотя в нем и наблюдаются бывают нежелательные срабатывания автозамены.

Что же касается публикации формы 2 в формате pdf, это должно насторожить. Особенно если pdf сканированный, а форма 2 на многие десятки страниц. Это верный признаки того, что процедура заказная.

Следует три раза подумать, стоит ли в ней участвовать. А если пожаловаться на документацию в ФАС? Вопрос непростой. Заказчик имеет право размещать информацию в любом формате, поддерживающим ее чтение и копирование общедоступными программными средствами.

Так что, если скан более или менее качественный – не ждите от ФАС положительного решения. А до того, что он при конвертации будет распознаваться с ошибками, что повысит риск неправильного заполнения формы ФАСу нет никакого дела.

Проект контракта

Необходимо крайне внимательно ознакомиться с проектом контракта. Это нужно сделать на этапе принятия решения о том, стоит ли вообще участвовать в закупке. У поставщика должна быть полная уверенность в том, что он может качественно выполнить все пункты контракта. Ведь если хотя бы что-то не будет сделано либо будет исполнено некачественно, он не только потеряет обеспечение, но и попадет в Реестр недобросовестных поставщиков. Это значит, что в ближайшие 2 года он не сможет принимать участие в закупках.

При возникновении любых вопросов по тексту контракта стоит запросить разъяснение у заказчика. Не нужно рассчитывать на то, что можно будет уладить все спорные моменты потом. В рамках процедуры заключения контракта есть однократная возможность подать протокол разногласий, но это не относится к существенным условиям контракта. Через протокол можно указать закачку, что он, например, ошибся при внесении данных контракт, допустил отпечатки и так далее. А вот, допустим, изменить срок исполнения контракта, цену и другие существенные условия нельзя. Также нельзя и отказаться от исполнения контракта, когда одержана победа в тендере. Если победитель не подпишет контракт или не внесет в срок обеспечение контракта, он будет признан недобросовестным.

Практика закупок до вступления в силу Закона № 223-ФЗ

До вступления в силу Закона № 223-ФЗданные юридические лица могли закупать товары, работы, услуги любыми возможными способами. Небольшие организации чаще всего проводили свои закупки путем обращения напрямую к контрагенту без проведения конкурентных процедур, а более крупные организации, в основном государственные корпорации и государственные компании, разрабатывали свои регламенты закупок.

У автономных учреждений, которые были созданы путем изменения типа бюджетных учреждений, за последние годы накопился весьма разнообразный опыт в части закупок. Сначала, в статусе бюджетных учреждений, они применяли Федеральный закон № 94-ФЗ. Нередко закупки осуществлялись через специальный орган, осуществлявший размещение заказа, либо через учредителя. При такой модели в задачу бюджетных учреждений входила подготовка документов о собственных потребностях в товарах, работах, услугах, а непосредственно закупочные процедуры осуществлялись иными органами государственной власти (местного самоуправления). С момента изменения типа на автономные учреждения процедуры закупок были выведены за пределы регулирования федеральным законодательством. Все закупки стали осуществляться так, как решит руководитель учреждения, зачастую у единственного поставщика, самостоятельно выбранного руководителем.