Претензионные клиенты (как работать с претензиями)

Отвечаем на негатив: 10 примеров, как это делают компании

Опубликовано Главный редактор пн, 12/08/2019 — 10:09.

Наглядно покажем, как не подмочить репутацию компании ответами на негативные отзывы.

В этой статье мы не будем рассказывать, зачем работать с репутацией компании, и даже не будем говорить о типах негатива.  Сегодня рассмотрим практическую часть и на примерах разберем, как некоторые компании отвечают на негативные отзывы своим клиентам.

Прежде чем мы разберем 10 наглядных примеров, хочется сказать пару слов о отзывах. Если видите, что о вашей компании пишут плохо, и ничего при этом не делаете, то это не верная стратегия, которую следует пересмотреть. Но гораздо хуже, если вы отвечаете, как в примере ниже. Собственно такие ответы мы оценили на два балла.

Этапы работы с рекламациями на производстве

Допустим, на завод поступило гневное письмо о том, что купленный прибор, установленный на военном корабле, никак не хочет включаться, что может привести к срыву парада по случаю Дня Победы, а в ближайшей перспективе – к ослаблению обороноспособности государства и ядерной войне (написанное на полном серьезе и с множеством восклицательных знаков!!!).

Как должен действовать специалист отдела контроля качества (ОКК)?

Во-первых, на любую рекламацию – даже самую некорректную – требуется дать письменный ответ в течение трех, максимум пяти дней. Взволнованных заказчиков необходимо успокоить, сообщив им, что их претензия принята к сведению и весь завод день и ночь работает над решением их проблемы

Такой официальный ответ, составленный специалистом, направляется на согласование и подпись руководителю отдела или – в случае особой важности заказчика – непосредственно директору предприятия, что может занять некоторое время. Поэтому желательно как можно скорее позвонить по телефону или отправить электронное письмо по адресу, указанному в рекламации, т.е

наладить личный контакт с теми представителями заказчика, кто непосредственно занимается данным вопросом.

Во-вторых, специалист ОКК обязан определить, закончился ли гарантийный срок вышедшего из строя изделия. Здесь приходится вступать в контакт с бухгалтерией, отделом продаж и т.п. Если срок гарантийного обслуживания изделия истек, заказчику, как правило, в очень вежливой форме предлагается платный ремонт с запросом гарантии на оплату.

В-третьих, вне зависимости от того, является ли изделие, на которое получена рекламация, гарантийным или нет, специалист ОКК должен направить служебную записку в конструкторский отдел с подробным описанием дефекта и запросом рекомендаций по его устранению. До тех пор, пока конструкторы работают над разработкой рекомендаций, специалисту приходится отвечать на письма и ежедневные – а иногда и ежечасные! – звонки заказчиков, убеждая их, что парад в День Победы обязательно состоится! При этом если, по мнению конструкторов, в письменной претензии неправильно указана техническая сторона дефекта, нужно очень вежливо запросить уточняющие сведения, фотографии и т.п.

Предположим, в ОКК поступил ответ из конструкторского отдела: электроприбор не включается, поскольку уважаемые господа Н.Н. … не разобрались в прилагаемой инструкции и неправильно его подключили. Тогда специалист направляет подробные разъяснения господам Н.Н., при этом так, чтобы они все поняли, но ни в коем случае не обиделись и не потеряли желание покупать продукцию данного предприятия.

В лучшем случае на завод приходит письмо – все в порядке, прибор заработал, корабль вышел на военный парад, страны натовского блока в ужасе, благодаря усилиям скромного инженера Третья мировая война предотвращена!

(К сожалению, часто обрадовавшиеся заказчики забывают сообщить о снятии претензии,  и приходится опять-таки очень вежливо им об этом напоминать).

В-четвертых, бывает, что, несмотря на выполнение рекомендаций, устранить проблему своими силами заказчикам не удалось. Тогда на основании инструкций конструкторов принимается решение либо о направлении на объект ремонтников из центра сервисного обслуживания, либо о возврате дефективного изделия на предприятие. Проводится ревизия – чаще всего в присутствии представителей заказчика – составляется акт ревизии, и затем разрабатывается план ремонта. Если ремонт невозможен по техническим причинам или будет слишком дорогостоящим, заказчику предлагается новое изделие взамен забракованного.

