Образец приказа о назначении ответственных лиц в организации

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Необходимость назначения

Требования по организации труда, обеспечение охранных норм, соблюдение технологических процессов находятся под контролем проверяющих структур и представляют интерес для организации в процессе деятельности. При отсутствии специального структурного подразделения ответственность автоматически возлагается на руководителя, имеющего право делегировать полномочия, издав соответствующее распоряжение.

На основании распоряжения, должностной инструкции издаётся специальный приказ о назначении ответственного лица или группы лиц:

• за производственный контроль на каждой стадии технологического процесса;
• за обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, принадлежащих предприятию или находящихся на физической территории;
• за соблюдение техники безопасности и проведение своевременного инструктажа по охране труда;
• за работу с использованием персональных данных наёмного персонала и внешних контрагентов;
• за пожарную безопасность при проведении работ в зонах с повышенными факторами риска.

Решение о выборе уполномоченного представителя принимается руководителем после проведения обучения и аттестации сотрудника в соответствующем направлении. Документы при необходимости следует обновлять по истечении предусмотренного законодательством периода, отправляя сотрудника на переподготовку и переаттестацию. Справки и аттестаты, а также дипломы и свидетельства о специальном образовании являются приложениями к издаваемому и обновляемому приказу.

Директор предприятия или руководитель обособленного представительства в компании несёт ответственность за издание приказа о делегировании полномочий. Представитель кадровой службы обязан ознакомить под роспись сотрудника и часть персонала, задействованную прямо или косвенно. Например, при выборе материально ответственных работников, непосредственному назначению должно предшествовать проведение инвентаризации.

Как правильно составить документ

Законодательство РФ не утверждает строгой формы написания подобного распоряжения. Компания, выпускающая такие приказы, вправе установить собственную форму.

Несмотря на подобную свободу действий, при оформлении нужно соблюдать правила, установленные Законом от 06.12.1011 №402-ФЗ.

Документ должен содержать:

1. Полное название организации в соответствии с официальным наименованием.
2. Дату выдачи распоряжения, его название и номер.
3. ФИО лица, выдающего документ (генеральный директор, его заместитель, обладающий правом подписи, или назначенный сотрудник).
4. Преамбула, содержащая задачу и ссылку на законодательный акт, который служит основанием для принятия решения.
5. Суть решения о назначении ответственного.
6. Подпись руководителя и печать организации.

Заполненный пример:

При издании документов руководство должно учесть, что для определённых сфер деятельности можно назначить лишь того сотрудника, который обладает специальными знаниями и подтверждающими этот факт свидетельствами.

К примеру, ответственным за охрану труда можно назначить работника, который:

• прошёл полный курс обучения;
• сдал экзамен и получил диплом государственного образца;
• полностью отвечает стандартам специалистов по охране труда.

Структура подразделов представлена в таблице ниже:

Подраздел
Шапка	Все сведения о компании: логотип; название; организационно-правовая форма; город расположения; номер выпускаемого документа; дата оформления.
Тело	Основная часть приказа, содержащая: цель создания документа; вид обязанностей; лицо, замещающее ответственного в периоды его отсутствия; нормативные акты, которые должны применяться при выполнении заданий.
Окончание	Подписи всех ознакомленных лиц: генерального директора; бухгалтера; специалиста кадровой службы; ответственного работника.

При оформлении приказа о полной индивидуальной материальной ответственности нужно проверить, чтобы должность сотрудника попадала в список Приложения №1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 №85.

При назначении предварительно необходимо провести инвентаризацию имущества.

Примерный заполненный шаблон документа:

Приказ о вступлении в должность генерального директора образец 2021

Документ, которым назначается главный руководитель, называют основным для фирмы. Его нужно очень внимательно составлять, чтобы проверяющие органы не смогли к нему придраться. Законодательно закрепленного образца приказа о вступлении в должность генерального директора ООО на сегодняшний день нет. Все компании и организации составляют его по своему усмотрению, или разрабатывают свой шаблон.

Для чего нужен приказ о назначении генерального директора

Эта бумага является первичной. Часто ей еще присваивают название «Номер один». Так, потому что никто не приступит к выполнению функций главного руководителя без официального подтверждения вверенных ему полномочий. Ведь он не сможет подписывать распоряжения, отдавать поручения и многое другое.

Таким образом, образец приказа о вступлении в должность генерального директора ООО утверждает не только руководителя, но оповещает контролирующие структуры и коллектив о его приеме на работу и с какой даты.

