Образец и правила составления заявки на приобретение товара

Оформление заявок и заказов поставщикам

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

· приобретение одной большой партией за один раз;

· регулярные закупки и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

Обновление: 6 июня 2017 г.

Образец заявки на приобретение товара

Договором поставки может быть предусмотрен механизм поставки товара на основании заявки покупателя. В данной статье будет приведен образец заявки на приобретение товара.

Как оформить заявку на поставку товара образец

Однако независимо от этого заявка всегда содержит обязательные условия. Во-первых, в документе указываются его название – «заявка» и дата составления, проставляется наименование организации-покупателя, заносятся сведения о лице, уполномоченном на заказ товара и оформляющем заявку (ФИО, должность, данные для связи).

Во-вторых, если поставка товара осуществляется в рамках договора поставки,

на поставку

На основании п. _____ Договора поставки товара от «__»___________ ____ г.

N _____ Покупатель просит осуществить поставку партии в следующем количестве и ассортименте:

Заявка на поставку товара

Оформление заявки на поставку товара

В основной части заявки необходимо указать следующие реквизиты:

• полное наименование поставщика, его адрес с указанием страны;
• полное наименование получателя, его адрес с указанием страны;
• полное наименование объекта, куда осуществляется поставка, его адрес с указанием страны.

Ниже реквизитов идет таблица, в которой нужно по порядку указать:

• наименование;
• полная характеристика;
• количество единиц товара;
• размер;
• цель использования товара.

Ниже таблицы с описанием идет перечень примечаний. В данном перечне указываются визуальные недостатки поставляемых товаров, которые не являются браком.

В заявке обязательно нужно указать условия и место поставки. Данную заявку утверждает генеральный директор поставщика и согласовывает генеральный директор покупателя.

Стороны датируют документ и скрепляют его печатями.

Заявка на приобретение товара образец

Раздел II декларации предназначен для указания видов и источников доходов зарегистрированных лиц за период с 1 января по 31 декабря предыдущего календарного года.

Первая часть заявки по 44 ФЗ должна содержать в себе согласие на поставку/выполнение работ/оказание услуг.

Чтобы избежать таких трудностей, мы рекомендуем с особым вниманием подойти к процессу составления первой части заявки на участие в электронном аукционе и использовать готовый образец, который неоднократно прошел проверку закупочной комиссией

Образец договора поставки

В случае если будет отгружен Поставщиком в адрес Покупателя до внесения предоплаты, то расчет за поставленный производится Покупателем в течение 3 (Трех) банковских дней со дня выставления счет-фактуры Поставщиком.

4.2. Заявка покупателя должна содержать все данные, которые необходимы Поставщику для надлежащего исполнения условий Договора по поставке: номенклатура и количество; наименование железной дороги, наименование станций назначения и их коды и т.п.

Как грамотно составить заявление на возврат товара

Для ремонта коридора поста ЭЦ ст.

Ферма необходимо изготовить и установить 3 противопожарные двери в дверные проемы; 1. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание ……………….1 шт.

2. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание …………….….1 шт.

3. 2030 мм. × 870 мм. – левое открывание …………………1 шт.

образец заявки (104) как написать (91) как написать заявку в письменном

Договор поставки товара

1.

Продавец обязан поставить, а Покупатель принять и оплатить товары (далее — «Товар») согласно прилагаемой спецификации (далее по тексту — «Спецификация»), которая является неотъемлемой частью настоящего Договора.

2.

