Закупка товаров: как организовать эффективный процесс снабжения предприятия или организации

Цели и задачи управления закупками

Чтобы создавать товары или реализовывать их, на предприятии должны быть постоянные запасы. Это дает возможность постоянно пополнять ассортимент продукции, устанавливать стабильные цены, повышать спрос покупателей. Чтобы поддерживать нужное количество запасов на одном уровне или повышать его, необходимо наладить процесс управления закупками.

Основная цель такого управления лежит в том, чтобы постоянно обеспечивать компанию товаров в нужном объеме. При этом тратить минимум средств. Также существуют и другие цели:

• удовлетворение нужд покупателей;
• уменьшение расхода финансов;
• предотвращения потерь, неоправданных расходов в компании.

Чтобы эти цели были реализованы, необходимо бросить все силы, чтобы выполнить такие задачи:

• адаптировать организационный механизм размещения заказов под современные нужды;
• усилить контроль касательно закупок;
• вкладывать средства в улучшение оборудования, его ремонт, покупать только качественное сырье у проверенных производителей.

Если рассматривать управление с позиции маркетинга, то оптовая торговля занимается тем, что удовлетворяет потребности предприятий, продающих товары в розницу. Товары поставляются на предприятия в нужном объеме в указанное время. Оптовые компании разбираются в потребностях самих покупателей. Именно поэтому при управлении закупками решаются такие задачи как покупка товара, который пользуется непременным спросом у конечного потребителя.

Процесс закупки состоит из ряда последовательных шагов:

• установка количества товара;
• определение, насколько нужна та или иная продукция потребителю;
• поиск достойных поставщиков, анализ их работы, использование различных методов исследования рынка;
• определение критериев, по которым оценивают поставщиков во время разговора — технические, экономические и другие требования.
• выбор поставщиков, проведение переговоров;
• анализ полученных результатов вследствие общения с поставщиками;
• заключение договора с ними на определенный промежуток времени.

Когда компания выбирает себе подходящих поставщиков, у нее появляется важный вопрос: оставить только одного или же начать сотрудничать с несколькими. Первый вариант предусматривает концентрацию заказов. Это позволяет получать у единственного поставщика большие бонусы и скидки, потому что размер заказа всегда будет большим. Оптовым компаниям это выгодно. Но при этом существуют и риски, а также ограничение возможностей оптовика — ему придется подстраиваться под существующие критерии и требования.

Когда речь идет о том, какой ассортимент вводить в продажу, нужно учитывать, насколько товары близки по группам, можно ли их продавать вместе, насколько удобно будет делать перевозки. Также учитывается спрос покупателей, количество конкурентов.

ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок — тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров – также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем «готовить» поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком

Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

Управление холдингом, как система управления закупками

Управление холдингом — это подсистема, которая позволяет управлять закупками. Она дает возможность автоматизировать все существующие закупочные процедуры, определять потребности, которые нужно покрыть.

Система позволяет снизить трудозатраты, а также облегчить проведение отчетности. Можно провести интеграцию с электронными торговыми площадками. Благодаря этому объем всевозможных операций, которые раньше совершались вручную, снижается. У поставщиков будет возможность авторизоваться и получить личный кабинет. Там он сможет:

• прочесть правила организации, посмотреть ее документацию;
• разместить свой пакет документов;
• пройти аккредитацию;
• оформить претензию в случае необходимости;
• получать информацию о проведении конкурсов, принимать участие;
• указать информацию о себе;
• отслеживать процесс оплат по контрактам.

Помимо этого, в системе есть мастер создания лотов. Также там вы найдете шаблоны, которые можно менять при необходимости. Они нужны для того, чтобы заполнить условия контрактов. Также там находятся инструменты, которые позволяют определить первоначальную максимальную стоимость.

