Сокращение штата работников: как правильно оптимизировать штатное расписание?

Основные понятия

Процедура сокращения выполняется в строгом соответствии с Трудовым законодательством РФ. Согласно нормативно-правовым актам, существует два основания для увольнения работника:

• Реорганизация компании, из-за которой количество рабочих мест уменьшается;
• Сокращение штата сотрудников.

Уменьшение рабочих мест, как правило, происходит по экономическим причинам. При этом штатное расписание остается прежним. Например, из пяти человек, занимающих должность менеджера по продажам, оставляют двоих.

При сокращении штата сотрудников должность полностью ликвидируется. Например, обязанности сотрудника кадровой службы перекладываются на бухгалтера.

Комментарий специалиста

Каменский Юрий

Юрист

Сокращение связано с корректировкой штатного расписания. В ходе осуществления процедуры вносятся новые поправки в действующий документ. Руководитель обязан ознакомить сотрудников с изменениями в штатном расписании. Кроме этого, директор издает приказ, в котором разъясняет причины сокращения.

Выплаты, которые нужно учесть

К выплатам, положенным работникам, попавшим под сокращение, относят:

• Выходное пособие, которое выплачивают разово во время увольнения, его размер должен быть на уровне средней официальной зарплаты. Если в трудовом договоре указано, что пособие по сокращению должно быть выплачено в повышенном размере, то работодатель должен произвести такую выплату.
• Социальная помощь по среднему показателю зарплаты, сохраняющаяся за гражданином на период поиска новой работы.

Социальная помощь в некоторых случаях может быть продлена еще на месяц, но такое решение принимают органы занятости. Гражданин должен обратиться в органы занятости в двухнедельный срок, включающий в себя как рабочие, так и выходные дни, начиная с даты, идущей за числом увольнения.

В состав выплат включают суммы оплаты труда, закрепленные вторым пунктом Положения об особенностях порядка начисления средней зарплаты.

При этом, в расчет, при нахождении пособия по сокращению и среднего заработка суммы, компенсации не принимают.

Учитывают те выплаты, характерные оплате труда (зарплате), и которые признают такими статьей 129 ТК РФ.

К зарплате относится оплата за труд в зависимости от квалификации сотрудника, качества, сложности, количества и условий работы. А также сюда включают компенсационные и стимулирующие выплаты (премии, доплаты и надбавки и иные поощрительные средства).

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные с целью возмещения сотрудникам затрат, связанных с исполнением трудовых или других обязанностей, определенных ТК РФ и другими нормативными актами (статья 164 ТК РФ).

Таким образом, денежную компенсацию за отпуск относят к компенсационным выплатам, и поэтому ее не учитывают при подсчете среднего заработка. Кроме того, нужно знать, что компенсацию начисляют в день увольнения сотрудника, значит она не включается в состав выплат, учитываемых за период расчета.

Следует обратить внимание на следующий пункт. Согласно ТК РФ, если сотрудник заболел в срок тридцать дней со дня увольнения по сокращению, то он может обратиться к бывшему руководителю за дополнительной выплатой по причине «временной нетрудоспособности»

Согласно ТК РФ, если сотрудник заболел в срок тридцать дней со дня увольнения по сокращению, то он может обратиться к бывшему руководителю за дополнительной выплатой по причине «временной нетрудоспособности».

Работник должен быть уведомлен о сокращении в связи с закрытием предприятия за два календарных месяца до даты ликвидации фирмы. При этом сотрудник вправе уволиться раньше, но финансовая помощь при этом не положена, либо дождаться ликвидации предприятия и получить выплату.

Если начальник увольняет работника раньше ликвидации фирмы, то ему положена компенсация в большем размере (сюда включается еще одноразовая выплата равная среднему окладу за период со дня увольнения до момента прекращения деятельности организации). Выплата по сокращению и все положенные ему компенсации выплачиваются в день увольнения гражданина.

Когда выгоднее сокращение?