Кого можно назначить генеральным директором

Занять эту должность может человек, который основал компанию. Если соучредителей несколько – выбирают одного из них. У такого руководителя полномочий намного больше, чем у просто наемного менеджера. То есть, назначить гендиректором разрешается и человека, не причастного ранее к управлению фирмой.

При любом варианте, чтобы руководитель вступил в с свои права важно подготовить письменные протокол заседания соучредителей или решение соучредителей, а также приказ о котором ведем речь

Порядок оформления приказа о назначении генерального директора

Как показывает практика, этот документ готовят на официальном бланке фирмы, где уже указаны все юридические реквизиты. После составления его подписывают существующий руководитель или учредители организации. Отметка о приеме на работу обязательно должна быть поставлена в трудовой книжке будущего менеджера. В течение трех последующих дней информацию о новом руководстве нужно внести в ЕГРЮЛ и сообщить в контролирующие инстанции.

В ситуации, когда принято решение переназначить генерального после окончания срока трудового контракта, то бумага об этом все равно составляется новая. В случае назначения начальника одновременно с созданием компании, в документе указывается только юридическое лицо-основатель, дата и место написания.

В целом, образец обязательно содержит:

• название бумаги;
• отсылку к протоколу или решению владельцев;
• ФИО назначаемого лица, дата вступления в должность и окончание срока выполняемых функций.

В нем никогда не указывают оклад и другая информация, что обязаны содержаться в документах о принятии на работу простых сотрудников. Данная информация очень часто бывает коммерческой тайной. Но она обязательно присутствует в тексте трудового контракта с главой компании.

До того, как бумага вступит в силу, следует подготовить пакет документов для налоговой структуры:

• Решение взять на работу гендиректора или протокол собрания акционеров или соучредителей;
• Трудовой контракт;
• Приказ о назначении;
• Трудовая книжка будущего главы;
• Должностная инструкция руководителя.

После выполнения всех выше описанных формальностей, считается, что гендиректор может приступать к управлению производством. Если же будут выявлены какие-то нарушения при назначении главы компании, последнюю оштрафуют.

Инструкция по заполнению приказа гендиректора

Как уже отмечалось выше, этот документ — главный. Вот почему он всегда регистрируется под первым номером во внутреннем документообороте. Что же нужно в нем прописать структурно:

• Вначале заполняем все сведения о предприятии: название, форма организации (ООО, ЗАО, ОАО и другие), адреса юридический и фактический. Здесь же в конце ставим дату составления приказа.
• Далее пишем заголовок, где кратко излагаем суть. Примером будет: Приказ о вступлении в должность генерального директора ООО.
• Основной текст начинаем с первого пункта. В нем нужно отобразить перечень бумаг, на основании которых подготовлен этот приказ. К примеру: Протокол заседания соучредителей №5 от 1 марта 2020 года. Дальше указываем название фирмы, ФИО того, кто будет гендиректором и с какой даты.
• Обязательным пунктом идет отсылка к обоснованию, когда приказ вступает в действие. Например, пишут «с даты подписания».
• В конце ставим подпись учредителя и печать компании, указываем человека, подготовившего документ.

Бланки для скачивания:

Когда оформлять приказ об увольнении по собственному желанию?

Трудовой кодекс гласит, что работник обязан заблаговременно предупредить работодателя о намерении покинуть штат. Cотрудник должен предупредить об увольнении за две недели, чтобы за это время был шанс найти другого специалиста. Работник руководящих должностей должен предупреждать за 1 месяц. А лицо, находящееся на испытательном сроке, может предупредить всего за 3 дня.

Ряд сотрудников имеют право уволиться по собственному желанию без предварительного предупреждения или, самостоятельно выбрав определенную дату:

• работающие пенсионеры;
• абитуриенты, зачисленные на очную форму обучения;
• лицо, которое сопровождает супруга/у при переводе на новое рабочее место;
• люди, решившие совершить кардинальную смену места жительства (поменять регион или даже страну);
• призывники;
• беременная женщины;
• лица, которые должны осуществлять уход за ребенком, пожилым или недееспособным членом семьи.

Все вышеописанные обстоятельства нужно подтверждать документально. Так, можно предоставить справку о зачислении в ВУЗ, документы из военкомата, женской консультации, пенсионного фонда и т.п.

Особый случай – обнаружение трудовой инспекцией нарушений обязательств трудового договора со стороны работодателя. В этом случае руководитель предприятия обязан дать выходное пособие всем работникам.

Приказ должен быть оформлен в последний рабочий день сотрудника, на его основании проводится расчет выплат и передаются сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Подать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в связи с прекращением трудовых отношений нужно не позднее дня, следующего за датой увольнения.