 На этом этапе важно договориться о том, за чей счет будет производиться ревизия и будущий ремонт (или замена) изделия. Дело в том, что даже если оно находится на гарантийном облуживании, дефект может образоваться и по вине потребителя – допустим, электроприбор неправильно подключали или хранили целый год на улице под дождем

Разумеется, заказчик, как правило, не согласен признавать свою вину. Здесь специалисту по работе с рекламациями  бывает нужна помощь юриста

В любом случае важно быть способным вежливо, но твердо отстаивать интересы своей фирмы, при этом изо всех сил стараясь не рассориться с покупателем

В-пятых, после окончания ремонта изделие возвращается заказчику, и важно получить от него письменное уведомление о снятии всех претензий. Помимо всего этого, специалисты по работе с претензиями ведут внутреннюю ежегодную управленческую отчетность для бухгалтерии

Помимо всего этого, специалисты по работе с претензиями ведут внутреннюю ежегодную управленческую отчетность для бухгалтерии.

Стандартная схема организации урегулирования претензий, поступающих через телефонные службы банков

--------------------¬¦                   +- -- -- --¬¦     Оператор      ¦¦                   +----¬     ¦L------T-----T-------   ¦/   ¦/       ¦              ---+-----+--------------------¬       ¦     ¦        ¦Специалисты отдела разработки¦       ¦              ¦   и обслуживания продукта   ¦      ¦/   ¦/       L--T-----T----------------------------+-----+------¬    ¦     ¦¦                   ¦<----                  -------> Открытые переключения¦Менеджеры отделений¦          ¦            -- -- -> Скрытые от клиента¦                   ¦<--- -- ---                     консультацииL--------------------

Рис. 2 Лестные отзывы

В качестве одного из видов опросов клиентов можно рассмотреть анкетирование силами сотрудников отделений банка. Его основное преимущество — невысокая стоимость, так как за редкими исключениями участие сотрудников в сборе информации никак не поощряется. Зато, имея большую сеть, можно сформировать достаточно репрезентативную базу ответов.

Приведем простой пример.

У банка 40 точек обслуживания клиентов в регионе. В этих точках без особого напряжения сотрудники могут заполнить в день 10 — 15 анкет клиентов, а как правило, и более. Таким образом, за неделю опроса банк может собрать свыше 2000 анкет. При обращении в маркетинговые агентства за этот объем пришлось бы заплатить не менее 200 — 300 тыс. руб. Выгодно? Бесспорно.

Однако эта экономия имеет и обратную сторону.

Во-первых, нельзя иметь полную уверенность в том, что эти анкеты заполнены клиентами, а не сотрудниками банка.

Во-вторых, если жестко не ограничить круг опрашиваемых клиентов, то сотрудникам на местах будет проще опросить постоянных клиентов в лице местных пенсионеров, которые никуда не торопятся и редко отказывают в подобных просьбах.

В-третьих, очевидно, что если опрос клиентов будет проводить сотрудник банка, то при высказывании претензий и пожеланий клиенты в основной массе постараются «не навредить» конкретному сотруднику. В результате такой сбор информации неизбежно будет сопровождаться искажением высказываний в положительную сторону.

Выход может состоять в проведении опроса, предусматривающего самостоятельное заполнение клиентом анкеты без присутствия сотрудника — заполнил анкету, опустил в урну и никого при этом не обидел. Но и здесь не исключается корректирующее вмешательство сотрудников отделения. Кроме того, если опрос недостаточно хорошо подготовлен, то интенсивность сбора информации без участия сотрудников будет очень низкая.

Отметим основные ошибки, которые совершаются при проведении подобного анкетирования:

• анкеты присутствуют не во всех отделениях банка;
• нет канцелярских приборов рядом с местами заполнения анкет;
• урны «спрятаны» в наименее посещаемых зонах операционного зала;
• содержание анкет вызывает у клиентов необходимость дополнительных консультаций у персонала.

В качестве примера разберем анкету одного из банков (табл. 2).