Для сотрудника при увольнении по причине сокращения имеются следующие преимущества:

обязательное уведомление работника за 2 месяца до планируемого дня сокращения. В течение этого времени можно еще спокойно трудиться в компании и подыскивать одновременно другое место;
платится гарантированное выходное пособие по размеру среднего заработка;
средний заработок выплачивается не меньше 2 месяцев с момента увольнения, если не была найдена новая работа за этот срок;
в отдельных случаях пособие в размере средней зарплаты может быть сохранено на протяжении 3 месяцев, если сотрудник обратился в ЦЗ на протяжении 2 недель с момента увольнения, но ему не была найдена работа (ст. 178 Трудового кодекса);
часто предлагается другая должность, вакансия на этом же предприятии. Но часто они стоят ниже и оплачиваются хуже.

Разногласия по вопросу о различии между сокращением численности и сокращением штата

По данной теме высказано 2 точки зрения, из которых вытекает различная трактовка уменьшения численности.

Сокращение численности — это уменьшение количества единиц по должности

Это наиболее распространенная точка зрения. Поскольку в штатном расписании поименованы все должности с указанием количества единиц по каждой, то сокращение возможно 2 способами: путем уменьшения численности по должности и путем уменьшения штата.

При этом сокращение штата понимается следующим образом:

• исключение наименований должностей (т. е. всех единиц по данной должности);
• замена одних должностей другими исходя из изменения функциональных обязанностей, объема работы, требований к квалификации. 

Дробная единица приравнивается к целой. Так, если происходит уменьшение целой единицы до 0,5, это не считается сокращением штата, а является существенным изменением условий труда (ст. 74 ТК РФ, см. решение Первомайского районного суда г. Мурманска от 24.06.2016 по делу № 2-6575/2916). 

Сокращение численности — это уменьшение числа работающих

Штатное расписание подразумевает штат в определенном суммарном количестве единиц, которое утверждается приказом руководителя. Унифицированная форма Т-3 предусматривает соответствующую строку. Однако она не отражает число работающих.

Работники могут трудиться в организации на дробной ставке или по совместительству. С другой стороны, некоторые должности могут быть вакантны. Поэтому суммарное число единиц по штату и количество работающих могут не совпадать.

В связи с этим под сокращением штата предлагается понимать любые меры, связанные с уменьшением количества единиц в рамках одной или нескольких должностей по штату, а под уменьшением численности — сокращение фактического числа работающих.

Другой важный аспект: при сокращении штата общая численность работников может не уменьшаться, так как работодатель вправе ввести в штатное расписание новые должности (профессии, специальности) или образовать новые структурные подразделения. 

Практическая значимость и применение 

Найти практическое применение второй позиции сложнее. При любом виде сокращения существует обязанность предложить имеющиеся вакантные должности. В то же время в судебной практике сложилось устойчивое представление, что определение, в т. ч. комиссионное, оставляемых и высвобождаемых работников с учетом ст. 179 ТК РФ проводится только при сокращении численности по штату, т. е. при уменьшении количества единиц по определенной должности. Это соответствует применению первой точки зрения. При этом толкование применяется судом исходя из содержания изменений, а не названия основания увольнения, указанного работодателем.

Кроме того, в результате применения второй позиции происходит, по сути, отождествление увольнения работника, не согласившегося с существенным изменением условий труда по ст. 74 ТК РФ, с сокращением численности. Подобное правоприменение не могло бы отразить правовое содержание этих изменений.