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, то запись нужно внести не только в форме СЗВ-ТД для Пенсионного фонда, но и в бумажную книжку, после чего выдать ее уволенному.

Какую форму использовать?

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года установлена унифицированная форма Т-8, используемая в случае расторжения трудового договора с работников. Однако за каждым работодателем закреплено право создавать локальные акты, составляя собственную форму распоряжения.

Работодатель обязан ознакомить работника с готовым приказом об увольнении. Работник имеет право потребовать его копию. Эти условия закреплены в статьях 62, 80 и 84 ТК РФ.

После того, как сотрудник ознакомился с документом, на приказе делается специальная пометка. Если же сведения о распоряжении невозможно или не получилось довести до сотрудника, на документе должна быть отражена данная информация.

В организациях, уставом которых закреплено использование печати, ее оттиском должен заверяться любой документ, составленный на предприятии. Если же печати нет, необходимость в ней автоматически исчезает. В любом случае приказ должен заверяться личной подписью с расшифровкой руководителя или его заместителя.

Законодательное регулирование

Для полного понимания сути мат. ответственности, разберем, что это вообще такое – материально ответственное лицо?

Материально ответственные лица (МОЛ) – работники, несущие материальную ответственность за вверенное им имущество предприятия. То есть, в случае порчи имущества такие сотрудники будут возмещать его стоимость.

Полная материальная ответственность (МО) (согласно главе 39 ТК РФ) наступает только когда речь идёт:

• об уполномоченных лицах, имеющих материальную ответственность, наложенную на них по федеральному законодательству изначально;
• о выявлении недостач ценностей, которые были вверены сотруднику по договорённостям или по каким-либо разовым документам;
• о нанесении сотрудником умышленного, либо при нахождении в состоянии опьянения имущественного ущерба;
• об противозаконных проступках, в следствие которых пострадало имущество работодателя;
• о причинении имущественного ущерба в результате недолжного исполнения МОЛ, или полного неисполнения им его прямых обязанностей;
• о разглашении важных и защищаемых сведений.

МО закрепляется за работником соответствующим приказом.

На некоторые должности с самого начала государством налагается материальная ответственность. К таковым относятся должности высших лиц на предприятии: главного бухгалтера, директора предприятия, а также всех его его заместителей.

В таком случае, в соответствии со статьёй 277 TK PФ, руководитель организации обязан быть ответственным за любой материальный и имущественный ущерб, если он был причинён его организации.

Условие о полной МО должно быть закреплено отдельным договором (статья 244 Трудового кодекса России) и отражено в трудовом договоре как одно из необходимых условий. Это делается для того, чтобы работодатель в последствии был точно уверен в том, что он законным путём может взыскать со своего подчинённого сумму, эквивалентную причинённому ущербу.

Данный процесс (назначение МО лиц) осуществляется в соответствии со всеми требованиями Мин. труда, № 85.

В этом документе прописано, кто может быть материально ответственным лицом. Перечень является ключевым фактором при заключении трудовых договоров с работниками.

Распоряжение о назначении отв. лиц осуществляет сразу две функции:

1. официально утверждает полномочия конкретного должностного лица;
2. закрепляет перечень подотчетного данному лицу имущества предприятия.

При этом какой-либо стандартизированной формы этого документа не существует, шаблон документа о назначении МОЛ на сегодняшний день оформляется, исходя из всех имеющихся подписанных и проведённых с этим сотрудником трудовых контрактов, соглашений и договоров, и при исходя из статей 242 и 244 Федерального трудового кодекса.

Здесь можно бесплатно бланк приказа о назначении мат. ответственного.

При этом время, когда документ может быть издан, не имеет строгой привязки к приёму сотрудника на работу, или ещё к каким-то другим временным рамкам. Связано это с тем, что время наступления мат. ответственности сотрудника компании и время его приёма в компанию могут различаться.

Когда появляется объект ответственности (а это может произойти в любое время, вне зависимости от того, когда сотрудник был зачислен в штат), его сразу же оформят под ответственность конкретного должностного лица, выбранного из штатных сотрудников. Вот тогда уже будет установлена материальная ответственность.

Посмотрите видео о нюансах мат. ответственности:

Регистрация

Ответ на этот вопрос носит больше теоретический характер. С точки зрения практики, стоит признать, что отличия не очевидны. Конечно, теоретики трудового права найдут признаки и особенности каждого документа. Например, с помощью приказа решаются правовые вопросы, а распоряжение регулирует организационные вопросы.

Но даже Трудовой кодекс (статья 68, к примеру) употребляет эти термины как равнозначные. Хотя одно отличие все же «налицо». Приказ работодателя не может быть устным. А простое распоряжение руководителя иногда выражается в устной форме.