Таблица 2

Как и в какие сроки реагировать на претензии

В зависимости от организационной структуры ответ на обращение готовят разные сотрудники:

• секретари по поручению ответственных лиц;
• юристы;
• руководители подразделений, в зоне ответственности которых находится объект жалобы.

Получив и зарегистрировав обращение, определите срок ответа, который зависит от:

• характера претензии — требование о расторжении договора (п. 2 ст. 452 ГК);
• договора, положения которого нарушены, по мнению стороны обращения;
• законодательства.

Законодательство устанавливает сроки ответа на некоторые досудебные жалобы. Например, НПА устанавливают особый порядок работы с рекламациями и претензиями о возврате денежных средств: ответ следует дать в течение 10 дней (>ч. 2, п. 1 ст. 16 ФЗ-40 от 25.04.2002).

ВАЖНО! На заявления отвечают в разумный срок, если он не установлен заявителем, договором и законом, — суды принимают его равным 2-3 неделям (определение Хабаровского краевого суда от 14.07.2017 по делу №33-5747/2017)

Как соглашаться и возражать

Четких правил, определяющих, как работать с претензиями клиентов, не существует. У получателя жалоб клиентов нет обязанности соглашаться со всеми требованиями. Варианты:

• направить отказ;
• принять доводы и признать суть требований;
• согласиться частично.

Выбранный вариант определит структуру и содержание дальнейшего взаимодействия сторон.

Как озвучить цену клиенту(видео)

Опубликовано Главный редактор пт, 17/01/2020 — 03:00.

«Это слишком дорого!»
«Мне надо подумать»
Эти и другие возражения приходится разбирать из-за того, что клиент не понимает почему ваш товар стоит именно столько.

Декомпозиция товара помогает закрыть подобные возражения. Точнее, они даже не появляются, потому что для клиента ваш продукт будет более ценным и он с бОльшим удовольствием будет покупать у вас.

В этом ролике вы узнаете как успешно применяют этот метод жители Шри-Ланки для того, чтобы продать товары в 12 раз дороже закупочной цены. Это работает и в России, поэтому пользуйтесь на здоровье=)

Разрушитель. Клиент из ада

Опубликовано Главный редактор вт, 31/12/2019 — 03:00.

Эта история случилась 3 года назад. Есть у меня самый противный клиент, я полтора года работал над тем, чтобы продать им необходимую для них технику. И в итоге клиент все-таки купил экскаватор и гидромолот. Назовем его ООО «Разрушитель». Он взял хороший объем работ по разрушению зданий. Докапывался до каждой мелочи, до любого незначительного косяка с нашей стороны. Постоянно звонил мне и пытался выносить мозг за каждую царапину на экскаваторе.

Экскаватор с молотом работал без нареканий, практически без нареканий. Было несколько мелких неисправностей, которые не влияли на работу и наша сервисная служба быстро их устраняла. Но у вредного клиента уже сложилось мнение о том, какие мы плохие.

Проверки и действия перед подготовкой Декларации по НДС в 1С:ERP 2.4

Чек-лист проверок и действий перед подготовкой Декларации по НДС. Сформирован по результатам сверки книги покупок, книги продаж и сверки по счетов учета БУ, при ведении учета за квартал параллельно в двух базах при переходе на 1C:ERP. Два отчета — удобная проверка незачетнных авансов. Первый отчет: для договоров с расчетами «По заказам» выводится список оплат, неразнесенных по заказам и список заказов, по которым незачтены оплаты. Второй отчет: для договоров с расчетами «По накладным» выводится список оплат, неразнесенных по накладным и список накладных, по которым незачтены оплаты.

1000 руб.

Жалобные книги

Основное преимущество книг жалоб (и предложений) как источника информации о качестве сервиса — невысокая стоимость получения информации, не требующая больших усилий со стороны организации.

Основной недостаток — незначительный объем информации для анализа и организационных выводов. Как правило, претензионными каналами пользуются уже «сильно недовольные» клиенты, при высказывании нареканий больший акцент ими делается на эмоциональной составляющей, нежели на технологической. Восстановить картину случившегося бывает довольно проблематично.

Выводы о структуре проблемного поля, полученные при анализе претензий, не являются репрезентативными для клиентской базы банка, так как большинство клиентов стараются не пользоваться данным каналом коммуникаций с банком.