Судебная практика по разграничению понятий 

В судебной практике можно найти примеры применения разграничения на основании первой из приведенных позиций:

Независимо от того, каким образом работодатель обозначил проводимые им мероприятия по уменьшению общего числа работников, суд применяет нормы, касающиеся сокращения численности, в случае, если сокращаемая должность остается в штатном расписании организации

При этом принимается во внимание обстоятельство наличия должности с таким же наименованием в других подразделениях. Так, по одному из дел рассматривалась ситуация, когда была уволена по сокращению штата старшая медсестра отделения реабилитации, в то время как в штате организации в целом осталось несколько единиц по должности старшей медсестры

Суд сделал вывод, что фактически имело место сокращение численности, а не уменьшение штата (см. решение Октябрьского районного суда Приморского края от 10.01.2017 по делу № 2-8/2017).
Обратный пример. По одному из дел работодатель указал как основание увольнения сокращение численности исходя из того, что было упразднено подразделение. Суд посчитал, что имело место сокращение штата, т. к. должность истца была сокращена. Из этого был сделан вывод о необязательности проведения процедуры определения преимущественного права, предусмотренной ст. 179 ТК РФ (см. решение Заволжского районного суда г. Ульяновска от 27.02.2017 по делу № 2-587/17). 

Как видим, первый подход является более продуктивным.

До проведения процедуры определяется структура и число работающих согласно документам организации. 

Общий порядок сокращения сотрудников

При нестабильности в экономической ситуации случаи, когда работодатель вынужден сократить штат сотрудников, происходят достаточно часто. Под сокращение может попасть как 2-3 человека, так и десятки или даже сотни сотрудников (к примеру, когда происходит ликвидация предприятия). При этом для работодателя (в плане сокращения) законом предусмотрены определенные обязательства (обязательное пособие по сокращению для всех уволенных с предприятия по данной статье) и некоторые ограничения. Сокращение не может применяться к определенным категориям сотрудников.

При сокращении сотрудников работодатель обязан выплатить им предусмотренные законом компенсации

Для начала следует пояснить, что увольнение по сокращению предполагает ряд условий:

• работника надлежит известить о факте сокращения не меньше, чем за 60 дней до запланированного события;
• обязанностью работодателя в подобной ситуации является обеспечение соответствующей выплаты работникам при сокращении.

Понятно, что сокращение должности, а соответственно, и человека, занимающего ее приводит к ухудшению финансового положения последнего. По этой причине законодательством введены определенные ограничения в плане защиты социально незащищенных категорий граждан. В законе четко прописаны категории работников, к которым работодатель не вправе применить сокращение штата. Это:

1. Мать-одиночка, воспитывающая детей, не достигших возраста 14 лет. Когда же у ребенка установлена инвалидность, то одинокая мать вправе продолжать работать до 18-летнего возраста иждивенца. Но когда мать лишена или ограничена в правах на воспитание ребенка, невозможность сокращения применяется к сотрудникам, заменяющим ее (отец/опекун).
2. Женщины, на воспитании которых есть дети до 3-х лет.
3. Единственный кормилец в семье, в которой воспитывается ребенок-инвалид до 18 лет.
4. Женщины, которые находятся в декрете.
5. Работники с производственной травмой (увечьем), полученной на этом предприятии.
6. Инвалиды с военной травмой.
7. Лица, находящиеся в очередном отпуске или проходящие лечение по листку временной нетрудоспособности.

При запланированном масштабном сокращении штата, когда соискателей больше, чем оставляемых в организации мест, должна применяться ст. № 179, которой разъясняется преимущественный порядок по сохранению рабочих мест. Приоритет предполагается для:

• сотрудников, имеющих высокие показатели производительности;
• специалистов с высокой профессиональной категорией.

Если соискатели на одну должность находятся в равноценных условиях, тогда должен быть рассмотрен их социальный и семейный статусы. Преимущественными правами обладают:

• семейные сотрудники с 2-мя (и больше) иждивенцами;
• люди, которые являются единственным работоспособным членом семьи;
• работники, имеющие профессиональное заболевание;
• лица, проходящие переподготовку и повышающие квалификацию без отрыва от производства и при наличии направления от работодателя.

Для сокращения работников, возраст которых меньше 18-ти лет, работодатель обязан заручиться разрешением государственной трудовой инспекции и органов опеки (ст. № 161 ТК – далее Кодекс).