Юридически и приказ, и распоряжение относятся к формам нормативно-правовых актов. Хотя по правовой иерархии распоряжение несколько ниже приказа. При этом часто в утвержденных формах, например, Госкомстата можно встретить заголовок документа вида «Приказ (распоряжение)», что говорит о признании даже госорганами этих понятий практически синонимами.

Приказ	Распоряжение
Влияет на деятельность предприятия	Чаще имеет отношение к выполнению поручений, не принципиально влияющих на деятельность предприятия
Носит долгосрочный характер	Чаще касается однократных задач
Указание начинается со слова «Приказываю»	Указание начинается со слов «Обязываю» или «Распоряжаюсь»

Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора – образец.

В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица. Они составляют:

• для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
• для большинства кадровых приказов — 75 лет.

Требования к оформлению таких приказов отличаются. Распоряжения по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.

Подробнее о приказах по основной деятельности читайте здесь.

Кадровые приказы приводят к появлению тех или иных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Это может быть начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие распоряжения генерального директора должны отвечать более строгим требованиям.

Для некоторых приказов ранее существовали установленные формы, утвержденные Росстатом. Но со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года право разрабатывать формы учетных документов принадлежит самой организации. Следует только, руководствуясь п. 2 ст.

Форма приказа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Шапка документа обязательно должна содержать наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Остальные реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата;
• название, которое вкратце излагает суть документа;
• констатирующая часть может описать проблему, которая привела к необходимости издать приказ;
• обозначение начала распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
• текст поручения;
• стоимостная оценка хозяйственной операции в случае, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете предприятия (сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. п.);
• дата вступления в силу (в случае отсутствия этой даты документ вступает в силу в момент подписания) или крайний срок для исполнения поручения;
• лица, на которых возлагается контроль над исполнением приказа;
• подпись;
• места для подписи лиц, ознакомившихся с приказом.

Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.

Все оформленные распоряжения руководителя подлежат регистрации в журналах. Предпочтительно использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Кроме того, желательно разделить и журналы для приказов с разными сроками хранения.

Установленной на законодательном уровне формы журнала нет. Предприятие может самостоятельно разработать журнал, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется использовать такие графы:

• порядковый номер записи;
• название и реквизиты документа;
• краткое содержание документа;
• фамилия лица, ответственного за составление приказа.

Посмотрите образец оформления журнала в публикации «Журнал регистрации приказов по личному составу — образец».

Журнал может как оформляться в бумажном виде, так и заполняться в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, сам журнал прошивается и скрепляется сзади печатью организации и подписью ответственного лица.

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

Как правильно внести изменения

При замене или увольнении ответственных работников руководитель обязан подготовить решение о смене ответственного лица. Для этого выпускается документ о внесении поправок в приказ.

Он оформляется в свободном стиле или по заранее установленной в компании форме.

Порядок действий:

1. Принимаемся обоснованное решение о необходимости и неизбежности изменений (например, основанием может стать увольнение).
2. Оформляется новый приказ, в котором описываются позиции, подлежащие корректировке.
3. Документ подписывает руководитель и новый ответственный сотрудник.
4. Он вступает в силу с даты внесения изменений.

Как и в случае с обычным указом, строго унифицированной формы бумаги также не предусмотрено.

Главными элементами станут:

1. Наименование компании.
2. Место, дата составления и номер.
3. Основание для внесения поправок и отредактированные положения.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за электрохозяйство

1. Приказ можно написать на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке предприятия.
2. Вначале распоряжения нужно отобразить:

• Дату распоряжения.
• Присвоенный номер.

1. Приказ должен ссылаться на нормативный акт, обосновывающий назначение того или иного специалиста, с изложением цели распоряжения (для чего работник утверждается ответственным), например, «Об утверждении ответственным за ЭУ …» или к примеру, «Для организации безопасной эксплуатации электроустановок на …» и т.д.
2. В тексте распоряжения понадобится заполнить Ф.И.О. назначаемого работника с отображением занимаемой должности, группы допуска, обозначаемой римскими символами.
3. Далее требуется отметить следующее:

• Заполняются сведения о работнике, замещающего ответственного за ЭБ на случай отсутствия последнего по разным причинам, с отображением Ф.И.О., занимаемой должности и присвоенной группы допуска.
• В следующем пункте требуется изложить обязанность назначенного на данную должность работника и рамки его полномочий. При этом, если должностные обязательства, прописанные в п. 1.26 ПТЭЭП, отвечающего за ЭБ, соответствуют трудовому договору, к примеру, главный энергетик, обязанности которого более обширные, чем у ответственного за ЭБ, то излагать обязанности работника, отвечающего за ЭБ, в распоряжении не нужно. Достаточно, при таких обстоятельствах, изложить общие обязательства назначенного специалиста, например, организовать безопасное функционирование ЭУ, обеспечить экономный расход электроэнергии и подбор требуемых работников для работы на ЭУ и т.д.
• Если же ответственность за ЭБ возлагается на работника, основные функции которого не прописаны в трудовом договоре при трудоустройстве, то требуется в распоряжении, отобразить конкретные обязательства специалиста, на которого возлагается ответственность за ЭБ. При этом, на основании ст. 60 ТК РФ потребуется получить предварительно письменное согласие специалиста и дополнительный трудовой договор с прибавкой вознаграждения за исполнение добавочной нагрузки.
• В очередном пункте распоряжения требуется описать порядок организации контроля для исполнения приказа, и на кого он возложен. Здесь нужно изложить порядок субординации между специалистом, отвечающем за ЭБ и его подведомственными сотрудниками в структурных участках, отвечающих за работу ЭУ на закрепленных отделах.

1. После завершения текстовой части приказа, он должен быть подписан руководителем организации и в нем обязаны расписаться все лица, имеющие отношение к изданному распоряжению для ознакомления с ним.

Кого можно назначить ответственным по охране труда на предприятии?

Первое и важнейшее условие – наличие у кандидата высшего профессионального образования в данной сфере. Отвечать за охрану труда могут бакалавры, специалисты или магистры, окончившие ВУЗы по направлениям подготовки в области пожарной безопасности, промышленной экологии, техносферной безопасности или охраны труда. Если у соискателя должности смежная техническая специальность, он может пройти короткие курсы, чтобы получить сертификат о праве проведения инструктажей и ведении документации в сфере охраны труда.

В зависимости от специфики предприятия переучить можно и специалистов в области химической или биологической безопасности – на ряде производств такие направление подготовки наоборот в приоритете.

Иные требования, которым в идеале должен соответствовать кандидат:

• трудовой стаж не менее 3 лет на аналогичной должности;
• пройденные курсы подготовки современным способам индивидуальной и коллективной защиты сотрудников;
• дополнительные профессиональные компетенции (например, подробное знание законодательной базы, работа с системами автоматизированного проектирования, основы менеджмента и прочее на усмотрение работодателя);
• личные качества (чаще всего ответственность, амбициозность, стрессоустойчивость и готовность обучаться новым навыкам).

Микробизнес (чаще всего индивидуальные предприниматели) имеют право вести документацию по охране труда самостоятельно, но для этого все равно придется пройти соответствующие курсы или даже получить дополнительное образование.

Как составить приказ о назначении?

После выбора кандидата его статус нужно закрепить официально. Стандартизованного приказа о назначении ответственного за контроль соблюдения охраны труда не существует. Но коллективным договором и другими локальными актами каждое предприятие может утвердить свою форму данного приказа.

Согласно утвержденным требованиям на 2021 год, документ такого типа может быть написан в произвольной форме от руки или в печатном виде. Приказ составляет руководитель организации. Документ создается в единственном экземпляре, при необходимости с него снимают копии.

Распоряжение должно соответствовать общим правилам официально-деловой лексики и сохранять стандартную структуру: «шапка», текст основной части, дата создания и подписи с печатью.

Приказ обязательно должен быть заверен личными подписями руководителя (его заместителя, если руководитель временно отсутствует), ответственного по ОТ (его заместителя) и ряда работников, на чью деятельность непосредственно влияет данный документ.

После вступления в силу приказ должен быть зарегистрирован и внесен в специальный журнал.

Чаще всего журнал ведет специалист отдела кадров или штатный бухгалтер. В нем должны быть отражены дата создания приказа, его номер и название.

Журнал необходим для отчетности и легкой работы с документацией фирмы. Подзаконные акты требуют, чтобы вся локально-нормативная документация на предприятии хранилась не менее 3 календарных лет.

Если ответственных было несколько, составить два отдельных приказа не получится – два сотрудника уже будут считаться мини-отделом, поэтому, согласно статье 217 ТК РФ, рекомендуется открывать службу охраны труда, являющуюся самостоятельным структурным подразделением и подчиняющуюся руководителю или главному инженеру. Данная служба должна выполнять работу по доведению условий труда работников до оптимальных и предотвращению производственного травматизма.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5)

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу. Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу – 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение. Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года. Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела: «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков», «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д. Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами:

• дело 1 – приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения – 5 лет);

• дело 2 – приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения – 50 лет).