Некоторым клиентам мешает нежелание «подводить» персонал отделения. Как правило, нужно указать конкретного человека, который, по мнению клиента, работает «некачественно», в противном случае рассмотрение претензии не осуществляется. Другие клиенты сталкиваются с тем, что в отделении не оказывается под рукой книги жалоб. Поэтому большинство клиентов, недовольных качеством обслуживания, ограничиваются устными замечаниями или вообще молча уходят из банка.

Исследования также показывают, что для отдельных групп клиентов характерно более частое высказывание претензий к банку, чем для других. И не всегда «жалобщики» являются для банка наиболее важными клиентами с точки зрения дохода.

По данным опросов компании «Финист», хотя бы раз замечания сотрудникам банков высказывают 20 — 30% клиентов, несколько раз — 10 — 20% клиентов. Таким образом, очевидно, что в книги жалоб поступает в десятки, а то и сотни раз меньше негативных сообщений, чем их получают непосредственно сотрудники в отделениях.

Еще один важный недостаток этого инструмента сбора информации о качестве обслуживания — его низкая оперативность. Даже та незначительная масса отзывов клиентов, которая попадает в книги жалоб, аккумулируется там в течение длительного срока. Большинство книг жалоб имеют темпы заполнения не более одной-двух записей в месяц, а многие книги жалоб вообще регистрируют всего два-три отзыва в год.

Итак, можно сделать вывод: книга жалоб не может быть единственным источником информации о качестве сервиса для организации. Вместе с тем данный метод контроля является важным для банка с точки зрения поддержки имиджа, поэтому взаимодействие с клиентами по приему претензий должно осуществляться на самом высоком уровне.

Приведем основные рекомендации, которые можно дать по использованию данного подхода.

Необходимо информировать клиентов о том, что у них есть такой инструмент решения проблем.
Возможно, имеет смысл ввести в регламент сотрудников первичное консультирование новых клиентов по вопросам их прав в организации, включая книгу продаж, с указанием на возможность высказать свои претензии и на важность этой информации для организации.
Правильно размещать книги жалоб на видном месте, обеспечивать их необходимыми аксессуарами (одно из наблюдений, сделанных в отделении столичного банка, — книга жалоб находится в закрытой кассовой кабине, где она вряд ли будет обнаружена теми, кто обратился не за кассовой операцией).
Необходимо оперативно реагировать на поступающие претензии и держать клиента в курсе относительно хода рассмотрения претензии (нежелание клиентов оставлять записи в книгах жалоб часто связано с предыдущим опытом отсутствия реакции на такие сообщения со стороны организации).
Предусмотреть возможность открытой публикации рассмотрения некоторых претензий в офисах банка
Таким образом банк демонстрирует внимание к своим клиентам и их нуждам.
Реализовать анализ типовых обращений с последующими предложениями по устранению таковых.
Для анализа нетиповых обращений, но напрямую затрагивающих имидж банка, следует проводить дополнительные опросы, в ходе которых можно косвенно собирать информацию о восприятии данной проблемы другими клиентами.

Что делать, если потенциальный клиент просит скидку

Опубликовано Главный редактор ср, 07/08/2019 — 03:00.

Омельяненко Жанна

Предоставление скидок помогает ускорить вялотекущие переговоры, укрепить деловую репутацию и получить рычаг воздействия на клиентов

Но к вопросу предоставления скидок важно подходить стратегически. Нельзя давать скидку каждому потенциальному покупателю, как только он попросит об этом

Если вы пообещаете скидку еще до начала предстоящих переговоров, это повлечет за собой негативные последствия. Во-первых, покупатель сочтет ваш продукт менее ценным, раз вы так легко согласились продать его за меньшую стоимость. Во-вторых, фокус покупателя сместится с ценности товара на его цену. Вместо того чтобы думать и говорить о преимуществах, которые ваш продукт даст бизнесу клиента, он сконцентрируется на его стоимости. В-третьих, вы упустите возможность попросить клиента пойти на уступки со своей стороны. Вы просто продадите свой товар ниже обычной стоимости и не получите ничего взамен.