Законом установлены категории сотрудников, к которым не может применяться сокращение

Процедура.

При принятии решения о сокращении численности или штата должны быть соблюдены следующие обязательные условия.

1. Уведомление Центра занятости населения

В соответствии с пунктом 2 статьи 28 Закона РК «О занятости населения», работодатель обязан не менее чем за один месяц до начала высвобождения, предоставлять центру занятости населения письменно или посредством государственного информационного портала «Электронная биржа труда» в полном объеме информацию о предстоящем высвобождении работников в связи с сокращением численности или штата, о количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых лиц и сроков, в течение которых они будут высвобождаться.

Инструкцию по регистрации высвобождаемых сотрудников на портале Электронная биржа труда можно посмотреть в разделе «Инструкции».

2. Уведомление персонала

В соответствии со статьей 53 Трудового кодекса РК, в случае расторжения трудового договора в связи с сокращением численности или штата, работодатель обязан письменно уведомить работника не менее, чем за один месяц до расторжения.

При этом, с учетом подпункта 81) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса, уведомление должно быть вручено сотруднику непосредственно в руки либо предоставлено иным способом (посредством курьерской почты, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий).

Наиболее предпочтительным вариантом (в целях исключения споров по данному вопросу) будет вручение уведомления сотруднику лично под роспись о получении. Если же он отказывается от получения уведомления, необходимо составить соответствующий акт.

С письменного согласия работника расторжение трудового договора может быть произведено до истечения срока уведомления.

Важно! В трудовом, коллективном договоре может быть предусмотрен более длительный срок уведомления. 3

Оформление изменений в штатное расписание

3. Оформление изменений в штатное расписание

При сокращении численности или штата в обязательном порядке вносятся изменения в штатное расписание компании.

Сделать это можно следующим образом:

• путем издания приказа «о внесении изменений в штатное расписание» с указанием количества штатных единиц/ должностей, подлежащих уменьшению/ упразднению; либо
• путем издания приказа «об утверждении штатного расписания» с приложением нового штатного расписания.

Содержание данного приказа законодательством не регламентировано. Полагаем, что будет правильным помимо указанных выше сведений указать дату, с которой вступают в силу изменения в штатное расписание или новое штатное расписание.  

Обязанность работодателя по согласованию приказа с работниками или их представителями законодательством не предусмотрена.

4. Оформление расторжения трудовых договоров

По истечении установленного срока уведомления, издается соответствующий акт работодателя (приказ) о расторжении трудового договора.

Копия приказа вручается уволенному либо направляется ему по почте заказным письмом с уведомлением о его вручении в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.

Не позднее трех рабочих дней после прекращения трудового договора работодатель обязан выплатить уволенному все причитающиеся суммы, а именно:

1. Заработную плату;

2. Компенсационную выплату за неиспользованные им дни оплачиваемого ежегодного трудового отпуска (ежегодных трудовых отпусков), исчисляемую из расчета средней заработной платы. <ст. 96 ТК РК>

3. Компенсационную выплату в связи с потерей работы в размере средней заработной платы за месяц. <ст. 131 ТК РК>

Единые правила исчисления средней заработной платы утверждены Приказом Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 908.

При задержке оплаты работодатель выплачивает работнику задолженность и пеню за период задержки платежа. Размер пени рассчитывается исходя из 1,25-кратной официальной ставки рефинансирования Национального Банка Республики Казахстан на день исполнения обязательств по выплате причитающихся сумм, и начисляется за каждый просроченный календарный день, начиная со следующего дня, когда выплаты должны быть произведены, и заканчивая днем выплаты. <ст. 113 ТК РК>

Как правильно сократить сотрудника – пошаговый порядок и инструкция

Все шаги сокращения на предприятиях и организациях четко прописаны законодателем.

Регламентированная таким образом процедура является гарантией минимизации незаконных увольнений для всех трудящихся.