Образцы документов

• Заявка для определения общей годовой потребности в иностранных разрешениях для автотранспортных перевозок
• Заявка для определения общей годовой потребности в годовых многосторонних разрешениях
• Заявка для определения общей годовой потребности в краткосрочных многосторонних разрешениях
• Заявка для проведения сертификации семян сельскохозяйственных растений от заготовительных и торгующих фирм, закупающих у производителей семена сельскохозяйственных растений, дорабатывающие, упаковывающие и реализующие их. Форма N 3
• Заявка для прохождения конкурсного отбора на проведение подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
• Заявка для участия в отборе субъектов Российской Федерации и проектов модернизации объектов коммунальной инфраструктуры (вновь начинаемым стройкам и объектам) по подпрограмме «Модернизация объектов коммунальной инфраструктуры» Федеральной целевой программы «Жилище» на 2002 — 2010 годы
• Заявка инвестора на покупку за счет собственных средств, полученных от досрочного погашения, новых видов ценных бумаг
• Заявка коммерческого банка о включении в число уполномоченных банков для приобретения Золотых сертификатов
• Заявка комплектующего органа внутренних дел Российской Федерации на подготовку специалистов в образовательных учреждениях МВД России
• Заявка лечебно-профилактического учреждения города Москвы на организацию размещения государственного заказа, проводимого специализированной организацией ГУП «УКРиС ДЗМ
• Заявка лечебно-профилактического учреждения города Москвы на проведение конкурса на поставку продукции, проводимого специализированной организацией ГУП «РИСТ М
• Заявка лечебно-профилактического учреждения города Москвы на организацию размещения государственного заказа, проводимого специализированной организацией ГУП «Столичные аптеки
• Заявка лечебно-профилактического учреждения города Москвы на организацию размещения государственного заказа, проводимого специализированной организацией ГУП «Гормедтехника
• Заявка лечебно-профилактического учреждения города Москвы на охранные услуги на 2009 год
• Заявка лечебно-профилактического учреждения города Москвы на гардеробные услуги на 2009 год
• Заявка медицинского учреждения на оказание высокотехнологичной медицинской помощи гражданам Российской Федерации по государственному заданию за счет ассигнований федерального бюджета. Учетная форма N 2-МУ-З
• Заявка муниципального органа управления образованием, государственного (областного) образовательного учреждения на финансирование расходов, связанных с компенсацией проезда по территории Московской области к месту учебы и обратно отдельным категориям обучающихся
• Заявка муниципального образовательного учреждения Ногинского муниципального района на финансирование расходов, связанных с компенсацией проезда по территории Московской области к месту учебы и обратно отдельным категориям обучающихся
• Заявка на 2008-2010 годы по капитальному ремонту федерального государственного учреждения, подведомственного Роскультуре
• Заявка на автотранспортные услуги (приложение к договору на транспортное обслуживание по перевозке пассажиров и некрупногабаритных грузов)
• Заявка на аккредитацию метрологической службы юридического лица на право поверки средств измерений
• Заявка на аккредитацию учреждения, находящегося в ведении Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, на техническую компетентность в области поверки средств измерений
• Заявка на аккредитацию органа по сертификации
• Заявка на аккредитацию центра по сертификации
• Заявка на аккредитацию испытательной лаборатории (центра)
• Заявка на аккредитацию лаборатории
• Заявка на аккредитацию органа по сертификации в системе сертификации работ по охране труда в организациях
• Заявка на аккредитацию испытательной (измерительной) лаборатории в системе сертификации работ по охране труда в организациях
• Заявка на аккредитацию метрологической службы, имеющей право калибровки средств измерений для организаций отрасли «Связь», в области аккредитации, совпадающей с областью аккредитации на право поверки
• Заявка на аккредитацию метрологической службы, имеющей право калибровки средств измерений для организаций отрасли «Связь» (в случае расширения области калибровки)

Консолидация спроса

Путем консолидации строк заявки на покупку из нескольких заявок на покупку можно более эффективно вести переговоры с поставщиками для получения более выгодных цен, снижения затрат на доставку и обработку и сокращения накладных расходов.

Строки заявки на покупку подходят для консолидации спроса только при справедливости следующих утверждений.

• Заявка на покупку утверждена.
• Заявка на покупку соответствует критериям правила политики покупки для обработки вручную и консолидации спроса.

Одобренные строки заявки на покупку, которые соответствуют критериям для ручной обработки, перечислены на странице Выпуск утвержденных заявок на покупки. Если строка заявки на покупку соответствует критериям консолидации спроса, ее можно добавить в возможность консолидации.

Возможность консолидации представляет собой набор сгруппированных строк заявки на покупку, что позволяет специалисту по закупкам вести переговоры по заключению максимально выгодных сделок с поставщиками. Строки заявки на покупку, которые вы выбираете для возможности консолидации, появляются на странице Консолидация заявок на покупку. Вы можете изменить строки на этой странице, если изменения необходимы. Можно также добавить новые строки в возможность консолидации или удалить из нее существующие.

После добавления строк заявки в возможность консолидации и внесения требуемых изменений можно создать заказ на покупку для консолидированных строк заявки на покупку.