Общие принципы организации процесса

Претензионная работа банка, связанная с операциями обслуживания клиентов через банкоматы, состоит из двух больших блоков:

• блока коммуникаций, который включает в себя прием претензий клиентов по всем доступным каналам, первичную маршрутизацию их в компетентные подразделения банка, а также подготовку ответа на обращение клиента в формате, принятом в банке, по каналу коммуникаций, наиболее удобному для клиента;
• блока расследований, включающего в себя собственно процедуры общего анализа ситуации, работы оборудования, процедуры по работе с наличностью, принятие решения по обращению и реализацию этого решения.
• «Входами процесса» являются факты поступления в банк претензий клиентов и выявленные при пересчете кассет банкоматов недостачи (излишки).

«Управляющими входами» процесса являются:

• бизнес-требования — клиентоориентированность процесса, его дешевизна, скорость и простота;
• операционные требования — обеспечение сохранности ценностей, корректность и прозрачность учета операций.

«Выходами» процесса являются реализованные решения по претензиям клиентов, завершенные расследования по фактам выявления излишков (недостач).

Для банка с развитой региональной сетью очень важно обеспечить централизованный учет обращений клиентов, который в идеале должен обеспечивать:

• единую сквозную регистрацию обращений клиентов и ответов на них;
• категоризацию обращений по региону, каналу коммуникаций, причине обращения, типу операции и др.;
• возможность анализа обращений клиента за период по категориям, по времени обработки, а также в динамике — построение отчетов;
• автоматический контроль соблюдения сроков каждого этапа претензии;
• анализ текущего состояния работы по претензии (состояние, исполнитель, сроки).

В рамках претензионной работы по операциям, совершаемым через банкоматы, в банк могут поступать претензии различных видов:по типу операции:

• некорректная выдача (зачисление) денежной наличности (операция может быть по счету клиента либо без открытия счета);
• захват карты;

по принадлежности банкомата (карты):

• внутренние претензии (операция в банкомате банка по карте банка);
• внешние претензии (операция по карте банка в банкомате другого банка или операция в банкомате банка по карте другого банка).

Процессы обработки каждого из этих видов претензий имеют свои особенности с учетом специфики бизнеса банка, требований платежных систем, технологических возможностей применяемой банковской техники. Далее мы рассмотрим подробнее процессы обработки претензий клиентов банка по сбойным операциям, возникшим в банкоматах этого же банка (обработка сбоев по операциям в «чужих» банкоматах либо по «чужим» картам в «своих» банкоматах — темы отдельного исследования).

На какие законодательные акты можно сослаться

В тексте приветствуются ссылки на законодательные акты. Все условия и требования должны быть переданы ясно, чтобы исключить неверное толкование.

Покупатель при составлении документа может воспользоваться следующими ссылками:

1. Статья 475 ГК РФ позволяет клиенту, который не был предупрежден о недостатках продукции, требовать уменьшения его стоимости, возмещения затрат на устранение неисправностей, замены товара, возврата средств (в зависимости от степени повреждения).
2. Статья 518 ГК РФ поясняет, что, если поставщик, уведомленный о несоответствии качества товара, не произвел немедленную замену, покупатель может предъявить ему требования, оговоренные статьей 475 ГК РФ.
3. Статья 523 ГК РФ устанавливает право покупателя на односторонний отказ от выполнения условий договора поставки в случае существенного нарушения соглашения второй стороной.

Самоучитель по работе с претензиями

Опубликовано barman ср, 20/10/2010 — 11:20.

Кузнецова Татьяна

Если вы работаете в отделе сопровождения клиентов, например, в call-центре, справочной или технической поддержке, то периодически вам точно приходится работать с негативом клиентов. Работа с претензиями — это самая болезненная тема для сотрудников сервиса.

Давайте рассмотрим, как эффективно построить разговор с недовольными клиентами, на примере технической поддержки Интернет-провайдера. Предложенные здесь правила работы с претензиями универсальны. Они будут полезны в любой сфере бизнеса, где работа с клиентами не ограничивается единичной продажей, а требует дальнейшего сопровождения и взаимодействия с покупателем.