Важно четко соблюдать установленный порядок, чтобы уволить работника по сокращению численности или штата, не нарушая его прав. При увольнении по сокращению работодатель обязан выполнять пошагово следующую процедуру:

При увольнении по сокращению работодатель обязан выполнять пошагово следующую процедуру:

1. За два месяца до непосредственного увольнения сотрудников издать приказ о сокращении численности или штата, который не должен содержать перечень лиц, не подлежащих сокращению в связи с ограничениями, установленными законом;
2. Поставить в известность о принятом решении службу занятости и уведомить профсоюз с соблюдением сроков, предоставленных законом для такого уведомления (при сокращении одного работника – 2 месяца, при массовом сокращении – 3).
3. Составить список сотрудников, которых в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ сократить нельзя;
4. Ознакомление с приказом под подпись всех сотрудников, относительно которых принято решение об увольнении;

1. Составление списка вакантных рабочих мест и предложение о переводе сокращенным сотрудникам с учетом стажа и квалификационных требований к предложенным должностям.
2. Отправление запроса в профсоюз относительно сокращения сотрудников, которые являются его членами и которые отказались от перевода на свободные вакансии.
3. Прекращение трудовых отношений с сокращенными работниками путем расторжения трудового договора (по прошествии двух месяцев с момента издания приказа о сокращении издается новый приказ об увольнении общий или отдельно на каждого сотрудника), совершение всех необходимых выплат (заработной платы, отпускных, компенсаций), занесение в трудовые книжки соответствующих записей с последующей передачей на руки уволенным работникам.

В период с момента принятия решения о сокращении до непосредственного увольнения, работодатель обязан предлагать сотрудникам, попавшим под сокращение, все высвободившиеся и появившиеся свободные вакансии.

В случае, когда трудящиеся соглашаются на перевод, его оформление совершается в краткие сроки, оформляется приказом и записывается в трудовую книгу.

Если лицо, которого уведомили о сокращении желает досрочно расторгнуть трудовой договор, ему необходимо составить соответствующее заявление.

После подписи работодателем, с таким работником производится полный расчет и выплата выходного пособия.

При несоблюдении представленного порядка увольнения по сокращению или игнорирование хотя бы одного из выше приведенных пунктов, увольнение сотрудников может быть признано судом незаконным, что является основанием для наложения штрафов на предприятие(организацию), а уволенные при этом сотрудники могут быть восстановлены на рабочих местах.

По какой статье кодекса оформлять расторжение трудового договора?

Прямой нормой, регулирующей процедуру увольнения по причине сокращения штата или численности сотрудников, является 81 статья Трудового кодекса Российской Федерации.

Одним из случаев расторжения трудового договора п.2 представленной статьи закрепляет сокращение (как штата, так и численности), которое происходит по инициативе работодателя без вины сотрудника, в силу возникновения объективных причин.

Такая запись производится отделом кадров или непосредственно начальником (руководителем) уволенного на основании и в соответствии с приказом об увольнении. Ошибки при внесении отметок в трудовую книжку не допускаются.

Сокращенному работнику вносят запись, содержащую следующую информацию:

• Дата увольнения;
• Уточнение, что увольнение произошло по причине сокращения численности или штата;
• Статья Трудового кодекса, в которой закреплен представленный вид увольнения (п.2 ст. 81 ТК РФ);
• Подпись должностного лица, внесшего запись.

Уход досрочно по соглашению сторон

Если работник узнал о сокращении и не желает ждать истечения двухмесячного срока, он может изъявить желание расторгнуть трудовой договор досрочно.

При этом работодатель обязан выплатить ему компенсацию за оставшееся от двух месяцев время (ст. 178 ТК РФ, а также соответственно утвержденным Правительством РФ Положением № 922 от 24 декабря 2007 года).

В таком случае трудовые отношения прекращаются по соглашению сторон (ст.78 ТК РФ) или по собственному желанию (ст.80 ТК РФ).

Обязательно ли уведомлять о сокращении

Обязательное условие законности сокращения работника – это его письменное персональное предупреждение работодателем о будущем увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в срок не позднее двух месяцев, осуществляемое под роспись.