Примечание

Изменения, внесенные в строку заявки на покупку на странице Консолидация заявок на покупку, отражаются в созданном заказе на покупку. Однако в заявке на покупку строка остается без изменений, поэтому ее история сохраняется.

Чтобы создать заказ на покупку для строк заявки на покупку, которые не подходят для консолидации спроса или которые не выбраны для возможности консолидации, необходимо обработать эти строки вручную.

Консолидация строк заявки на покупку

Процесс консолидации спроса начинается с момента утверждения заявки на покупку в workflow-процессе и, если в организации настроен бюджетный контроль, записи резервирований бюджета и предварительных бюджетных обязательств. В следующей диаграмме показана схема процесса консолидации спроса.

Чтобы консолидировать утвержденные строки заявки на покупку, выполните следующие действия.

1. Проверьте утвержденные строки заявки на покупку, которые удерживались для обработки вручную и подходят для консолидации спроса.
2. Выберите строки для добавления в возможность консолидации.
3. Создайте новую возможность консолидации или добавьте строки заявки в существующую возможность консолидации.
4. Примените все необходимые изменения к строкам заявки и удалите ненужные строки заявки, который больше не требуется включать в возможность консолидации.
5. Создайте заказы на покупку для консолидированных строк заявки или для строк заявки на покупку в возможности консолидации.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ «АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ» ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

от 15.08.2014 N 947)

В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ «Автобаза администрации города Твери», а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:

1. Утвердить Положение «О порядке использования служебного автотранспорта МКУ «Автобаза администрации города Твери» при обслуживании органов местного самоуправления» согласно приложению к настоящему Постановлению.

2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.

3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.

Глава администрации города Твери В.М.ПАВЛОВ

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! “Бумажный” вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.. Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

• наименование организации, подразделения;
• кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
• заголовок документа (по центру – “СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА”);
• регистрационный номер;
• что именно нужно закупить и в связи с чем;
• подпись с расшифровкой, дата написания.

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4. Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

Внутри организации

Заявки внутри организации представляют собой деловые письма, составляются по случаю участия в определенных мероприятиях, планах, конкурсах или по поводу получения услуг от другой компании, учреждения.

Модификацией бывают документы, составленные для регистрации тех или иных прав, запросов на разрешение чего-либо в органы исполнительной власти.

Документ-заявление составляется как по строго установленной форме, так и по определенным реквизитам. Документ, составленный в свободном формате, содержит информацию, которая важна для автора, исполнен в стиле, присущем просьбам.

Например, начинается заявка с обращения «Просим Вас», а далее излагается суть просьбы «принять участие, включить в состав, зарегистрировать и т.д.». Содержание такого документа насыщено дополнительными материалами касательно мероприятия, условий работы. В них делается упор на конкретные сведения:

• название действия, операции;
• точное время проведения;
• в какой форме представительство (слушателя или докладчика);
• ФИО участника или участников;
• рабочее место и должность;
• адрес, электронная почта, номер телефона;
• нуждается ли в гостиничном номере.

В запросе на оказание услуг указываются дополнительные сведения об авторе сверх тех, о которых известно из бланка письма.

Практикуется гарантийное письмо-заявка как разновидность делового отправления с просьбой выполнить что-либо, при этом гарантируется оплата в любой форме.

К разряду деловой документации относится письмо, подтверждающее получение информации, документов или других обязательств. При необходимости подтвердить заблаговременную договоренность в письме излагается суть, при подтверждении получения документов – их название, перечень. Такие письма в конце могут содержать просьбу или предписание.

Гарантийные письма и письма-подтверждения  сопровождаются ключевыми словами, формулами:

1.  «Подтверждаем получение (указывается какое конкретное  послание)».
2. «Подтверждаем соглашение».
3. «Подтверждаем замысел».
4. «С благодарностью подтверждаем» и т.д..

В конце письма-подтверждения можно выразить свою надежду, предложение нового или попросить о чем-нибудь.

Переписка квалифицируется по степени важности, по многим признакам относительно срочности, значимости в разрешении поднятых вопросов, положения автора и соответственно адресата, технологических особенностей средств передачи и обработки информативных данных, управленческого делопроизводства. Деловая переписка систематизируется по большому перечню предпосылок, оснований

Каждый этап создания деловых писем, их отправлений, применения соответствует решению конкретных утилитарных задач.