• Категория:

  Работа с претензиями, клиентоориентированность

• Авторы:

  Кузнецова Татьяна

• Теги:
  • Работа с претензиями
  • Речевые модули
  • корпоративные стандарты

Преподаватели

Тетерина Татьяна Николаевна
преподаватель

• Профессиональный бизнес-тренер
• Сертифицированный коуч международной квалификации
• Бизнес-консультант по развитию и обучению персонала организаций
• Специалист с 17-ти летним опытом в области обучения и развития персонала организаций, коучинга, разработки и проведения бизнес-тренингов и осуществления посттренинговой поддержки персонала

Экспертные области:

• Сервисное поведение персонала передней линии
• Деловое общения для персонала различного звена
• Речевые модули для персонала передней линии по работе с клиентами
• Стандарты и скрипты продаж.
• Стандарты клиентского сервиса
• Стандарты работы Секретариата и офис-менеджмента

Образование:

• 2011-2012 гг. — Сертификационная программа Международной ассоциации коучинга ICU
• 2009 г. — Сертификационная программа Бизнес-тренер компании ARS VITE
• 2002 г. — Программа «Тренинг-Менеджер», Академия ГАСИС
• 2000-2001 гг. — Отделение «Управление персоналом», специальность: психолог, менеджер по персоналу, Государственная Академия профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы (ГАСИС) Москва
• 1972-1977 гг. – Обучение в Государственном институте театрального искусства им. А.В.Луначарского – Москва

Членство в ассоциациях

• Член Ассоциации консультантов по персоналу
• Член Российской ассоциации преподавателей, исследователей и учителей риторики
• Член международной Ассоциации коучей ICTA

Спикер на конференциях и мероприятиях

• Фестиваль бизнес-тренингов во время проведения Дней малого бизнеса на ВДНХ,
• Неделя деловой книги в московском доме книги,
• Конференции для секретарей и административных работников, проводимых журналом «Секретарь.ru»
• Международный форум «Служба протокола»
• Конференции Управление в сфере ЖКХ

Автор журналов

«Директор по персоналу», «Справочник для секретаря и офис-менеджера», «На стол руководителя» , «Справочник по управлению персоналом», «Корпоративная культура», «Протокол и этикет».

Автор тренингов и мастер-классов:

• По развитию коммуникативных навыков для персонала передней линии по работе с клиентами
• В области сервисного поведения и продаж, навыков делового общения
• Построению эффективных коммуникаций в компании

Ведущий семинаров и тренингов

• Эффективная работа с клиентами
• Управление сервисом
• Стандарты обслуживания
• Эффективные продажи
• Бизнес-этикет
• Мастерство публичного выступления
• Тренинг для секретарей
• Имидж и Этикет делового человека
• Эффективные совещания
• Искусство успешных переговоров
• Мастерство телефонного общения
• Эффективный руководитель: искусство коммуникации
• Социальные технологии делового общения
• Психология управления персоналом
• Навыки эффективной презентации

Клиенты

• Специалисты ведущих Российских компаний в т.ч.
• ГМК Норильский Никель,
• АЛРОСА,
• Мобильные телесистемы,
• РАО ЕС,
• Инфотек групп,
• Ростелеком
• МОЭК
• Мосгаз
• Газпромнефть
• Северсталь- групп и другие

Уникальность проводимых тренингов и семинаров заключается в сочетании достижений психологии делового общения с традициями деловой риторики. Практическая часть большинства проводимых программ основывается на актерских и театральных техниках и приемах.

Профессиональный бизнес-тренер
Сертифицированный коуч международной квалификации
Бизнес-консультант по развитию и обучению персонала организаци…

Почему клиенты «остывают»?

Опубликовано barman вт, 09/11/2010 — 09:52.

Кузнецова Татьяна

Как вам такая ситуация?

Вечер. Звонок в Call-центр. Разгневанный клиент бурно возмущается по поводу того, что не работает, предположим, кабельное телевидение. «Сколько можно? Почему опять не показывают каналы? Чем вы там занимаетесь?»

Оператор пытается успокоить клиента и оформить заявку в ремонтную службу. Чудом находит «окно» на утро завтрашнего дня, планирует ремонт.

Клиент, продолжая активно выражать претензии, заканчивает разговор. При этом напоследок кидает «Сидишь там, ничего не соображаешь!» После чего бросает трубку.