Успех процедуры закупок зависит от того, насколько четко с самого начала были выставлены требования к поставщикам, прописаны условия контракта. Система управления холдингом поддерживает полностью весь процесс касательно подготовки документов до самого момента заключения договора с победителем. Также в ней можно формировать протоколы, в которых отражены события процедур. Своевременные оповещения, работающие в автоматическом режиме, дают возможность видеть срочные задачи и не забывать о них.

Подсистема «Закупки» вполне может взаимодействовать с другими, например — «Казначейство» или же «Управление договорами». Это позволяет вовремя получать информацию о расчетах, оплате, также дает инструменты, чтобы управлять валютными рисками. Часть системы, называемая «Централизованное управление активами» сохраняет всю полезную информацию в подробностях. Дает возможность быстро принимать решения, проводить анализ состояния компании, активов, контролировать все процессы и не пускать на самотек.

Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Функции

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.)

Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения

Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности

Права

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Как? С чего начать?

Для того чтобы получить свой первый государственный заказ, необходимо в первую очередь, как минимум, быть Индивидуальным Предпринимателем. Если же обычный гражданин (физическое лицо) изъявил желание участвовать в государственных закупках, ему обязательно необходимо обратиться в Налоговые Органы для регистрации себя в качестве ИП.

Во-вторых, индивидуальному предпринимателю, необходимо будет приобрести ЭЦП (электронную цифровую подпись).

Если потенциальный участок тендера является индивидуальным предпринимателем и уже имеет ЭЦП, он может начать поиск своей первой государственной закупки. Для этого ему необходимо зайти на официальный единый сайт государственных закупок http://zakupki.gov.ru/

При желании, можно начать с мониторинга. Для этого, слева страницы, выбираем вкладку «Закупки». Далее, можно нажать на ссылку «расширенный поиск» и в строку поисковика вбить наименование товара или услуги, которой Вы располагаете. При этом система дает возможность выбрать временной период, за который пользователь желает просмотреть результаты закупок.

Внимание! Все государственные закупки (как действующие, так и завершенные) носят абсолютно прозрачную систему! То есть каждый гражданин может совершенно свободно отслеживать хоть каждую государственную закупку. Для того чтобы новичку вообще понять, сможет ли он осилить свой первый государственный заказ, ему нужно будет проанализировать схожие, уже состоявшиеся закупки

А именно, обратить особое внимание на следующие моменты:

Для того чтобы новичку вообще понять, сможет ли он осилить свой первый государственный заказ, ему нужно будет проанализировать схожие, уже состоявшиеся закупки

А именно, обратить особое внимание на следующие моменты:

• техническое задание
• протоколы
• оценить заявленные сроки
• рассмотреть критерий оплаты товара (предоплата или постоплата). И соответственно, подумать, устроит ли такая система в будущем.

Совет: самый первый государственный заказ лучше оформлять на небольшую сумму, чтобы точно быть уверенным в его выполнении. А затем, набравшись опыта, переходить на более дорогостоящие закупки.

Оценив все данные в совокупности, новичок сможет реально оценить свою конкурентоспособность по конкретному направлению.

Внимание! Обязательным условием для участия в государственных закупках для индивидуального предпринимателя является отсутствие задолженности или недоимки по налогам!

Следует максимально ответственно отнестись к требованиям для участников. Например, внимательно прочитать условия закупки и оценить всю конкурсную документацию. Если потенциальный участник посчитает, что не успеет подготовить соответствующие документы, то и подавать заявку не стоит. Так как при несоблюдении условий, индивидуальный предприниматель может попасть в черный список, и на этом его деятельность в сфере государственных закупок закончится, так и не успевши начаться.