Деловая переписка систематизируется по большому перечню предпосылок, оснований. Каждый этап создания деловых писем, их отправлений, применения соответствует решению конкретных утилитарных задач.

Любая пересылка документации подразделяется на официальную или служебную переписку, а также личную. В личных отправлениях со знаком «лично» в адрес организаций и учреждений может подразумеваться послание определенному лицу и носить исключительно личную заинтересованность, иметь закрытый характер.

Подробнее о поступлении товаров и услуг рассказано в данной инструкции.

Заявка на канцелярские товары: образец

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

Название	Перечень	Описание
Расходные материалы	ручки; карандаши; ластики; бумага; и т. п.	Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования	дыроколы; степлеры; папки; и т. п.	Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

• на закупку канцелярских товаров;
• выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки.  По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

• В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
• От кого составлена записка.
• Название документа.
• Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
• Дата оформления и регистрационный номер.
• В основной части документа пишется просьба.
• Дата.
• Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Пример заявки:

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации. 

Что относится к канцелярским товарам

Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы. Это расходные материалы и элементы различного времени применения. Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:

• ручки и карандаши;
• бумажные материалы;
• ластики.

Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так:

• линейки;
• дыроколы;
• папки;
• подставки.

В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.

Основные требования и правила

1. Составление документа начинается с указания полного наименования вступающих в договорные отношения организаций. Должны быть указаны адреса (юридический и фактический), номера  контактных телефонов и факсов, платежные банковские атрибуты заказчика и исполнителя договорных обязательств.
2. В одном из пунктов излагаются подробно все данные договора, положенного в основу заявки. Этот пункт необходим, заполнение его обязательно по той причине, чтобы не допустить несогласованности в ходе исполнения обоюдных обязательств. Здесь нужно указать номер договора, дату его заключения.
3. Следующий шаг предусматривает изложение о самом факте заявки (наименование товара, технические характеристики, ассортимент и спрос к свойствам изделий, количественная величина и ценовые данные).
4. Новый пункт отражает сроки поставки. При последовательных поставках в несколько приемов необходимо отразить график доставления с конкретными датами, определенным количеством товара. Оговариваются условия доставки (сроки и суммы платежей).
5. Заканчивается документ подписями лиц, уполномоченных от организаций, проставляются печати. Если представители организаций пользуются доверенностями, то указываются номера и время выдачи их.
6. Организация-исполнитель заявки обязана отметить у покупателя  принятие заявки к исполнению. Может отправить покупателю письменное подтверждение.

В некоторых случаях принимается устное обращение по телефону. Каждое такое заявление фиксируется в особом журнале под определенным номером. Позже такое обращение может быть подтверждено в письменной форме.

В какой бы форме ни составлялась заявка, всегда имеются условия относительно заполнения:

• название «заявка», дата заполнения, наименование покупающей организации, указываются данные об уполномоченном представителе на ведение документации по заявке;
• при поставке товаров  в пределах договорных условий отмечаются реквизиты этого договора;
• заполняется таблица, информирующая  о товарах.

В таблице должны быть отображены сведения, полностью характеризующие изделие:

• артикул;
• характерные особенности изделий;
• число продукта по всем позициям;
• цена;
• общая сумма по каждому положению;
• итоговая стоимость.

В этих бумагах могут оговариваться общие установки относительно товарной упаковки, габаритов, метода и даты доставки, адрес получателя груза. Покупатель должен четко ориентироваться по срокам, которые включают в себя время подготовки и последующей доставки товара.

В документации необходимо указывать о предоставляемых скидках покупателю со ссылкой на атрибуты конкретного договора. Все дополнительные договоренности, особые условия оплаты (предварительные или после поставки) отмечаются документально.

Подписывается договор купли-продажи представителем организации, имеющим право на ведение дела. Здесь указывается должность, ставится расшифровка его подписи.