• Категория:

  Работа с претензиями, клиентоориентированность

• Авторы:

  Кузнецова Татьяна

• Теги:
  • Работа с претензиями
  • Сервис
  • Конфликты

«У меня уже был негативный опыт с Вашей компанией» — что ответить?

Опубликовано Главный редактор сб, 27/02/2021 — 03:00.

На посиделках с партнёрами Kaspersky Lab после семинара, который я для них проводил, кто-то затронул тему клиентских возражений. И народ принялся делиться опытом. По мнению большинства, самой сложной была ситуация, когда клиент отказывается даже обсуждать сотрудничество:

— Извините, у меня уже был негативный опыт с Вашим продуктом.

В этой ситуации бесполезно объяснять ему, что опыт наверняка был многолетней давности, что сравнивать сегодняшние программы с тем, что было десять лет назад — это всё равно, что сравнивать современный автомобиль с довоенной машиной той же марки.

Алгоритм работы с жалобами и претензиями покупателей

В разных компаниях частично порядок работы с претензиями клиентов может отличаться, но в целом он схожий. Максимум на следующий день обращение поступает ответственному лицу. Заявление должно быть зарегистрировано в Журнале обращений. Далее назначается расследование с участием сотрудников компании.

После этого подготавливается мотивированный ответ для жалобщика. На всю процедуру дается около пяти-десяти дней. Результат рассмотрения тоже должен быть внесен в Журнал. После этого ответ подписывается руководителем и отправляется клиенту.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Работа с претензиями и жалобами клиентов: как следует реагировать?

Если претензии не поступают, то стоит насторожиться, если только вы лично не обслуживаете своих клиентов. Нужно понимать, что не бывает так, чтобы все клиенты были полностью удовлетворены. Кто-то все равно будет недоволен. Поэтому не нужно болезненно реагировать на поступление претензий, рекламаций. Их можно считать своего рода маркетинговым исследованием, позволяющим понять, где и как следует усовершенствовать бизнес деятельность.

Работа с претензиями и рекламациями необходима в условиях жесткой конкуренции. При этом не нужно вызывать лишней негативной реакции со стороны клиентов, убирая подальше книгу жалоб. Следует не только ее выставлять на самое видное место, но и, к примеру, по всему магазину разместить листовки с опросом мнения. В случае завершения бизнес сделки нелишним окажется не только письмо с благодарностью, но и вопросы, имеются ли у клиента жалобы. Если последний и напишет пару рекламаций, то их следует принять к сведению и не забыть учесть их на практике.

ВАЖНО! Задача каждого бизнесмена заключается в том, чтобы зафиксировать по возможности больше рекламаций, которые не имеют конфликтного характера

Правила работы

Чем больше компания, тем важнее для нее лояльность клиентов. Своевременное урегулирование конфликтов — способ сохранения средств, вложенных в бренд и рекламу продукции, работ и услуг. Универсальных рецептов нет. Краткая схема работы с претензией выглядит следующим образом.

Этап

1
Примите жалобу

Определите тип:
Обоснованная (услуга оказана некачественно, ошибка персонала, брак товара, сбой системы и пр.).
Необоснованная (правила использования товара не изучены, неверно поняты условия предоставления услуги, неправильные действия потребителя и пр.).
Провокационная — используется для получения бонусов, скидок, выплат опытными или скандальными заявителями.

2.
Проанализируйте ее

Определите важность и срочность рассмотрения:
Озвучена в близком окружении заявителя. Это влечет за собой риск быстрого распространения негативной информации среди его знакомых.
Высказана непосредственно продавцу (исполнителю).
Поступила в сторонние организации — контролирующие службы, проверяющие организации, популярные интернет-ресурсы.

3
Дайте клиенту первичный ответ
Жалоба не должна остаться без внимания

Консультант должен знать, как вести диалог и что нужно сообщить клиенту при регистрации претензии для локализации конфликта:
внимательно выслушать;
убедиться в том, что ситуация истолкована верно, и дать понять заявителю, что он понят правильно;
признать справедливость выраженных эмоций, посочувствовать;
извиниться;
предложить варианты решения проблемы;
согласовать и выполнить намеченное лично или проконтролировать выполнение.