Двухмесячный срок до увольнения может быть уменьшен только в одном случае – если в соответствии с ч. 3 ст. 180 ТК РФ работодатель письменно предложил работнику досрочно расторгнуть отношения и работник согласился. При этом за ним сохраняется право на все гарантии и выплаты, причитающиеся при сокращении, и выплачивается дополнительная компенсация пропорционально времени, оставшемуся до истечения двухмесячного срока предупреждения об увольнении.

Оформление увольнения работника в связи с сокращением подчиняется всем правилам ст. 84.1 ТК РФ.

Уведомление — обязательный этап процесса сокращения сотрудников. Это указано в статье 82 Трудового кодекса. Кроме того, оповестить необходимо в письменном виде. Унифицированной формы для такого документа нет, но при этом имеется список обязательных пунктов.

Уведомлять нужно не только сотрудника, которого предполагается уволить по сокращению. Свое решение в письменном виде также нужно представить в профсоюз (если он есть) и в службу занятости.

Работник

В этом случае увольняемый работник будет ставить подпись в документе, который имеет отношение лично к нему. Разрешается составить и одно общее уведомление. Тогда под ним будут расписываться все сотрудники, упомянутые в нем.

Профсоюз

Кроме увольняемого сотрудника работодатель обязан уведомить и профсоюзную организацию, если она на предприятии имеется. Сроки те же самые — 2 месяца. В этом документе нужно перечислить те должности, которые будут упразднены либо поименно перечислить сокращаемых работников. Кроме того, нужно приложить проект штатного расписания, которое будет действовать в дальнейшем.

Если работник является членом профсоюза и платит членские взносы, то согласование этого органа обязательно. После получения уведомления с приложением профсоюзная организация должна его обсудить и высказать в письменном виде свое мотивированное мнение. В нем содержатся аргументированные возражения против процедуры либо согласие на сокращение штата.

Для юридических лиц установлен тот же срок — 2 месяца. Индивидуальные предприниматели вправе сообщить о своем намерении за 2 недели. В документе нужно указать список сокращаемых сотрудников, занимаемые ими должности, стаж и опыт работы, образование, размер заработной платы.

Специальной формы этого документа законодательством не установлено. Поэтому составлен он может быть в произвольной форме. Главное — указать причины увольнения, сослаться на нормы закона. При оформлении уведомления в адрес работника в нем должны содержаться разъяснения по поводу его прав, а также список должностей, которые работодатель может ему в данный момент предложить.

При составлении уведомления необходимо соблюсти такие требования:

• указать название предприятия;
• проставить дату и регистрационный номер;
• полностью написать заголовок документа;
• в содержательной части должно быть: для работника — перечень вакансий, для профсоюза — список увольняемых сотрудников, для центра занятости — перечь сокращаемых с указанием штатных позиций, квалификации и уровня оплаты труда;
• обязательна подпись руководителя предприятия.

Пример составления

Сотрудника можно оповестить уведомлением, составленным по такой форме.

Трудовой кодекс РФ вопросы сокращения регулирует в нескольких статьях, касающихся вопросов увольнения, гарантий и компенсаций. Однако руководствоваться только ими иногда недостаточно.

Важное значение для разрешения возникающих споров имеют судебная практика и разъяснения высших судебных органов, например, Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2. П. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ устанавливает в качестве основания увольнения работника по инициативе работодателя сокращение численности/штата работников, проводимое в организации

Часть 3 этой же статьи говорит о порядке сокращения работника и обязательных действиях работодателя

П. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ устанавливает в качестве основания увольнения работника по инициативе работодателя сокращение численности/штата работников, проводимое в организации. Часть 3 этой же статьи говорит о порядке сокращения работника и обязательных действиях работодателя.

Ст. ст. 178 — 180 ТК РФ посвящены гарантиям и компенсациям для сокращаемых работников.