Для чего требуется оформление заявки

Важно! Заявка на приобретение товара – это документ, в котором указывается желание заказчика на покупку определенного перечня товаров. Несмотря на доверительное отношение между контрагентами, они должны подкрепляться определенными документами

Процедура оформления документов основана на документальном бронировании товара за собой для получения его в будущем. Данная заявка необходима в том случае, если стороны при заключении сделки еще не определились с точным ассортиментом и количеством необходимого товара. При таких ситуациях наименование необходимых товаров указывается в отдельном документе – заявке. Данный документ также может рассматриваться в качестве согласия на условия оплаты, предлагаемые поставщиком

Несмотря на доверительное отношение между контрагентами, они должны подкрепляться определенными документами. Процедура оформления документов основана на документальном бронировании товара за собой для получения его в будущем. Данная заявка необходима в том случае, если стороны при заключении сделки еще не определились с точным ассортиментом и количеством необходимого товара. При таких ситуациях наименование необходимых товаров указывается в отдельном документе – заявке. Данный документ также может рассматриваться в качестве согласия на условия оплаты, предлагаемые поставщиком.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Заполнение формы заявки

Иногда документ заполняется не юристом, а специалистом торгового подразделения. При этом желательны дополнительные ограничения, а также включение в нее указаний по заполнению. 

При его заполнении требуется учитывать следующие параметры:

• Ни одна из указываемых позиций не должна выйти за пределы условий договора. Нельзя просить поставить больше продукции, чем в нем предусмотрено, или сделать это в более короткие сроки.
• Заявка должна быть выполнимой в условиях нормального делового оборота, если какие-то параметры не предусмотрены договором. Например, если срок поставки назначается на ночное время или выходной день, а в договоре такого условия не было, поставщик вправе будет выполнить ее на следующий рабочий день.
• Заявка должна быть подписана уполномоченным лицом. Это может быть исполнительный орган; лицо, действующее по доверенности с соответствующими полномочиями; лицо, прямо указанное в договоре в качестве управомоченного на подписание заявки; лицо, постоянно подписывающее заявки в отношениях сторон (ст. 183 ГК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.10.2012 по делу № А13-15811/2011).

Как правильно указать конкретные показатели товара

Поставщик обязан указать в первой части аукционной заявки точные характеристики предлагаемых к поставке товаров. В этой статье раскроем смысл этого понятия и выясним, какие подводные камни оно скрывает.

В аукционной документации должно быть объективное описание приобретаемой продукции (ч. 1 ст. 33 44-ФЗ). Сюда относятся величины качества, технические, функциональные и эксплуатационные свойства, а также товарные знаки и т.п. Если речь не идет о закупке совместимых или запасных товаров, то каждое наименование должно сопровождаться словами «или эквивалент». При этом заказчик указывает границы эквивалентности в виде различных вариантов или диапазонов значений.

Номенклатура показателей качества конкретной продукции устанавливается государственными стандартами (ГОСТ).

Инструкция по заполнению конкретных показателей

Документация об электронном аукционе должна содержать инструкцию по составлению заявки (п. 2 ч. 1 ст. 64 44-ФЗ), в том числе по описанию точных характеристик продукции. Здесь заказчик может предложить оформить сведения в виде таблицы.

Она является рекомендуемой, а не обязательной, поэтому участники оставляют за собой право составить документ так, как им удобно. Отказать в допуске из-за этого заказчик не имеет права. В инструкции значения эквивалентности часто делят на несколько видов:

• с максимальными и минимальными величинами;
• с вариантами значений;
• неизменяемые;
• с диапазоном величин.

Далее заказчик дает разъяснения по каждому пункту отдельно, как, например, на иллюстрации. Также в инструкции часто присутствует запрет на использование некоторых слов

Очень важно подробно изучить инструкцию, так как заказчики могут по-разному интерпретировать смысл конкретных значений

Ошибки в заполнении конкретных показателей

По причине неоднозначности некоторых свойств товара, часто возникают споры между заказчиком и участником. При несогласии с результатом рассмотрения первых частей заявок поставщик может пожаловаться в ФАС на неправомерное отклонение. Если же ответ антимонопольного органа не устроит одну из сторон, есть возможность обжаловать его в Арбитражном суде.

В остальных случаях нужно указывать точные признаки, даже если в нормативной документации есть разброс. Если предоставленные сведения противоречат инструкции, они считаются недостоверными, а значит заявку могут отклонить на основании ч. 4 ст. 67 44-ФЗ.

Конкретные показатели товара: образец заполнения

Приведем в качестве примера конкретных показателей товара 44 ФЗ образец. Как видно из таблицы, из предложенных в документации диапазонов и вариантов выбрано одно значение в установленных рамках, а также удалены слова, допускающие неточное толкование («должны», «должны быть»).