4
Проанализируйте ситуацию

Если требование невозможно урегулировать сразу:
Зарегистрируйте заявление.
Определите срок предоставления ответа. Он может быть нормативным или произвольным, но разумным.

5
Подготовьте ответ

Сформулируйте способ разрешения конфликта и подготовьте специальные предложения.

6
Внесите коррективы
На основе претензионного опыта внесите изменения в качество изготовления товаров и предоставления услуг (выполнения работ).

Полезные правила:

1. Занимайтесь профилактикой недовольства потребителей.
2. Не бойтесь жалоб, честная работа с претензиями и рекламациями помогает видеть «узкие» места и избегать новых потерь в будущем.
3. Лучший способ решения проблем — личное общение.

Принципы ведения работы:

• все недовольства урегулируют на месте разумными, но минимальными затратами;
• жалоба остается внутри организации, потребитель (покупатель) не уходит с ней в органы контроля, СМИ и социальные сети.

Чего точно не стоит делать:

• не допускайте невнимательного и хамского обращения с клиентами;
• не идите у них на поводу, если они неправы или хотят слишком большой компенсации.

Особенности профессии

Профессиональные обязанности инженера по работе с претензиями во многом аналогичны и вместе с тем значительно отличаются от обязанностей таких специалистов, как инженер по качеству продукции, инженер по стандартизации или контролер отдела технического контроля.

Так, если задача инженера по качеству или контролера ОТК состоит в том, чтобы свести к минимуму количество бракованных изделий, то специалист отдела контроля качества должен оперативно реагировать на уже поступившие претензии заказчиков по качеству выпускаемой продукции. На профессиональном языке такие претензии называются рекламациями.

Даже при идеальной организации контроля качества выпускаемой или продаваемой продукции деятельность любой организации не обходится без проблем, вызванных недовольством потребителей. На крупных промышленных предприятиях, как правило, в составе отдела контроля качества (ОТК) существуют бюро по работе с рекламациями (отдел контроля качества), тесно взаимодействующие с такими службами, как входной контроль (контроль качеств поступающих деталей и материалов), выходной контроль (контроль качества выпускаемых изделий), центр сервисного обслуживания заказчиков, бухгалтерия, юридический отдел и др.

Инженер-специалист по работе с претензиями потребителей

На этом этапе важно договориться о том, за чей счет будет производиться ревизия и будущий ремонт (или замена) изделия. Дело в том, что даже если оно находится на гарантийном облуживании, дефект может образоваться и по вине потребителя – допустим, электроприбор неправильно подключали или хранили целый год на улице под дождем

Во-первых, на любую рекламацию – даже самую некорректную – требуется дать письменный ответ в течение трех, максимум пяти дней. Взволнованных заказчиков необходимо успокоить, сообщив им, что их претензия принята к сведению и весь завод день и ночь работает над решением их проблемы

Такой официальный ответ, составленный специалистом, направляется на согласование и подпись руководителю отдела или – в случае особой важности заказчика – непосредственно директору предприятия, что может занять некоторое время. Поэтому желательно как можно скорее позвонить по телефону или отправить электронное письмо по адресу, указанному в рекламации, т.е

наладить личный контакт с теми представителями заказчика, кто непосредственно занимается данным вопросом.

Во-вторых, специалист ОКК обязан определить, закончился ли гарантийный срок вышедшего из строя изделия. Здесь приходится вступать в контакт с бухгалтерией, отделом продаж и т.п. Если срок гарантийного обслуживания изделия истек, заказчику, как правило, в очень вежливой форме предлагается платный ремонт с запросом гарантии на оплату.

В-третьих, вне зависимости от того, является ли изделие, на которое получена рекламация, гарантийным или нет, специалист ОКК должен направить служебную записку в конструкторский отдел с подробным описанием дефекта и запросом рекомендаций по его устранению. До тех пор, пока конструкторы работают над разработкой рекомендаций, специалисту приходится отвечать на письма и ежедневные – а иногда и ежечасные! – звонки заказчиков, убеждая их, что парад в День Победы обязательно состоится! При этом если, по мнению конструкторов, в письменной претензии неправильно указана техническая сторона дефекта, нужно очень вежливо запросить уточняющие сведения, фотографии и т.п.