Во всей тонкостях закупок индивидуальному предпринимателю не сложно разобраться самостоятельно. Однако же, если у него нет на это времени, сил, возможно, желания (что странно), то всегда можно обратиться к посредникам. Существует огромное количество фирм, готовых помочь в работе с государственными закупками. Фирмы – посредники зарабатывают на том, что, фактически, делают всю работу за ИП или ООО. Прайс таких услуг варьируется от 3000 вплоть до 150000 рублей. Конечно, цена устанавливается пропорционально масштабу работы.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде «срок поставки + объем поставки», а планом закупок удобно понимать более широкую сущность – план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика

На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают «не совсем» то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

Консультационные услуги по управлению закупками:

1. Аудит закупок.
2. Анализ организационной структуры отдела закупок.
3. Реорганизация отдела закупок.
4. Подбор персонала в отдел закупок.
5. Оценка компетенций персонала и руководителей отделов закупок.
6. Организация работы отдела закупок.
7. Разработка системы мотивации персонала и руководителей отдела закупок.
8. Подбор программного обеспечения для управления эффективностью цепочки поставок.
9. Формализация и определение функций, должностных обязанностей и полномочий.
10. Постановка бизнес-процессов отдела закупок.
11. Создание скриптов переговоров.
12. Планирование закупок.
13. Организация отдела закупок с нуля.
14. Разработка ключевых показателей эффективности (KPI).
15. Обучение. Тренинги.

При консультациях компаний мы встречаем совершенно разные организационные структуры и функции, которые возлагаются на отдел закупок. Это обусловлено не только спецификой бизнеса.

Основные функции отдела закупок:

1. Исследование рынка товаров и производителей (поставщиков)
2. Постоянный мониторинг рынка.
3. Заключение Договоров с поставщиками в максимальной степени отвечающих интересам компании (цена, качество, надежность поставки, сроки, гарантии, условия оплаты)
4. Оперативное управление запасами (цепочкой поставок) и ассортиментом.
5. Минимизация стоимости и сроков доставки.
6. Участие в выставках.
7. Управление ценообразованием.
8. Контроль кредиторской задолженности.
9. Планирование оплат поставщикам.
10. Планирование доставки.
11. Контроль качества, количества и сроков поставки.
12. Ведение презентационной работы, рекламации.
13. Привлечение персонала поставщиков к обучению персонала своей компании.
14. Привлечение ресурсов поставщиков к разработкам собственного продукта.
15. Привлечение ресурсов поставщиков для продвижения компании на рынке.
16. Привлечение ресурсов поставщиков для роста рентабельности продаж.
17. Сбор информации о конкурентах.
18. Взаимодействие с маркетингом, продажами, производством, бухгалтерией и логистикой.

Пирамида роста функционального уровня закупок

Нижний уровень — это уровень исполнения заявок, операции по обслуживанию заключенных контрактов, договоров. На этом уровне менеджеры отдела закупок не принимают решений о выборе поставщика и оптимизации условий поставок. Отдел закупок является обслуживающим подразделением — центром затрат.

Следующий уровень (управление цепочкой поставок) — предполагает активный анализ всех операций и прямое влияние на оптимизацию цепочки поставок. Отдел закупок на этом уровне активно взаимодействует с отделами логистики и финансов, оказывая влияние на финансовый результат компании. Главные задачи — оптимизация затрат, поставка СМК и товаров в нужном количестве, достойного качества, в четкие сроки.

Вершина — это уровень, где закупки взаимодействуют с отделом развития по созданию новых продуктов, внедрению новых технологий и бизнес-процессов. Решаются задачи консолидации ресурсов партнеров(поставщиков) и ресурсов компании. Активно используются компетенции и бюджеты поставщиков по обучению персонала и совместному продвижению товаров и услуг.

Стоимость консультационных услуг по вопросам организации и управления закупками зависит от следующих факторов:

1. Организационная структура компании
2. География поставщиков
3. Ассортимент
4. Объем хранения запасов
5. Наличие и качество учета
6. Уровень компетенций сотрудников
7. Программное обеспечение

Успешный личный опыт консультантов в вопросах организации и управления закупками позволяет гарантировать высокое качество предоставляемых консультационных услуг и рост эффективности Вашего бизнеса.

ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

Обучение

Спрос рождает предложение. Вероятно поэтому львиная
доля методического обеспечения переговоров посвящена работе с
покупателями, но не с поставщиками. Не так просто найти приличный тренинг по
этому вопросу, в то время как желающих поучить технике продаж хоть отбавляй. Общие принципы 
переговорного процесса неизменны, будь то продажа или закупка, но вряд
ли кто-то усомнится в том, что положение покупателя даёт переговорщику
дополнительные возможности, которыми грех не воспользоваться.

Аналогичная ситуация с инструментальной поддержкой. Системы CRM всё более широко внедряются на российском рынке,
но при этом само название свидетельствует об их назначении — поддержке
отношений с клиентами. По счастью
большинство CRM-систем при лёгкой доработке
или просто настройке могут быть использованы для информационного обеспечения
управления отношениями с поставщиками.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде «срок поставки + объем поставки», а планом закупок удобно понимать более широкую сущность – план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика

На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают «не совсем» то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

Общее описание

Границы процесса закупки

Обычно процесс закупки воспринимается пользователями лишь частично: что начинается он, когда закупщики компании отправляют заказ и заканчивается, когда товар или услуга получены. Многие практики в бизнесе вспоминают также, что у любого процесса могут и обычно происходят ошибки, сбои, которые я еще называю здесь исключениями или исключительными ситуациями.

Фактически, процесс закупки начинается с того момента, когда компания определяет, что нуждается в материале, изделии, товаре или услуги извне, с рынка. Как только такая потребность определена, ее требуется формализовать, максимально точно определить все характеристики покупаемого товара (материалов, изделий, услуг), как это принято на том или ином товарном рынке. Если характеристики будут завышены — товар обойдется слишком дорого, а если занижены — товар не удовлетворит потребности компании и будет куплен по сути напрасно, а деньги выброшены.

Профессионалы-закупщики

Именно потому важно, чтобы закупкой занимались профессионалы в своей предметной области. Они точно знают, какой товар им нужен, каковы бывают его характеристики и т.п

Однако, как мы убедимся далее, в крупной компании закупать товар должен профессионалзакупщик, а не профессионал, который будет пользоваться покупным товаром впоследствии. Этого требуют принципы внутреннего контроля, а также принципы эффективности: только в такой среде можно получить от поставщика минимальную цену.

Основные под-процессы

Сам процесс закупки можно разбить на следующие под-процессы, которые функционируют несколько автономно друг от друга. Внутри под-процессы состоят из этапов, которые уже довольно жестко связаны между собой и самостоятельными процессами не являются. Эти подпроцессы:

• Обработка закупки от заказа до оплаты
• Поддержание справочной информации (включая список авторизованных поставщиков)
• Периодические работыОтдельным пунктом хочу включить
• процедуры обработки ошибок, так как они хоть и не являются самостоятельными процессами, но ответвляются от основного процесса, который рассчитан на нормальные ситуации.

Основные этапы каждого из процессов приведены на последующем рисунке.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много..

Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д

Как составить по нормам 44-ФЗ

Чтобы документ начал действовать, потребуется издать специальный приказ.

В регламенте по 44-ФЗ определяют:

• порядок госзаказа отдельных товарных групп;
• процесс госзакупок на предприятии в целом;
• участников закупочного процесса и уровень их взаимодействия;
• формат подачи и обработки заявок на проведение закупок;
• правила заключения контрактов с единственным поставщиком и др.

Помимо работы конкретных заказчиков, такой акт регулирует работу торговых площадок и агрегаторов торговли. Вот пример регламента для корпоративных закупок на РТС.

А это образцы регламентов закупок в компании, работающей с закупками малого объема на портале поставщиков департамента г. Москвы по конкурентной политике (п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде «срок поставки + объем поставки», а планом закупок удобно понимать более широкую сущность – план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика

На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают «не совсем» то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.